Inhoud
Taken: Wat doet een sociaal secretariaat?
Een sociaal secretariaat helpt zelfstandigen en werkgevers met verschillende administratieve en personeelsgebonden taken.
De kerntaak van het sociaal secretariaat is de loonadministratie: elk sociaal secretariaat houdt zich daarmee bezig. Daarnaast bieden sociale secretariaten een hele reeks nuttige, aanvullende diensten aan. Een sociaal secretariaat werkt daarvoor samen met experts in verschillende gebieden: van juridisch adviseurs tot HR-professionals.
Hieronder zetten we de diverse diensten van een sociaal secretariaat een rij.
Opgelet!
De exacte dienstverlening verschilt per sociaal secretariaat. Onderstaande taken kunnen tot het takenpakket van uw sociaal secretariaat behoren, maar dat is niet altijd het geval. Ook de manier waarop de verschillende sociale secretariaten die taken invullen, kan verschillen.
Neem contact op met erkende sociale secretariaten via het formulier onderaan deze pagina om het aanbod en uw opties te verkennen.
1. Berekenen van salarissen en loonadministratie
Sociaal secretariaten berekenen maandelijks, tweewekelijks of zelfs wekelijks de salarissen van elke werknemer. Bijhorend berekenen ze ook de bedrijfsvoorheffing, het vakantiegeld, eindejaarspremie, opzeggingsvergoedingen, toeslagen op het loon enzovoort. Ze helpen u ook bij loonkostoptimalisatie.
Voorbeeld:
Uw sociaal secretariaat verzorgt maandelijks de loonstroken voor elke werknemer in uw kmo. Het secretariaat zorgt voor een correcte payroll, rekening houdend met onder meer overuren en afwezigheden van uw werknemers.
2. Afgifte van documenten en verklaringen
Uw sociaal secretariaat fungeert als tussenpersoon tussen uw onderneming en de overheid. Ze regelen de opmaak en het indienen van belangrijke administratieve documenten en verklaringen. Het secretariaat ondersteunt u bijvoorbeeld met de berekening van uw sociale zekerheidsbijdragen en de bedrijfsvoorheffing, maar ook met DIMONA’s en DmfA bij de RSZ.
Tip: Via mandatering mag het sociaal secretariaat dat in uw naam doen.
3. Personeelsbeheer en -administratie
Het sociaal secretariaat beheert ook administratieve taken die betrekking hebben tot arbeidsongeschiktheid, ziekteverzuim, educatief betaald verlof, tijdskrediet en brugpensioen.
4. Sociaal-juridisch advies
Het sociaal secretariaat biedt werkgevers sociaal-juridisch advies over onder meer aanwerving van personeel, afwezigheden en het ontslag van werknemers.
Dat kan gaan van vragen rond afwezigheid en verlof tot aanwerving, afwezigheid en ontslag van werknemers. Het secretariaat houdt u ook op de hoogte over uw rechten en plichten als werkgever in zulke situaties.
Voorbeeld:
Een werknemer is meer dan een maand afwezig op het werk. Uw sociaal secretariaat helpt u bij het correct doorlopen van bijvoorbeeld de procedure bij langdurige afwezigheid. Ze begeleiden u bij de communicatie met de zieke werknemer, verzekeren dat uw personeelsadministratie klopt, en staan u indien gewenst bij tijdens ontslag wegens langdurige afwezigheid.
5. Het melden van sociale risico’s
Het melden van sociale risico’s (ook wel ‘ASR’: Aangifte van Sociaal Risico) aan instellingen van de sociale zekerheid is verplicht. Een personeelslid loopt een sociaal risico wanneer die in een situatie zit die aanleiding kan geven tot een uitkering.
Die uitkeringen omvatten:
- werkloosheids-, activerings- of inkomensgarantie-uitkering
- uitkeringen omwille van ziekte, zwangerschap, adoptie of arbeidsongeval
Sociale risico’s moeten altijd tijdig en volgens de wettelijke termijnen worden aangegeven. Een sociaal secretariaat doet dat voor u, op het gepaste moment.
Voorbeeld:
Een werknemer heeft een arbeidsongeval tijdens de werkuren, en is daarom een tijd afwezig op het werk. Het gaat dus om een sociaal risico: de werknemer komt in aanmerking voor een uitkering. Uw sociaal secretariaat doet de verplichte ASR-melding, bezorgt de nodige informatie aan het ziekenfonds of de uitkeringsinstantie en verzekert dat u de zaak conform met de wetgeving kunt afhandelen.
