Kassa kopen: Prijzen en aandachtspunten

Hoe veel kost een kassa?

Kassa’s zijn in er in allerlei verschillende uitvoeringen. Een eenvoudige, traditionele kassa is al vindbaar voor zo’n 300 euro. Meer complexe kassasystemen (bijvoorbeeld een compleet POS-systeem) kost al snel 1.000 tot enkele duizenden euro’s. 

Daarnaast zijn er verschillende factoren die de uiteindelijke prijs voor uw kassa beïnvloeden.

Wat kost een kassasysteem per maand? Software, service en meer

Naast de aanschafprijs betaalt u bij de meeste leveranciers ook vaste maandelijkse kosten voor het gebruik van uw kassa. Het kan onder meer gaan om kosten voor…

• Printerrollen.
• Klantenservice.
• Software.
• Software updates.
• Onderhouds- en reparatiekosten.
• Abonnementskosten voor gekoppelde of ingebouwde terminal.
• …

Naast bovenstaande kosten betaalt u ook steeds transactiekosten voor elke elektronische betaling die u ontvangt. Via een transactiebundel of -formule bij uw leverancier, kunt u enigszins besparen op die transactiekosten.

Systemen van verschillende merken

Verschillende merken hanteren andere prijzen en tarieven. Let wel, een goedkope kassa kan op lange termijn een duurkoop worden. Als uw kassasysteem niet naar behoren werkt of wanneer het na enkele maanden gebruik vervangen dient te worden, betaalt u uiteindelijk meer dan wanneer u investeert in een kwalitatief toestel of systeem.

Kassa toebehoren: printers, scanners, kassalades en andere benodigdheden

Denk voorts ook aan dehardware waarmee u het kassasysteem uitrust. Sommige kassasystemen zijn voorzien van bijvoorbeeld een ingebouwde betaalterminal of barcodescanner. Bij andere systemen dient u die verlengstukken apart aan te schaffen.

Uw kant-en-klare kassasysteem aan de meest voordelige prijs?

Ontvang offertes op maat en krijg persoonlijk advies van specialisten.

Ontvang offertes

Waarop letten bij het kopen van een elektronische kassa voor uw winkel, praktijk, horeca of andere zaak?

Het juiste kassasysteem vinden, kan best een lastige opgave zijn. Onderstaande aandachtspunten maken het alvast iets eenvoudiger om te bepalen wat voor kassasysteem u nodig heeft.

1. Volstaat een eenvoudige kassa, of heeft u meer functies en toebehoren nodig?

Stel uzelf de vraag: ‘wat verwacht ik van mijn kassasysteem?‘. Voor kleinere winkels met weinig tot geen personeel en een beperkt aantal dagelijkse klanten (denk aan een speciaalzaak) kan een eenvoudige, klassieke kassa in theorie volstaan. Voor grotere winkels, ondernemingen met veel personeel (en veel administratie) is een meer uitgebreid systeem vaak de interessantere keuze.

2. Tijd besparen met een POS-systeem

Een POS- of ‘Point of Sale’-systeem kan heel wat meer dan een traditionele kassa. Een POS-kassa ondersteunt een breed assortiment aan applicaties en functionaliteiten waarmee u een deel van uw taken kunt vereenvoudigen of zelfs volledig kunt automatiseren. Denk maar aan…

• Inventaris en voorraadbeheer.
• Bestellingen en reservaties opvolgen.
• Personeelsplanning en -prestaties bijhouden.
• Verkoopcijfers en omzet opvolgen.
• Klantenbeheer.
• Loyaliteitsprogramma’s automatiseren.
• Data verzamelen, rapporten uitwerken en statistieken opmaken. 

3. Heeft u ook een online winkel of beheert u meerdere winkels?

Wie naast een fysieke winkel ook een webshop of click&go platform runt, kan overwegen om de bijhorende betaalsystemen te integreren in het kassasysteem. Daarmee bespaart u opnieuw heel wat tijd en zorgt u tegelijkertijd voor een meer overzichtelijk beheer van al uw verkoopomgevingen. 

Ook met meerdere fysieke vestigingen komt een Cloudbased POS-systeem handig van pas.

4. Hoe zit het met de klantervaring?

Wat vinden uw klanten het belangrijkst? Willen zij vooral vlot afrekenen, rekenen zij op uitgebreide loyaliteitsprogramma’s, of komen ze naar uw zaak voor de unieke personal touch van uw onderneming? Klantenverwachtingen kunnen heel uiteenlopend zijn naargelang de aard van uw zaak.

In een fast-paced horecazaak waar dagelijks honderden klanten passeren, is snel bestellen en betalen allicht een enorm plusplunt voor de klant. Denk aan een mobiele betaalterminal waarmee u het mogelijk maakt om aan tafel af te rekenen, en een menu met QR-code of een bestelzuil waarmee klanten hun bestellingen vlot doorgeven aan uw POS-systeem.

