Kassasysteem

Vergelijk gratis en vrijblijvend offertes

Innoveer uw bedrijf met een nieuw kassasysteem

Dat u nu over een webshop of een fysieke winkel beschikt, een kassasysteem biedt voor elke soort onderneming zijn meerwaarde. Dankzij de integratie van diverse kassa softwares zal uw kassasysteem veel meer kunnen dan enkel transacties verwerken.

Uitgebreid voorraadbeheer
Alle huidige kassasystemen zijn computergestuurd en maken het eenvoudig om de voorraadbeheer bij te houden, zowel inkoop als verkoop.

Inzicht in klantengegevens
Naast de voorraadbeheer geven kassa softwares een duidelijk overzicht in de verkoopshistoriek van elke klant.

Eenzelfe verzamelplek
Verkoopcijfers, klantengegevens, voorraadbeheer .... Dankzij de huidige kassasystemen kan alle gewenste informatie op één centrale plaats geraadpleegd worden.

Kassasystemen kan je niet meer wegdenken. In elke fysieke winkel vind je tegenwoordig een balie één of meerdere kassa’s met kassasystemen. Als je aan online winkelen doet, zal je hoogstwaarschijnlijk op de kassapagina terecht komen waar een online kassasysteem is geprogrammeerd. Kassa’s zoals we ze kennen bestaan al enkele eeuwen. Maar een kassa of kasregister is niet hetzelfde als een kassasysteem. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over kassasystemen.

Wat kost een kassasysteem?

De prijzen van een kassasysteem zijn afhankelijk van hoe complex je het wilt, wat voor zaak je het wilt gebruiken, etc. Maar deze zijn ook afhankelijk van het bedrijf waar je een kassasysteem van wilt gebruiken. Eén van de beste leveranciers van kassassystemen zou Lightspeed zijn. De prijzen vind je in de tabel hieronder.

Handelszaak Richtprijzen
Restaurant €79 – €99 (€19 extra per kassa)
Retail €79 – €209
E-commerce €49 – €189

Natuurlijk zijn er nog andere leveranciers van kassasystemen en kunnen deze prijzen varriëren naargelang de leverancier en het pakket dat je kiest.



Hoe werkt een kassasysteem?

Een kassasysteem wordt ook wel gezien als het point-of-sale-systeem (POS-systeem). Dit systeem is een computergestuurd systeem dat zich bezig houdt met het uitvoeren van betalingstransacties. Zo’n kassasysteem is veel complexer dan een doorsnee kassaregister.

Een kassasysteem heeft vele voordelen naast betalingstransacties om de werking van jouw zaak te bevorderen.

  • Zo helpt een kassasysteem met het voorraadbeheer. Alle ingaande en uitgaande transacties worden bijgehouden. Zo weet je altijd wat er van de voorraad weg is. Je bent altijd op de hoogte hoe groot de resterende voorraad is. Retour-procedures kunnen zo ook vergemakkelijkt worden. Een artikel dat geretourd wordt, zal automatisch weer in de voorraad mee gerekend worden.
  • Daarnaast loop je geen beperkingen op in het aantallen. Een standaard kassaregister kan al eens tegen beperkingen aanlopen in aantallen van artikels en moeten meerdere exemplaren van hetzelfde artikel apart worden aangeslaan.
  • Kassasystemen bezitten datagestuurde software. Dit houdt bij wat er verkocht wordt, hoeveel stuks er van een artikel verkocht wordt en hiermee kan men trends spotten in het koopgedrag van klanten. Zo’n datagestuurde software maakt alle administratieve taken omtrent voorraad, verkopen en dergelijke ook makkelijker. Men kan de nodige informatie hieruit opvragen. Deze software kan de dagomzet registreren, maar ook nagaan welke medewerker aan welke kassa heeft gestaan, en voor hoelang deze heeft gewerkt.
  • Wat ook voordelig is, is dat alle klantengegevens efficiënt worden opgeslagen. Je kan klanten op de hoogte brengen van acties voor bepaalde producten aan de hand van hun aankoopgeschiedenis in jouw zaak. Daarnaast worden alle data en gegevens automatisch opgeslagen in de cloud. Je kan zeker zijn dat deze data en gegevens altijd ter beschikking staan voor je. Deze datagestuurde software kan vervolgens ook gekoppeld worden met de webshop. Wanneer deze gekoppeld zijn, kan je al de verkopen overzien.

Soorten kassasystemen

Er zijn verschillende soorten kassasystemen. Het soort kassasysteem dat vereist is voor jouw zaak is afhankelijk van wat soort zaak je hebt, en wat je met dit kassasysteem wilt bereiken. Zo bestaan er volledige kassasystemen bestaande uit de kassa, de software, alle mogelijke toebehoren, etc. maar je hebt ook kassasystemen met touchscreen, kassasystemen met een toetsenbord, kassa-softwares apart, en betaalterminals verkrijgbaar.

Daarnaast kan jouw kassasysteem aangepast zijn aan jouw soort zaak. Dit kan een horeca-zaak zijn, een retail zaak, een e-shop, een detailhandel, … Per soort zaak heeft men een ander soort kassasysteem nodig. Hieronder vind je meer uitleg over kassasystemen voor horeca-zaken, retail zaken en detailhandels.

