Sociaal secretariaat

Vind uw partner in loonberekening en HR

Loonberekening, sociale documenten, fiscale aangiftes enzovoort. Vaak complexe taken die enorm veel tijd en opzoekwerk vragen. Een erkend sociaal secretariaat beheerst deze materie door en door, zodat u zich op uw kernactiviteiten kan concentreren.

Kom in contact met de beste sociaal secretariaten op de markt via ons offerteformulier en bespaar zo tijd en kosten.

• Minder administratie: Gelukkig neemt een sociaal secretariaat de administratieve rompslomp van loonberekening, sociale documenten en fiscale aangiftes op zich. Denk eens aan de tijd en energie die u daarmee wint.

• Advies en begeleiding: Een sociaal secretariaat is meer dan het uitbesteden van uw loonberekening. U kan bij hen ook steeds terecht met al uw HR-vragen.

• Correcte en stipte betaling van de lonen: Uw personeel wordt steeds keurig op tijd en correct uitbetaald.

Ontvangt u graag persoonlijk advies en offertes op maat?

Vergelijk gratis 1 of meerdere sociaal secretariaten tegelijk

Ontvang offertes

Wat is een sociaal secretariaat?

Een sociaal secretariaat in België is een organisme dat onder meer starters, zelfstandigen en werkgevers helpt met uiteenlopende administratieve, personeelsgerelateerde en HR-taken.

De hoofdmissie van een sociaal secretariaat is de loonadministratie. Daarnaast kunnen ze zich bezighouden met meer sociale en financiële materies, zoals: de inning van de sociale zekerheidsbijdragen en de bedrijfsvoorheffing. Op die manier fungeert een sociaal secretariaat als tussenpersoon tussen bedrijven en de Belgische Overheid.

U bent niet verplicht om uw onderneming aan te sluiten bij een sociaal secretariaat in België. Toch kiest tot 90 % van de bedrijven vandaag ervoor om zich aan te sluiten.

Waarom kiezen voor een sociaal secretariaat in België?

Erkende sociaal secretariaten stellen experts ter beschikking in uiteenlopende domeinen om de verschillende administratieve taken voor uw bedrijf te behandelen. Dat is waarom tot 90 % van de werkgevers ervoor opteren om een sociaal secretariaat in te schakelen.

Hieronder zetten we de diverse administratieve diensten van een sociaal secretariaat voor u op een rij:

1. Berekenen van salarissen

Sociaal secretariaten berekenen maandelijks de salarissen van elke werknemer. Bijhorend berekenen ze ook de bedrijfsvoorheffing, het vakantiegeld, eindejaarspremie, opzeggingsvergoedingen, toeslagen op het loon enzovoort.

2. Afgifte van documenten en verklaringen

Uw sociaal secretariaat in België houdt zich bezig met het afgeven van diverse administratieve documenten zoals loonfiches, verklaringen die helpen bij het berekenen van de bedrijfsvoorheffing en de verschillende bijdragen die gericht zijn op de belastingdienst en de sociale zekerheid.

3. Personeelsbeheer en administratie

Het sociaal secretariaat beheert ook administratieve taken die betrekking hebben tot arbeidsongeschiktheid, ziekteverzuim, educatief betaald verlof, tijdskrediet en brugpensioen.

4. Middelenbeheer

Het sociaal secretariaat ziet erop toe dat het bedrijf zijn sociale bijdragen en de bedrijfsvoorheffing betaalt en ontvangt.

5. Toegang tot sociaal-juridisch advies

Het sociaal secretariaat biedt werkgevers sociaal-juridisch advies omtrent aanwerving, afwezigheden en het ontslag van werknemers.

6. Het melden van sociale risico’s

Indien er zich een sociaal risico stelt in uw onderneming, moet het sociaal secretariaat dit melden.

Bovendien bieden de sociale secretariaten, door hun administratieve diensten ter beschikking te stellen, de ondernemingen talrijke voordelen.

Dit zijn de voordelen die zij bieden:

Aan het bedrijf:

• Bij het toevertrouwen van administratieve taken aan experts, zal u kunnen genieten van meer tijd om u bezig te houden met uw bedrijf.
• Dankzij deze uitbesteding hoeft u zich geen zorgen meer te maken over betalingstermijnen. Zij zal immers instaan voor de uitbetaling van uw werknemers, alsook voor de eventuele bijdragen aan de verschillende organisaties.
• Het advies over uw rechten en plichten dat u van het sociaal secretariaat krijgt, zal u helpen om steeds de wet na te leven en eventuele boetes of financiële sancties te vermijden.

Aan de werkgever:

• Door de zware administratieve taken te delegeren, valt er een last van uw schouders en kunt u zich concentreren op uw kerntaak.
• Het helpt werkgevers ook een zekere sociale vrede binnen hun bedrijf te bewaren dankzij een beter beheer van administratieve documenten in verband met personeel.
• Als werkgever zal u begeleid, geïnformeerd en geadviseerd worden doorheen u verplichtingen.

Als werknemer:

• Het beheer van de onderneming door een sociaal secretariaat garandeert u een beter beheer van de wetgeving
• U krijgt toegang tot veel duidelijkere informatie over uw salarissen en aangiften. 
• Het zal ook een correcte gegevensoverdracht garanderen met het oog op het verkrijgen van uw sociale zekerheidsrechten.

Aan de overheid:

• De ingediende aangiften en gegevens zijn over het algemeen van betere kwaliteit.
• De naleving van wetten en voorschriften wordt versterkt door de aanwezigheid van sociale secretariaten in de ondernemingen.
• Het draagt bij tot de bestrijding van zwartwerk, aangezien het een nauwgezet beheer van de salarisadministratie en de tewerkstelling van het personeel garandeert.