6. Aangifte en begeleiding bij sociale inspecties
Bedrijven kunnen op elk moment aan een sociale inspectie onderworpen worden. Uw sociaal secretariaat kan er onder meer voor zorgen dat uw loon- en personeelsadministratie conform de wetgeving is, bezorgt u onder meer loonfiches en RSZ-bewijzen, en ondersteunt u bij de voorbereiding op de inspectie.
7. Juridische en administratieve naleving van arbeidsvoorwaarden
Het sociaal secretariaat zorgt ervoor dat uw arbeidsreglement, loonvoorwaarden en arbeidsovereenkomsten altijd conform zijn met de nieuwste cao’s, indexaties en sectorregels.
Ze brengen wijzigingen aan, houden u op de hoogte, en informeren uw werknemers
Het sociaal secretariaat:
- Brengt u op de hoogte van externe wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe premies of loonschalen, of data voor bouwverlof in de bouwsector en nieuwe regels rond inhaalrustdagen en opnameverplichtingen)
- Stelt een aangepaste versie van het arbeidsreglement op of voegt een addendum toe aan het reglement waarin de wijziging wordt toegelicht.
- Informeert uw personeel over de wijzigingen.
- Verwerkt de gevolgen van de wijziging in de personeelsadministratie.
8. Digitale HR-tools ter ondersteuning van de werkgever
De meeste sociale secretariaten bieden software (een portaal of applicatie) aan voor HR-beheer. Werknemers kunnen daar onder meer loonfiches downloaden en verlofaanvragen indienen en opvolgen.
Sociaal secretariaat, sociaal bureau of sociaal verzekeringsfonds: Wat is het verschil? Verplicht?
Een sociaal secretariaat staat in voor zaken als loonadministratie. Aansluiten is wettelijk gezien niet verplicht, maar wel interessant voor zelfstandigen met personeel. In de praktijk sluiten werkgevers zich nagenoeg altijd aan bij een sociaal secretariaat.
De term ‘sociaal bureau‘ wordt, informeel, gebruikt om naar een sociaal secretariaat te verwijzen.
Een sociaal verzekeringsfonds buigt zich over uw sociale bijdrage. De aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds is verplicht voor elke zelfstandige in hoofd- of bijberoep, met of zonder personeel.
Een sociaal secretariaat kan gekoppeld zijn aan een sociaal verzekeringsfonds, maar dat is zeker niet altijd het geval.
Info, advies en offertes op maat
Waarom als bedrijf een sociaal secretariaat inschakelen?
Een sociaal secretariaat inschakelen, zorgt voor meer zekerheid en een forse tijdsbesparing. Samenwerken met een erkend sociaal secretariaat geeft u ook toegang tot juridische, wettelijke en administratieve expertise, en houdt uw onderneming continu up-to-date bij wijzigingen in de wetgeving of uw sector.
Zo’n 90 procent van de werkgevers schakelt dan ook een sociaal secretariaat in. We gaan dieper in op de voordelen:
Voordeel 1: Tijdsbesparing en zekerheid
Administratieve taken nemen ontzettend veel tijd in beslag. Een sociaal secretariaat inschakelen bespaart u ontzettend veel tijd: zo kunt u zich focussen op uw kerntaken.
Het sociaal secretariaat zorgt ook voor een conforme administratie, zelfs in complexe sectoren.
Voor het bedrijf en de werkgever betekent dat:
- Meer tijd en ruimte voor de eigen taken en projecten
- Zekerheid over de conformiteit en tijdigheid van administratieve taken
- Vermijden van boetes en sancties
- Haarscherp inzicht in rechten en plichten voor werkgevers en werknemers
Voor de overheid betekent dat:
- Kwalitatieve en conforme aangiften
- Correcte naleving van wetten en voorschriften
- Voorkomen van zwartwerk en andere overtredingen
Voordeel 2: Continu up-to-date over de meest recente wetgeving
De wetgeving omtrent arbeid is geen statisch gegeven. Op de hoogte blijven van de meest recente wijzingen is, zeker in complexe sectoren, een enorme opgave. Uw sociaal secretariaat volgt elke wijziging op de voet, houdt u op de hoogte, en zorgt voor een nauwkeurige toepassing. Zo blijven u en uw bedrijf conform met de Belgische arbeidswet.