In een exclusieve kledingzaak verkiest een klant mogelijk een meer uitgebreide en gepersonaliseerde service. In een klantprofiel bewaart u een overzicht met de aankoopgeschiedenis en eventuele voorkeuren van de klant. Met CRM-software onderhoudt u het contact met uw klant en verzendt u persoonlijke promoties en aanbevelingen, 

5. Is de kassa gebruiksvriendelijk?

Natuurlijk moeten u en/of uw personeel ook comfortabel met de kassa kunnen werken. Een kassa die hapert, betalingen niet vlot verwerkt of het regelmatig begeeft, maakt niemand vrolijk. Bovendien is dat ook voor de klant een groot minpunt.

Nu, dat een kassa vlot moet werken, spreekt voor zich. Minder vanzelfsprekend: de kassa moet eenvoudig te bedienen zijn, zodat u en uw werknemers de klant vlot kunnen helpen. Een hypersnelle kassa met niet te ontrafelen functies en een weinig intuïtieve gebruikerservaring, helpen daar niet bij.

Neemt u regelmatig nieuwe werknemers aan (of werkt u bijvoorbeeld vaak met uitzendkrachten en jobstudenten)? Dan kiest u best voor een eenvoudig bedienbare kassa. Nieuwe werknemers kunnen zo snel leren hoe zij de kassa correct en efficiënt gebruiken.

6. Let op de schaalbaarheid van het systeem

Wanneer uw bedrijf groeit, bent u het best gediend met een kassa die meegroeit. Bekijk daarom of het mogelijk is om uw kassasysteem in de toekomst uit te breiden en aan te passen aan de nieuwe behoeftes van uw onderneming.

De opties om meerdere kassa’s, betaalterminals en andere toebehoren in het systeem te integreren, zorgen ervoor dat uw kassasysteem ook in de toekomst aan de noden en wensen van uw onderneming blijft voldoen.

7. Is de leverancier of producent betrouwbaar?

Bekijk de reviews en referenties van andere klanten om te achterhalen hoe het staat met de reputatie, betrouwbaarheid en financiële gezondheid van het bedrijf. Ga ook na of u steeds terecht kunt bij de klantenservice, de producent zijn garanties nakomt en hoe de opvolging van problemen en defecten verloopt.

8. Vergeet de beveiliging niet

Hoe geavanceerder uw kassasysteem en hoe meer data u met uw systeem verzamelt, hoe belangrijker de veiligheid van het systeem. Een traditionele kassa beschikt best over een versleutelbare of beveiligde geldlade. Voor een compleet POS-systeem moet u echter heel wat meer veiligheidsaspecten overwegen. Denk onder meer aan…

• Toegangscontrole en autorisatie. Verzeker dat enkel geautoriseerde gebruikers uw POS-systeem kunnen bedienen. Hoe meer gevoelige informatie u op het systeem bewaart, hoe belangrijker het wordt dat enkel bevoegde personeelsleden toegang tot die informatie krijgen.
• Beveiligd netwerk. Verbindt uw POS-systeem met een beveiligd netwerk. Zo vermijdt u dat de verkeerde personen gevoelige data onderscheppen tijdens bijvoorbeeld het verwerken van transacties.
• Tokenization. Bewaart u gevoelige, gestructureerde data? Met tokenization wordt het mogelijk om gevoelige krediet- en debietkaartinformatie te vervangen door unieke referentiecodes of tokens. Zo vermijdt u dat werkelijke kaartnummers en klantengegevens expliciet worden bewaard, waarmee u het risico bij een inbreuk beperkt.
• Data-encryptie. Bewaart u grote hoeveelheden relatief gevoelige en ongestructureerde data? Dan kiest u voor een systeem met data-encryptie.
• Combinatie van tokenization en data-encryptie. Ook een combinatie van beide beveiligingsmethodes kan de beste keuze zijn voor uw onderneming. Vraag een expert om advies op maat.
• Firewall en antivirus. Met de juiste firewalls en antivirusprogramma’s beschermt u uw systeem tegen zaken als malware.

9. Passen de kosten binnen uw beschikbare budget?

Ook de aanschafprijs en eventuele maandelijkse kosten zijn relevant in de keuze voor een kassasysteem. Let daarom goed op de tarieven die verschillende aanbieders en leveranciers hanteren. 

Verschillende kassasystemen vergelijken

Er zijn heel wat verschillende leveranciers en merken die kassasystemen aanbieden. Wie een volledig POS- of kassasysteem aanschaft, doet dat best bij een betrouwbare leverancier.

Wilt u snel en eenvoudig verschillende leveranciers en systemen vergelijken? Vul dan onderstaand formulier in. U ontvangt gratis en vrijblijvend een handig overzicht met kassasystemen, prijzen en maandelijkse tarieven. Bovendien ontvangt u persoonlijk advies van specialisten. Zo kunt u informatie inwinnen, het aanbod en offertes op maat vergelijken, en de juiste keuze maken voor uw onderneming.