Cashless en contactloos betalen: Algemene info voor handelaars

Wat betekent cashless of cashloos betalen?

Cashless betalen, ook wel cashloos betalen genoemd, verwijst naar het verrichten van financiële transacties zonder het gebruik van contant geld. In de plaats van cash geld wordt er gebruik gemaakt van elektronische betaalmethodes.

Van horeca en winkels tot een betaalsysteem op festivals

Cashless betalen valt niet meer weg te denken: het is anno 2025 de nieuwe norm. Van betalen via een betaalterminal in een winkel of restaurant tot het cashloos afrekenen op festivals: er zijn heel wat systemen in de omloop.

Verplichte acceptatie van elektronische betaalmiddelen

In het kader van de strijd tegen belastingfraude moeten handelaars sinds 1 juli 2022 verplicht een elektronisch betaalmiddel aanbieden aan hun klanten.

U mag kiezen wel elektronisch betaalsysteem u in gebruik neemt. Denk niet enkel aan betaalterminals, maar ook aan een klassieke overschrijving of betalingen via een applicatie.

Opgelet: U mag geen extra kosten aanrekenen voor het accepteren van elektronische betalingen.

Op zoek naar de juiste betaaloplossing voor uw zaak?

Verken het aanbod en vergelijk prijsvoorstellen op maat

Kom in contact met experts in betaaloplossingen

Cash aanvaarden blijft verplicht

Cashbetalingen met eurobankbiljetten en euromunten weigeren, is verboden. U moet cashbetalingen dus blijven aanvaarden zolang de transactie plaatsvindt in een fysieke winkel.

Doet u aan e-commerce of baat u bijvoorbeeld een automatenshop uit? Dan hoeft u in principe geen cashbetalingen te aanvaarden. U hoeft ook geen cash betalingen in andere munteenheden te aanvaarden.

Er zijn 4 scenario’s waarin u een cash betaling wél mag weigeren:

• Betalingen boven 3.000 euro. Klanten mogen wettelijk gezien niet meer dan 3.000 euro in cash betalen. Betalingen boven de 3.000 euro moet u dan ook weigeren.
• Acuut veiligheidsprobleem. Denk aan een inbraakgolf of andere dreiging. Geef in dat geval duidelijk weer dat u contante betalingen tijdelijk niet kunt aanvaarden.
• Vervalsing. Heeft u een gegronde reden om te vermoeden dat een klant met een vervalst eurobiljet of een neppe euromunt wil afrekenen? Dan mag u de betaling weigeren.
• Onevenredigheid. Staat de waarde van het biljet (bijvoorbeeld 500 euro) niet in verhouding tot het aankoopbedrag (bijvoorbeeld 3 euro)? Dan hoeft u de cashbetaling niet te aanvaarden.

Hoeveel mag een klant met cash betalen in 2025 ?

Cashbetalingen zijn beperkt tot maximaal 3.000 euro per transactie. Betaalt uw klant in schijven? Dan mag de klant niet meer dan 3.000 euro van de totale kost in cash afrekenen. Voor bepaalde goederen ligt die limiet nog lager. 

Wat kost een cashless systeem voor uw onderneming?

Het invoeren van een cashless betaalsysteem brengt extra geld op. Maar het brengt in eerste instantie ook kosten met zich mee. Tot de kosten horen onder meer de uitgaven voor:

• Hardware (zoals een betaalterminal)
• Servicekosten (de kosten voor het gebruik van de terminal en/of het betaalnetwerk)
• Transactiekosten (een vaste kost per transactie of een bepaald procent van de betaling)
• Beveiligingsmaatregelen

Hardware (betaalterminal)

Reken op een prijs tussen 300 en 1.000 euro. Een vaste terminal is hier goedkoper dan een mobiele.

Er bestaat een mogelijkheid betaalterminals te huren. Vraag naar offertes via het formulier onderaan deze pagina en ontdek wat voor u de beste optie is.

Servicekosten

Wanneer u een betaalterminal koopt komen er doorgaans maandelijkse servicekosten bij kijken. Die kosten bestaan uit updates, bijstand, vervanging van defect toestel en nog veel meer. Gemiddeld gaat het over zo’n 20 euro per maand.

Transactiekosten

Transactiekosten zijn mogelijk een variabele kost. U kan kiezen tussen verschillende berekeningen. Het kan een vaste kost zijn per betaling, een percentage op het ontvangen bedrag of u gaat een transactiebundel aan. Bij dit laatste is de kost afhankelijk van het aantal transacties u maandelijks verricht.

Mastercard 

De meeste betalingen verlopen via het Mastercard-netwerk. Denk niet enkel aan kredietkaarten, maar ook aan betalingen met debetkaarten en maaltijdchequekaarten.

