Inhoud
Wat kost een sociaal secretariaat gemiddeld?
Een sociaal secretariaat kost gemiddeld 55 euro per werknemer, per maand. Hieronder bespreken we uitgebreid de verschillende kostenposten.
Basisdiensten en maandelijkse kosten voor zelfstandigen
De meeste bedrijven betalen hun sociaal secretariaat een kost van 35 tot 75 euro per werknemer, per maand.
Bent u zelfstandige zonder personeel? Dan liggen de kosten voor het inschakelen van een sociaal secretariaat vaak lager: rond de 25 euro per maand. Logisch ook: zonder personeelsadministratie heeft u heel wat minder taken om uit te besteden aan een secretariaat.
Het basistarief omvat de basistaken van een sociaal secretariaat. Meestal gaat het om:
- Loonadministratie
- Loon- en premieberekening
- Opmaak loonbrieven
- Aangifte RSZ
- Opvolging sociale wetgeving
- Opvolging personeelsdossiers
Houd er rekening mee dat het basispakket bij het ene sociaal secretariaat andere diensten kan bevatten dan bij het andere. Sociale secretariaten kunnen een all-in-tarief hanteren, verschillende formules aanbieden voor kleine tot grote ondernemingen, of uitsluitend werken met flexibele maatwerkoplossingen.
Vergelijk altijd uw opties! Dat kan u onder meer via het offerteformulier onderaan deze pagina.
Vergelijk gratis offertes en bespaar
Extra kosten om rekening mee te houden
Veel sociale secretariaten werken met een basistarief dat enkele gangbare administratieve taken dekt. Hieronder bespreken we de extra diensten die een sociaal secretariaat u bijkomend kan aanbieden. Die kunnen opgenomen zijn in het basispakket, of kunnen voor een meerprijs toegevoegd worden aan uw pakket.
Sommige sociale secretariaten werken met een all-in prijs. U betaalt dan een hoger maandelijks bedrag. Voor de hieronder vermelde services betaalt u bij zo’n secretariaat geen extra kosten.
1. Instapkost
Veel sociale secretariaten rekenen een eenmalige instapkost aan.
2. Softwarelicenties
Het sociaal secretariaat kan extra kosten aanrekenen voor het gebruik van software voor verschillende administratieve taken, zoals tijdsregistratie en loonverwerking.
3. Aanmaak DIMONA’s en andere sociale documenten
Uw sociaal secretariaat regelt de opmaak van DIMONA’s (verplichte elektronische melding aan de RSZ) en andere sociale documenten: bijvoorbeeld bij het aanwerven van een nieuwe werknemer of bij een wijziging aan een bestaande arbeidsovereenkomst.
4. Juridisch advies en consultancy
Uw sociaal secretariaat kan u ook bijstaan met juridisch en ander advies: bijvoorbeeld bij een ontslag of arbeidsongeval.
5. Verzekeringen en aangiften
Via een heel beperkt aantal sociale secretariaten kunt u aanvullende verzekeringen afsluiten. SD Worx biedt bijvoorbeeld een collectieve hospitalisatieverzekering aan (Hospi Via Payroll) in samenwerking met Vanbreda Risk & Benefits.
6. Maaltijd- en andere cheques
Het verwerken van de administratie voor maaltijdcheques en andere extralegale voordelen kan optioneel voor een extra meerprijs.
Controleer uw offerte
Voor startende ondernemingen lijken de maandelijkse kosten voor een sociaal secretariaat beperkt. Naarmate uw team groeit, kunnen de kosten voor uw sociaal secretariaat echter snel oplopen.
Het is dus erg belangrijk om vooraf te vragen welke diensten inbegrepen zijn in het maandtarief en welke afzonderlijk worden gefactureerd.
Vraag daarom uw sociaal secretariaat een gedetailleerde offerte, met een overzicht van alle kostenposten . Zo krijgt u een realistisch beeld van de totale prijs en voorkomt u onaangename verrassingen.
Via het formulier onderaan deze pagina kunt u snel, eenvoudig en vrijblijvend offertes opvragen bij erkende sociale secretariaten in België.
Welk sociaal secretariaat is het goedkoopst?