Horeca

Kassasystemen zijn een aanwinst in een horeca-zaak omdat deze heel makkelijk de bestellingen kan noteren en verrekenen. Zo zijn er handcomputers met dat kassasysteem dat het opnemen van bestellingen vergemakkelijkt. Deze bestelling kan dan naar de chef verzonden worden, en de chef zal dit in een bonnetje kunnen printen. Dit kan ook met de bar gecommuniceerd worden voor de drankjes. De prijs dat de klanten moeten betalen kan zo ook heel efficiënt berekend worden.

De voordelen van een kassasysteem in de horeca zijn dat het sneller en efficiënter werkt, het geeft minder stress, het bespaart kosten, het kan makkelijk de omzet tonen, de samenwerking tussen de zaal, keuken en bar wordt bevorderd en er is een grotere klantentevredenheid

Het meest ideale systeem voor een horeca-zaak is er één met toetsen voor de drankjes en de gerechten aan te duiden. Zo kan de bestelling heel snel, makkelijk en efficiënt worden opgenomen. Sommige systemen kunnen daadwerkelijk de bestellingen afprinten, andere systemen kunnen dat dan weer niet. Een vakman kan jou helpen met het kiezen van het meest ideale systeem voor jouw zaak.

Retail

De kassasystemen in de retail gebruikt worden zijn enigszins anders dan degene die in de horeca worden gebruikt. Doorsnee kassasystemen in retail zaken moeten met heel wat te maken krijgen. Zo moeten ze aangepast zijn aan iedere betalingswijze, dit zijnde debet cards, credit cards, cash, … Daarnaast moet het BTW kunnen aanrekenen, wat niet voor ieder soort product hetzelfde is.

Het kassasysteem in een retail zaak moet ook kortingen verrekenen. Na betaling moet er een bon geprint worden, en zo’n bonnen moeten ook in de wachtrij geplaatst worden. Daarnaast moet er ook aan voorraadbeheer gedaan worden. Het kassasysteem moet ook klantenkaarten aanvaarden en klanten gegevens registreren.

Kassasystemen moeten best ook afgesteld worden op de branche van de winkel. Zo kan een interieurzaak geen nood hebben aan bepaalde snufjes in het kassasysteem waar een schoenenzaak dan weer wel nood aan heeft. Een kledingzaak kan bijvoorbeeld een koppeling met de voorraad goed gebruiken, en liefst een koppeling die ook gekoppeld is aan andere filialen en de webshop. Zo kan een klant die een stuk in een andere maat zoekt, maar dit niet in de ene winkel vindt, het wel verkrijgen in een filiaal in een andere stad.

Tegenwoordig veranderen de noden en wensen van klanten heel snel, en dus moeten kassasystemen mee veranderen. Daarom is het van groot belang om het kassasysteem van jouw zaak geregeld up-to-date te laten stellen. Je wilt niet lopen achter hinkelen in een wereld die blijft door draaien.

Welke software voor je kassasysteem?

De basis van de meeste kassasystemen ligt vrijwel vast. Hoe dat kassasysteem voor jouw zaak specifiek werkt, zit hem voornamelijk in de software. Je kan niet 1000’en verschillende kassasystemen ontwerpen voor al die 1000’en verschillende soorten zaken met hun verschillende eisen en behoeften. In de software kan men het kassasysteem aan jouw eisen en behoeften wat aanpassen en ervoor zorgen dat het kassasysteem werkt zoals jij het wenst. Hiermee kunnen sommige kassa’s hetzelfde eruit zien, maar verschillend werken.

Gratis of betalend?

Er is een verschil tussen gratis software en betalende software. Je denkt er misschien over om geld uit te sparen en de gratis software te kiezen. Of dit immers het waard is, dat is een andere zaak.

Helaas zijn gratis kassa-softwares niet te vertrouwen. Het woord gratis zal je niet gauw met hoogstaande kwaliteit kunnen gelijkstellen. Gratis softwares zullen zichzelf minder vaak updateten. Hierdoor blijft jouw apparatuur ook niet up-to-date. Wanneer je niet up-to-date bent, voldoe je niet aan de laatste beveiligingsnormen. Als er dan iets verkeerd loopt, ben je in je nadeel. Met betalende kassa-software kan je met 100% zekerheid altijd up-to-date blijven.

Heel vaak zijn zo’n gratis softwares een "light" versie van de betalende softwares. Deze betalende softwares bezitten dan onderdelen die hoogstwaarschijnlijk veel interessanter zijn voor jouw zaak. Deze versies worden gratis gegeven om jou aan te trekken om op de betalende versie over te schakelen. Het kan dus geen kwaad om de gratis versie als test te gebruiken om te zien of de betalende iets voor jou is. Maar blijf niet zitten met de gratis versie.

In gratis software gaat u ook niet de verfijning vinden die je nodig hebt om een kassasysteem te hebben dat aan jouw soort zaak is aangepast. Deze gratis software gaat immers te gebruiken zijn voor eender welke zaak. Dit wil je niet. Je hebt een software nodig die specifiek voor jouw soort zaak werkt. Zorg er dus voor dat je kassasysteem met alle software erin zo professioneel mogelijk is. Je kassa-software is je beste kameraad.

Maak de beste keuze voor je zaak

Niet ieder kassasysteem werkt voor iedere zaak. Een deskundige kan je helpen om het juiste kassasysteem te vinden dat perfect bij jouw zaak past. Vraag dus raad aan een deskundige.