Kosten voor contactloos betalen

De transactiekosten voor de contactloze betaling zijn bij de meeste aanbieders gelijk aan de transactiekost voor een gewone betaling met hetzelfde betaalmiddel (bijvoorbeeld een kaart, wearable of smartphone).

Meer weten over de kosten voor contactloos betalen? Contacteer uw leverancier voor info op maat. Graag een meer voordelige oplossing? Gebruik het formulier onderaan deze pagina om het aanbod en de prijzen van verschillende leveranciers te vergelijken.

Kies de oplossing die bij u past

Het is belangrijk om de kosten te evalueren en een passend budget op te stellen. Om zeker te zijn dat u de juiste optie voor uw zaak kiest vraagt u best meerdere offertes aan bij betaalterminal-leveranciers.

Hoe werkt cashless betalen (met de kaart, app of een alternatief)?

Cashless betalen kan op verschillende manieren.

1. Kaartlezer en betaalkaart

De meest gekende en gebruikte manier van cashless betalingen is betalen met een bankkaart via een betaalterminal . Klanten kunnen makkelijk betalen door hun betaalkaart in een kaartlezer te steken en een pincode in te geven.

Dit is de meest wijdverspreide en vertrouwde methode voor zowel consumenten als bedrijven.

Er zijn twee grote groepen bankkaarten: debetkaarten en kredietkaarten.

• Bij een betaling met een debetkaart wordt het betaalde bedrag onmiddellijk van de rekening gehaald indien er voldoende saldo is. 
• Betalingen met kredietkaarten worden niet onmiddellijk afgeschreven, de banken schieten dus eigenlijk voor een korte termijn geld voor.

2. Contactloos betalen (met bankkaart of mobiel via apps zoals Google Pay en Payconiq)

Contactloos betalen is, sinds de corona-epidemie, een razend populaire manier van betalen. Contactloze betalingen zijn mogelijk wanneer het betaalmiddel (bijvoorbeeld de kaart of de smartphone van een klant) én het betaaltoestel (bijvoorbeeld uw terminal) voorzien zijn van een NFC-chip.

NFC

NFC-technologie maakt contactloos betalen mogelijk. Toestellen die voorzien zijn van een NFC-chip kunnen contactloos betalen en/of contactloze betalingen aanvaarden.

NFC staat voor Near Field Communication, ofwel ‘nabije veldcommunicatie’. Het gaat om draadloze communicatie tussen 2 toestellen die zich dicht genoeg bij elkaar bevinden.

Hoe weet je of een betaalmiddel geschikt is voor contactloos betalen?

Geschikte toestellen en kaarten zijn voorzien van het NFC-symbool: 4 radiogolfjes die naar rechts wijzen. Let bij de keuze voor een betaalterminal op de integratie van een NFC-chip.

Hoe betaalt u contactloos met een gsm of telefoon?

Elke kaart en elke smartphone met een NFC-chip is in principe geschikt voor contactloze betalingen. Het gaat onder meer om (nieuwere) debet- en kredietkaarten, maaltijdchequekaarten, klantenkaarten en smartphones.

Om contactloos te betalen met een smartphone, heeft de klant een app nodig waarmee die betalingen kan uitvoeren. De NFC-functie moet ook ingeschakeld zijn.

Waarom moeten klanten soms toch een pincode invoeren bij contactloos betalen?

Contactloos betalen werkt meestal zonder het invoeren van een pincode. Soms moet een klant die contactloos betaalt met een kaart alsnog een pincode invoeren. Dat is het geval als:

• Het limiet voor contactloze betalingen overschreden is. Vaak gaat het om een limiet van 50 euro per transactie.
• De klant tot een bepaald bedrag contactloze betalingen na elkaar uitvoerde. Meestal kunnen klanten tot 100 euro aan transacties contactloos betalen voor ze opnieuw een pincode moeten invoeren.

Voor contactloze betalingen gelden gelijkaardige limieten. De klant voer de pincode dan meestal uit in de app waarmee ze de betaling uitvoeren.

Banken die NFC ondersteunen

In 2025 zijn nagenoeg alle bankkaarten voorzien van een NFC-chip. 

3. Betalingen via app (mobiele telefoon)

Betalen via een app op je smartphone is, net als contactloos betalen met de kaart, een steeds populairdere manier van betalen. Betalen met een smartphone kan op 2 manieren:

Contactloos

Zoals u hierboven al las, kunnen klanten contactloos betalen met hun smartphone als het toestel over een NFC-chip beschikt én ze een app hebben waarmee ze contactloos kunnen betalen.

Ze houden hun telefoon tegen de terminal. De smartphone brengt hen naar de betaalapplicatie, waar ze de transactie bevestigen en, indien nodig, een pincode ingeven.