Er bestaat geen vast antwoord op de vraag welk sociaal secretariaat het goedkoopst is. De prijs of het tarief hangt veeleer af van verschillende factoren, zoals: het aantal werknemers, het dienstenpakket en uw sector.
Voor elk bedrijf wordt sowieso een offerte op maat opgemaakt: vaste tarieven worden niet openbaar gedeeld.
Beheerskosten sociaal verzekeringsfonds =/= kost voor sociaal secretariaat
Elke zelfstandige – met of zonder personeel – moet aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds. Die regelen onder meer de sociale bijdragen, gebaseerd op het netto belastbaar beroepsinkomen.
Voor de dienstverlening van uw sociaal verzekeringsfonds betaalt u een beheerskost of administratieve kost. Het gaat om een percentage van uw sociale bijdrage, vaak tussen 3 en 4,5 procent.
Dat percentage staat los van de kosten voor een sociaal secretariaat.
De aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds is verplicht. De aansluiting bij een sociaal secretariaat is dat niet. U kiest zelf of u beroep doet op een sociaal secretariaat of niet.
U mag zich aansluiten bij verschillende partijen; bijvoorbeeld het sociaal verzekeringsfonds van Liantis of het sociaal secretariaat van Securex.
Organisaties zoals Liantis en Securex zijn zowel sociaal secretariaat als sociaal verzekeringsfonds. Maar, niet elk sociaal verzekeringsfonds heeft een sociaal secretariaat, en niet elk sociaal secretariaat is gekoppeld aan een sociaal verzekeringsfonds.
Wat beïnvloedt de totale kostprijs?
Hoeveel u precies betaalt, hangt af van verschillende factoren. Het betreft:
- De tariefbepaling van uw sociaal secretariaat (all-in maandtarief of een lager maandtarief met extra kosten voor aparte diensten)
- Het aantal werknemers dat u in dienst hebt
- Het aantal en soort taken dat u aan uw sociaal secretariaat uitbesteedt
Hieronder bespreken we meer uitgebreid verschillende prijsbepalers.
1. Aantal werknemers
Hoe meer werknemers u in dienst heeft, hoe hoger de totale maandelijkse factuur. Sommige sociale secretariaten hanteren staffelkortingen bij grotere teams.
2. Type contracten
De complexiteit van de loonadministratie verschilt naargelang het type contracten. Voltijdse en deeltijdse contracten vereisen een andere berekening van vakantiegeld en RSZ-bijdragen.
Flexi-jobs, jobstudenten of interim werknemers brengen extra administratie, en dus ook extra kosten met zich mee.
3. Extra diensten
Kiest u voor extra ondersteuning, zoals juridisch advies, sociaal-juridische begeleiding of advies rond arbeidsreglementen? Dan stijgt de maandelijkse kost. Het kan gaan om een hoger tarief voor een servicepakket dat meer diensten dekt.
Of, om apart aangerekende extra kosten wanneer u bijvoorbeeld eenmalig beroep doet op juridisch advies.
4. Sector (en bedrijfslocatie)
De tarieven verschillen ook sterk per sector. Dat ligt onder meer aan de frequentie waarmee cao’s veranderen, de complexiteit van de loonregels, en het voorkomen van flexwerken en internationale of grensoverschrijdende arbeid.
Hoe ingewikkelder, hoe groter de impact op het tarief per werknemer.
5. Frequentie van loonberekeningen
Indien u de lonen wekelijks of tweewekelijks laat berekenen in plaats van maandelijks, kan dat de prijs doen stijgen door de bijkomende administratie en aangiftes.
6. Tariefbepaling
Sommige sociale secretariaten (waaronder Liantis) hanteren all-in-tarieven. Terwijl andere sociale secretariaten flexibele pakketten aanbieden. Het vinden van het sociaal secretariaat dat het beste bij u past, is dan ook een kwestie van goed vergelijken.
Via het offerteformulier onderaan deze pagina kunt u gratis vrijblijvende offertes op maat opvragen bij 1 of meer sociale secretariaten tegelijk.
Vergelijk vrijblijvende offertes
Voorbeelden kostprijs sociaal secretariaat
Hieronder vindt u 3 handige voorbeelden die illustreren hoe de kosten voor een sociaal secretariaat bepaald worden. De aard van de organisatie, het aantal medewerkers en de inbegrepen diensten beïnvloeden de prijs enorm.
