Kassa software België: Mogelijkheden, aandachtspunten en prijzen

Wat doet de software van uw kassa- of POS-systeem?

Vroeger deed een kassa niet veel meer dan transacties beheren, de thermische printer aanvoeren en de geldlade openen en sluiten. Tegenwoordig kan een volwaardig kassa- of POS-systeem heel wat meer.

Wat een POS-systeem precies kan, is in beperkte mate afhankelijk van de hardware die u gebruikt. Veel belangrijker is de kassa software. Die bepaalt welke functies u kunt gebruiken. Verder in dit artikel leest u meer over de verschillende functies waarmee u uw kassa kunt uitrusten.

Hardware: iPad, tablet, pc of kassa

Uw (trouchscreen) kassa, tablet, iPad, tablet of zelfs smartphone zijn de belangrijkste hardware van uw kassasysteem. Op deze toestellen draait u namelijk de kassa software.

Hou er bij het uitkiezen van nieuwe kassa software rekening mee dat niet elk apparaat elk soort software ondersteunt.

Welke kassasystemen zijn er?

Elke onderneming heeft andere kassanoden. Een POS-systeem kan dan ook volledig op maat van de onderneming samengesteld worden. Bijgevolg zijn er oneindig veel verschillende kassasystemen in gebruik.

In theorie kunnen kassa- en POS-systemen echter in 3 groepen opgedeeld worden: retail, horeca en webshop kassa software.

1. Retail kassa software voor uw winkel: van kapsalon en kledingwinkel tot supermarkt

Enkele functies waar veel retail kassasystemen veelvuldig gebruik van maken:

• Artikelen beheren
• Voorraadbeheer
• Klantenbeheer
• Spaarprogramma’s
• Personeelsplanning
• Afspraken en agenda
• Omzet, verkoopcijfers en personeelsprestaties

2. Horeca software kassasystemen voor uw hotel, café of restaurant

De noden van een horecazaak zijn natuurlijk anders dan de noden van een kapsalon, bakkerij of supermarkt. Enkele nuttige functies voor horecazaken:

• Reservatiebeheer
• Beheer van take-away en maaltijdbezorgingen
• Voorraadbeheer
• Communicatie tussen zaal en keuken
• Tafelbeheer

GKS: Software voor Geregistreerd Kassasysteem

Sinds 2016 moeten de meeste horecazaken gebruik maken van een geregistreerd kassasysteem. Verschillende aanbieders van kassa software bieden volwaardige GKS-systemen aan. Lees meer over de witte kassa of het Geregistreerd Kassasysteem.

3. Webshop kassa software

Een online verkoopomgeving (al dan niet gekoppeld aan een fysiek verkooppunt) heeft tot slot ook zijn eigen kassanoden. Enkele mogelijks interessante functies:

• Webshopbeheer
• Voorraadbeheer
• Beheer van online bestellingen
• Pick-up beheer
• Online marketing
• Digitale producten (e-boeken, e-learnings, videocontent, downloads, …)
• Abonnementsbeheer

Waarop letten bij het vergelijken van software?

Hoe kiest u de juiste software?

1. Hardware besturing: Apple, Windows, Linux, iOS of Android

Niet elke software is compatibel met elk besturingsprogramma. Let dus goed op de compatibele besturingsprogramma’s van de beoogde kassa software.

2. Compatibiliteit hardware

Niet enkel de pc, kassa, tablet of smartphone moet compatibel zijn met de software. Ook uw betaalterminal, hand-held extensies, thermische printer of barcodescanner wilt u liefst probleemloos aan de software linken.

3. Eenvoudig of complex

De meest eenvoudige softwareprogramma’s krijgen u en uw werknemers gemakkelijk zelf onder de knie. Meer complexe programma’s vereisen dan weer de hulp van een technicus.

Bovendien kan een kassatraining voor de meest geavanceerde programma’s een absolute must zijn. Niet elk systeem is nu eenmaal even intuïtief. 

4. Download zelf installeren of installatie door expert

Hou er rekening mee dat niet elk programma zelf in te stellen valt. Sommige programma’s worden ter plekke geïnstalleerd en geconfigureerd door een expert van het bedrijf.