Hoe kies je een sociaal secretariaat in België?

In België beschikt u over een ruime keuze aan sociale secretariaten. Zo, bestaan er een dertigtal doorheen België. Wij hebben de 5 meest gekende sociale secretariaten van België opgesomd:

• Partena
• Acerta
• Securex
• UCM
• Liantis
• Attentia

Om het beste sociaal secretariaat voor uw zaak te vinden raden wij u aan om de sociale secretariaten te vergelijken.

Partena

Het sociaal secretariaat Partena Professional bieden een sociaal-juridisch en fiscale expertise, gemengd met een Payroll-software dat simpel en effectief te gebruiken is. Partena Professional vereenvoudigd de behandeling van uw personeel door het digitaliseren van de HR dankzij hun nieuwe tool bij Payroll – ProSalary.

Bij Partena Professional bent u ook ondersteund door een Payroll consultant, die u doorheen uw administratie begeleidt. De experten nemen meestal een deel of de totaliteit van uw HR-taken. Hiernaast zetten ze ook ervaren juristen ter beschikking zodat u kan genieten van het beste juridische advies. Uiteindelijk werkt Partena Professional tegelijkertijd met uw accountant, expert-accountant of fiscalist, om u een snelle integratie van salarissen te garanderen.

Acerta

Acerta biedt u de mogelijkheid om een deel van uw sociale en salarisadministratie uit handen te nemen. Zij verbindt zich ertoe de wettelijke voorschriften voor u te controleren en u tevens de informatie en het advies te verstrekken die u nodig hebt. Acerta is 24 uur per dag online en in hun 28 kantoren beschikbaar voor haar klanten. Acerta biedt u een positieve en proactieve samenwerking en begeleidt u van begin tot eind met een volledig, toegankelijk en gepersonaliseerd aanbod.

Securex

Securex biedt u de mogelijkheid om het beheer van uw administratieve taken uit te besteden. Zij speelt optimaal in op de behoeften van de ondernemingen waarmee zij samenwerkt, dankzij hun analyse van de tendensen op de arbeidsmarkt en de ontwikkelingen op het gebied van Human Resources. Deze analyses worden uitgevoerd door HR Research, hun interne expertisecentrum.

Securex biedt verschillende administratieve oplossingen zoals confoHRt, die zich bezighoudt met personeelsbeheer, en expertHRt, die de salarisadministratie beheert.

Liantis

Liantis heeft 70 jaar ervaring in het beheer van administratieve taken. Er zijn 37 Liantis-filialen in het hele land. Bij Liantis wordt u begeleid door verschillende adviseurs die onder toezicht staan van een filiaalmanager en een ervaren kenniscentrum. Liantis kan u ook bijstaan bij sociale inspecties en u helpen bij het opstellen van arbeidsreglementen.

Met zo’n ruime keuze kan het moeilijk zijn een keuze te maken. U moet uzelf de juiste vragen stellen en de informatie verzamelen die u nodig hebt om de oplossing te kiezen die het beste bij uw werknemers past. Elk secretariaat is immers anders en biedt andere tarieven.

Attentia

Attentia legt als sociaal-secretariaat en dienst voor preventie en bescherming op het werk, de nadruk op onder meer persoonlijke dienstverlening, sociaal-juridische ondersteuning en software op maat inzake HR en payroll, duurzame verloning en welzijn op het werk. Attentia’s motto is: Gelukkige mensen zijn de drijvende kracht achter iedere succesvolle onderneming.

Attentia telt 15.000 klanten, zowel kmo’s als grote ondernemingen, die worden bediend door ongeveer 750 werknemers over 40 kantoren in Brussel, Wallonië en Vlaanderen.

Wat is het tarief van een sociaal secretariaat?

Tarieven van sociale secretariaten verschillen van het ene agentschap tot het andere. In het algemeen zitten in de tarieven al de aangeboden diensten waaronder de administratieve taken, de behandeling van de lonen en het juridisch advies. De werkgever zal dus ofwel een vast maandelijks bedrag kunnen betalen, ofwel een aanvankelijk laag bedrag dat zal stijgen indien extra diensten worden toegevoegd. De prijs zal afhangen van het aantal actieve werknemers en/of vennoten van de onderneming. Tenslotte zal de exacte prijs worden bepaald door een prijsopgave.

Hoe verander je van sociaal secretariaat in België?

Als uw partner helaas niet meer aan uw verwachtingen voldoet, geen nood! Het is mogelijk om snel en efficiënt van HR-partner te veranderen, ondanks de administratieve rompslomp die deze overdracht met zich mee kan brengen.
Het is echter raadzaam deze wijziging aan het begin van een nieuw jaar of aan het begin van een kwartaal door te voeren, aangezien de RSZ-aangiften elk kwartaal moeten worden ingediend.

Dit zijn de stappen die u helpen bij het veranderen van sociaal secretariaat:

1. Uw nieuwe sociaal secretariaat zal uw administratieve verplichtingen in verband met de overplaatsing nakomen
2. De nieuwe HR-partner bereidt de opstartfase voor door de nieuwe tools te programmeren en uw gegevens in hun systeem te registreren
3. Er wordt een opleiding gelanceerd voor uw HR-personeel om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem
4. De testfase van de software gaat van start
5. Het systeem is ingevoerd en het nieuwe sociaal secretariaat kan samen met uw financiële dienst de presentatie van de loonkosten bepalen