Opgelet: Onderstaande voorbeelden dienen enkel ter indicatie. De meeste sociale secretariaten hanteren een persoonlijke aanpak en stellen een dienstenpakket op maat samen. Via het offerteformulier onderaan deze pagina komt u vrijblijvend in contact met verschillende sociale secretariaten.
Opgelet! Onderstaande voorbeelden geven enkel een indicatie. De meeste sociale secretariaten hanteren een persoonlijke aanpak en stellen een dienstenpakket op maat samen.
Via ons offerteformulier komt u vrijblijvend in contact met verschillende sociale secretariaten.
1. Retailbedrijf: groot personeelsbestand, complexe personeelsadministratie
Een groot retailbedrijf met meer dan 100 werknemers en een mix van contractvormen (vol- en deeltijds, maar ook flexi-jobs en interims) betaalt een relatief hoge kost per werknemer, maar kan gebruik maken van een aantrekkelijke staffelkorting.
Richtprijs: 60 euro per werknemer, per maand
2. Kleine horecazaak: weinig werknemers, complexe administratie
Een horecazaak met 10 vaste werknemers dat regelmatig gebruik maakt van flexi-jobbers en interimwerkkrachten heeft een complexe personeelsadministratie en betaalt een relatief hoge kost per werknemer.
Richtprijs: 65 euro per werknemer, per maand
3. Kantoor: gemiddeld aantal werknemers, eenvoudige personeelsadministratie
Een kantoor met 30 vaste deel- en voltijdse werknemers en een eenvoudige personeelsadministratie heeft een relatief lage administratieve kost.
Richtprijs: 40 euro per werknemer
Slim besparen op uw sociaal secretariaat [Tips]
Een sociaal secretariaat is een belangrijke partner voor uw loonadministratie en personeelsbeheer, maar de kosten kunnen snel oplopen. Gelukkig zijn er eenvoudige manieren om die uitgaven beter onder controle te houden.
Met onderstaande tips ontdekt u hoe u efficiënt kunt besparen.
Tip 1: Vergelijk offertes van verschillende spelers
De tarieven en inbegrepen dienstverlening kunnen sterk verschillen van het ene sociaal secretariaat tot het andere.
Zo kan het bijvoorbeeld voorvallen dat het ene sociale secretariaat een vast tarief van 40 euro per werknemer hanteert, maar daarvoor enkel een beperkte dienstverlening aanbiedt. Voor extra diensten – zoals juridisch advies – liggen de kosten dan weer torenhoog.
Andere sociale secretariaten hanteren een hoger tarief per werknemer en dekken meer diensten. Het is echter goed mogelijk dat die dienstverlening in uw sector weinig of niet relevant is. Waardoor u betaalt voor diensten die u zelden of nooit gebruikt.
Vraag meerdere offertes aan en vergelijk naast de prijs ook welke diensten in het pakket inbegrepen zijn.
Ontvang en vergelijk gratis offertes
Tip 2: Kies alleen de diensten die u werkelijk nodig hebt
Betaal niet voor extra diensten die u zelden of nooit gebruikt. Een basispakket met loonadministratie volstaat vaak voor kleinere ondernemingen met een eenvoudige administratie.
Tip 3: Overstappen kan lonen
Een overstap naar een ander sociaal secretariaat kan u jaarlijks tientallen euro’s per werknemer besparen. Controleer vooraf wel de opzegtermijn en eventuele overstapkosten, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
Veelgestelde vragen
Is een sociaal secretariaat verplicht?
Welk sociaal secretariaat kiezen?
Daarna hoeft u enkel het voor u relevante aanbod te vergelijken en het meest geschikte sociaal secretariaat te kiezen.
Vind een sociaal secretariaat op maat van uw bedrijf
Bent u als werkgever op zoek naar het juiste sociaal secretariaat voor uw onderneming? Vul onderstaand formulier in.
Ontvang gratis vrijblijvende voorstellen op maat. Zo kunt u makkelijk uw opties verkennen, tarieven vergelijken en het sociaal secretariaat vinden dat het beste aansluit bij uw organisatie.