5. Klantenservice

Problemen met uw software? Dan wilt u natuurlijk liefst kunnen terugvallen op een klantendienst. Let bij het vergelijken van softwarepakketten goed op de bijhorende dienstverlening.

6. Nodige functies voor een systeem op maat

Tot slot heeft elke onderneming zijn eigen obstakels. Waar een horecazaak gebaat is bij tafelbeheer, heeft een kapsalon eerder nood aan afsprakenbeheer. Hieronder leest u meer over de verschillende softwarefuncties. 

Functies kassa software

Wat mag u verwachten van uw kassa software? Enkele basic en minder basic functies van de verschillende softwareprogramma’s.

Basic: transacties beheren en koppeling met betaalterminal

Het juiste kassasysteem koppelt u vlot met uw betaalterminal. Via de kassa en de bijhorende software kunt u producten, diensten, prijzen en in veel gevallen ook kortingen doorgeven aan uw betaalterminal.

Basic: producten en diensten bewaren

In een gewoon softwareprogramma kunt u doorgaans ook de verschillende producten en diensten die u aanbiedt opslaan. Dat maakt het afrekenen een stuk eenvoudiger: u hoeft niet voor elke transactie handmatig prijzen in te voeren.

Voorraadbeheer

De meeste kassasoftware geeft u de optie om uw voorraad te beheren. Dat kan deels of zelfs volledig automatisch gebeuren. 

Bestellingbeheer: pick-up, take-away en bezorging

Of u nu maaltijden bezorgt, take-away aanbiedt of producten bezorgt bij klanten thuis: met een goed POS-systeem beheert u al uw bestellingen. 

Rapportage

Goede kassa software vereenvoudigt uw administratie aanzienlijk. Een volwaardig POS-systeem biedt u de mogelijkheid om verschillende, overzichtelijke rapportages op te stellen. 

Personeelsplanning

In een grote, fysieke winkel of horecazaak kan de personeelsplanning heel wat gedoe met zich meebrengen. Eén van de eenvoudigste manieren om de personeelsplanning te stroomlijnen? Een geavanceerd POS-systeem!

Met een softwareprogramma behoudt u het overzicht op wie wanneer werkt en geeft u de te presteren uren door aan uw werknemers.

Koppeling met mobiele apparaten

Klanten aan tafel bedienen, nieuwe producten tonen op een tablet, of zelf laten bestellen? Met een mobiel apparaat als verlengstuk van uw POS-systeem zijn de mogelijkheden nagenoeg eindeloos. Goede kassa software biedt u de mogelijkheid om verschillende hand-held apparaten aan het systeem te koppelen.

CRM of klantenbeheer

Spaarprogramma’s en -punten, getrouwheidsacties en andere initiatieven om de klantenbinding te verhogen? Met goede kassasoftware beheert u uw klantengegevens op een overzichtelijke manier. 

Cloud-based

De meeste kassa software is cloud-based. Het betekent dat u op elk moment real-time inzicht heeft in het reilen en zeilen van uw onderneming. U raadpleegt alle bovenstaande functies vanop de verschillende apparaten die gekoppeld zijn aan uw POS-systeem. 

Prijs software kopen: Hoe duur is een systeem met kassa software?

Hoeveel kost kassa software precies? Dat varieert. Er is gratis en open source kassa software te vinden (daarover leest u hieronder meer). Daarnaast zitten, bij bepaalde leveranciers, de kosten voor uw kassasoftware inbegrepen in de maandelijkse kosten die u betaalt voor uw kassasysteem.

U mag rekenen op een prijs tussen de 10 en 300 euro per maand. Doorgaans geldt dat complexere software met meerdere functies duurder is dan eenvoudige kassa software.

Soort formule	Richtprijzen
Enkel software	€ 10 – 150
Software en hardware	€ 90 – 350

Goedkope, gratis en open source kassa software en opties zonder abonnement

Een overzicht van gratis kassa softwareprogramma’s.

Zettle

Zettle, een project van PayPal, biedt ondernemers een gratis en volledig schaalbare kassa software. De software werkt op zowel Android- als iOS-apparaten. De software is uiteraard compatibel met de Zettle Go kassasystemen, maar ook zonder die hardware kunt u de software vlot gebruiken.