Contactloze mobiele betalingen zijn veilig: de klant moet in principe nooit een pincode invoeren op de betaalterminal, enkel op de eigen smartphone.

QR

Betalen kan ook via een QR-code. Denk in het bijzonder aan Payconiq (binnenkort Wero). Betalen via QR kan als u een QR-code weergeeft op:

• Uw betaalterminal
• Een tablet, smartphone of computer
• Een sticker op uw toonbank

Welke elektronische betaaloplossing past bij uw zaak?

Vergelijk uw opties samen met specialisten

Ontvang deskundig advies over elektronische betalingen

4. Online

Online betalingen zijn per definitie cashloos. Er zijn anno 2025 ontzettend veel manieren om online te betalen. Een klant kan gebruik maken van zijn of haar kaart (van debet- tot maaltijdchequekaarten: alles is mogelijk) of smartphone, of betalen via een handmatige overschrijving.

5. Alternatieve manieren

Naast de alom bekende betalingen met de bankkaart of de mobiele telefoon, komen er voortdurend nieuwe alternatieven op de markt. Denk maar aan de draagbare-technologieën, zoals horloges en andere polsbandjes, die als betaalmiddel gebruikt worden.

Voornamelijk op evenementen en festivals worden die betaalmethodes steeds populairder. De betaalmethode is snel en veilig. De chip wordt vooraf opgeladen en voor betaling simpelweg tegen de betaalterminal gehouden.

Contactloos betalen met wearables

Een wearable is een betaalmiddel dat de vorm aanneemt van een accessoire, bijvoorbeeld een horloge, ring of sleutelhanger. In de wearable zit, u raadt het al, een NFC-chip.

Hoe werkt contactloos betalen met wearable?

Een wearable kan gelinkt zijn aan een betaalapp (zoals Google Pay) van de klant, maar ook rechtstreeks gekoppeld worden aan de bankrekening van de klant. Doorgaans verloopt de koppeling echter via de mobiele telefoon van de klant.

Voor- en nadelen van cashless betalen voor bedrijven

Cashless betaalopties aanbieden is al even de nieuwe norm, maar blijkt voor zowel klanten als handelaars heel wat voordelen op te leveren. Wat maakt cashless betalingen zo aantrekkelijk voor bedrijven?

Voordelen

Het gebruik van een cashless betaalsysteem biedt een heleboel voordelen voor bedrijven.

Snelle en efficiënte transacties

Cashless betalingen bevorderen de efficiëntie van financiële transacties. De betalingen kunnen snel verwerkt worden en vereisen minder administratie. Daardoor heeft u meer tijd voor andere zaken.

Aanzienlijke tijdsbesparing

Cashless betalen spaart niet enkel u, maar ook de klant veel tijd uit. Dankzij een vlotte cashless betaling moeten klanten minder lang wachten.

Veiligheid

Klanten laten betalen met elektronische systemen draagt bij aan de veiligheid van uw zaak. U loopt minder risico op diefstal of verlies van cash geld.

Klanttevredenheid en een breder publiek

Klanttevredenheid wordt vergroot wanneer u de mogelijkheid geeft tot 1 of meerdere elektronisch betaalsystemen. Hoe flexibeler uw aanbod aan betaalopties, hoe meer klanten u kunt laten betalen via hun favoriete betaalmiddel.

Omzetverhoging

Als laatste, zeker niet onbelangrijk voordeel zorgt contactloos betalen voor een hogere omzet. Een elektronisch betaalsysteem brengt een kost met zich mee, maar resulteert ondanks dat toch in een aanzienlijk hogere omzet.

Nadelen

Hoewel elektronische betalingen vooral voordelen met zich meebrengen, zijn er ook een paar nadelen die u best in het achterhoofd houdt.

• Sommige klanten geven steeds de voorkeur aan contante betalingen. 
• Cashless betalingen brengen, bij bepaalde consumenten, zorgen over privacy- en gegevensinbreuken, misbruik en fraude met zich mee. Belangrijk is om die zorgen serieus te nemen en de passende veiligheidsmaatregelen te treffen.

Ook interessant

Op zoek naar de juiste betaaloplossing voor uw zaak? Verken het aanbod en vergelijk tarieven op maat

Benieuwd welke betaaloplossingen het meest geschikt zijn voor uw onderneming? Vul onderstaand formulier in en we brengen u gratis en volledig vrijblijvend in contact met specialisten. Zij analyseren uw situatie, overlopen uw noden en voorkeuren, en gaan op zoek naar de betaaloplossingen die het best passen bij uw onderneming. Zo kunt u het aanbod vrijblijvend verkennen, en tarieven vergelijken zonder enige aankoopverplichting.