Zettle biedt de meest standaard functies (betaalbeheer en koppeling met een betaalterminal). Daarnaast bevat de software voorraadbeheer en real-time rapportages. Meer nodig? Dan kunt u de Zettle software koppelen aan externe apps, bijvoorbeeld voor het beheer van uw webshop of de boekhouding.

Floreant POS (voor uw restaurant)

Floreant POS biedt gratis, open source software voor POS-systemen. De software is gericht op restaurants en werkt op Windows, Mac en Linux apparaten, maar kan ook gelinkt worden aan uw tablet.

Floreant faciliteert uw betalingen, legt verbinding tussen de zaal en de keuken en vereenvoudigt het opstellen van rapporten. Ook menu’s en zelfs recepten kunt u eenvoudig beheren met Floreant POS.

Cash Register

Cash Register, een project van Keyhut, is een volledig gratis softwareprogramma’s gericht op kleine en middelgrote ondernemingen. Cash Register is compatibel met de meeste combinaties van kassa’s, printers en pc’s. Een uitbreiding naar tablets staat op de planning.

Het programma heeft een bijzonder uitgebreid aantal opties voor het opstellen van rapporten, heeft enkele basic functies voor voorraad-, klanten- en personeelsbeheer. U kunt ook meerdere kassa’s koppelen aan de software.

Kassa software bij aanschaf kassa

Verschillende leveranciers bieden volledige POS-systemen aan. Voor een maandelijks bedrag maakt u gebruik van hun hard- en software.

Lightspeed 

Eén van de grootste spelers in België is Lightspeed. Bij hen vindt u volledige POS-systemen voor detailhandelzaken en horecazaken. In hun aanbod zit ook een uitgebreid e-commercepakket. Lightspeed biedt zelf ook verschillende soorten hardware voor uw POS-systeem aan. Lees meer over het aanbod van Lightspeed.

Count-IT

Count-IT ontwikkelt en verkoopt kassa software en hardware voor detailhandel, horeca en groothandel. In hun aanbod vindt u onder meer touchscreen kassa’s, iPad kassa’s, thermische printers, barcodelezers, weegschalen en betaalterminals. Met de Count-IT soft- en hardware verzekert u dat elk element in uw POS-systeem probleemloos samenwerkt.

Software voor huidige kassa

Heeft u al een kassa en andere hardware in gebruik? Dan kan het interessant zijn om geen volledig nieuw POS-systeem aan te schaffen. Verschillende leveranciers bieden namelijk softwarepakketten aan die compatibel zijn met uw huidige hardware.

R-POS

R-POS focust zich op POS-software voor horecazaken. Het systeem biedt uitgebreide rapporteringsmogelijkheden, vlotte koppeling aan verschillende apparaten, en uitgebreid kassa-, voorraad- en reservatiebeheer. U koppelt het systeem moeiteloos aan uw GKS, beheert uw menu’s en overziet (online) bestellingen.

R-POS creëert bovendien software volledig op maat van uw onderneming. Zo weet u zeker dat het systeem volledig aansluit bij de noden en wensen van uw horecazaak.

MPlusKASSA

MPlusKASSA ontwikkelt en verkoopt kassa software voor zowel horeca- als detailhandelzaken. U past de software volledig aan aan de noden en behoeften van uw onderneming.

U koppelt het systeem met uw eigen hardware en andere softwareprogramma’s. Omdat u zelf kiest welke functies u aan uw MPlusKASSA software toevoegt, betaalt u nooit meer dan nodig. 

Wat is het beste kassasysteem voor uw onderneming? Vergelijk software en bespaar

De beste kassa software? Die past volledig bij uw eigen noden en wensen, heeft een aantrekkelijke prijs, en beschikt niet over onnodig ingewikkelde functies. Het vinden van de beste kassa software voor uw onderneming is dan ook maatwerk.

Wilt u graag verschillende, geschikte formules en softwareprogramma’s vergelijken? Vul dan onderstaand formulier in. U ontvangt gratis en volledig vrijblijvende offertes op maat en advies van specialisten. Zo gaat u binnen de kortste keren aan de slag met kassa software die perfect aansluit bij de noden en behoeften van uw onderneming, uw personeel, en uw klanten.