Voordeel 3: Toegang tot expertise
Sociale secretariaten hebben heel wat expertise in huis: denk aan juristen, HR-experts en loonadviseurs. Aansluiting tot een sociaal secretariaat geeft u toegang tot die expertise: u kunt steeds beroep doen op deskundig advies, en u laten bijstaan door vakspecialisten.
Soorten sociaal secretariaten voor zelfstandigen en werkgevers
We kunnen de sociale secretariaten onderverdelen in 2 categorieën: grote netwerken en gespecialiseerde secretariaten voor specifieke sectoren.
1. Grote netwerken
De grootste en bekendste sociale secretariaten zijn SD Worx, Acerta, Attentia, Partena, Securex, en Liantis. Deze secretariaten begeleiden dagelijks tienduizenden klanten. Ze werken niet sectorspecifiek, maar beschikken over een enorm expertisenetwerk waarmee ze bedrijven in allerlei sectoren kunnen bijstaan.
Wanneer/waarom voor een grote speler kiezen?
Grote spelers hebben een groot kantorennet, vaak met kantoren in uw buurt, waar de experts kennis hebben van de lokale markt. Ze beschikken ook over een groot expertisenetwerk, met adviseurs voor verschillende sectoren.
2. Gespecialiseerde secretariaten voor specifieke sectoren
Voor bedrijven die opereren in specifieke (en niche) sectoren, zijn er gespecialiseerde sociale secretariaten. Zo kennen we in Vlaanderen Amplo, dat zich specialiseert in de creatieve sector en freelancers, en het SSN of sociaal secretariaat der notarissen.
Wanneer/waarom voor een gespecialiseerd sociaal secretariaat kiezen?
Een sectorspecifiek sociaal secretariaat heeft alle expertise in huis om bedrijven in hun sector zo goed mogelijk te ondersteunen. Zeker voor bedrijven in complexe sectoren is zo’n sociaal secretariaat een waardevolle partner.
Welke sociale secretariaten zijn er in België? Grote en kleine spelers
Wat onderscheidt pakweg Securex van andere bekende spelers zoals Liantis, Partena of SD Worx? Een overzicht met de focuspunten van verschillende Belgische sociale secretariaten:
Partena
Partena staat ondernemingen in verschillende sectoren bij met expertise, advies en slimme digitale tools.
Acerta
Acerta biedt maatwerkoplossingen en een schaalbare, flexibele dienstverlening voor grote, kleine en groeiende bedrijven.
Besox
Besox werkt bewust op kleine schaal, met oog op een sterk gepersonaliseerde dienstverlening.
Liantis
Liantis ondersteunt al 70 jaar zowel beginnende als doorgewinterde ondernemers in elke denkbare sector.
SD Worx
Hét sociaal secretariaat voor grote ondernemingen met internationale aanwezigheid.
Attentia
Attentia combineert de activiteiten als sociaal secretariaat met ondersteuning omtrent preventie en welzijn op het werk.
UCM
Kmo’s en zelfstandigen mogen bij UCM rekenen op een eigen adviseur. UCM is actief in Wallonië en Brussel.
Xerius
Xerius is in hoofdzaak een sociaal verzekeringsfonds, maar biedt ook aanvullende diensten aan voor zelfstandigen met en zonder personeel.
Securex
Securex combineert een sterk online portaal met een groot kantorennetwerk.
Wat kost een sociaal secretariaat?
Hoeveel een sociaal secretariaat precies kost, hangt af van verschillende factoren: van de complexiteit in uw sector en het dienstenpakket tot het aantal werknemers dat u in dienst hebt. Gemiddeld betaalt een werkgever maandelijks rond de 55 euro per werknemer.
Hoe kiest u het juiste sociaal secretariaat? Checklist
Tijd om sociale secretariaten te vergelijken en de ideale partner te vinden voor uw bedrijf? Let op volgende zaken en vraag waar nodig om extra informatie:
1. Schaal en expertise
Voor bedrijven in complexe sectoren (zoals horeca, zorg en bouw) zijn sectorspecifieke sociale secretariaten vaak de interessantste partner. Ze zijn goed bekend met de sectorale cao’s en sectorspecifieke regelgeving, waardoor ze u optimaal kunnen ondersteunen.
Voor andere ondernemingen is die specifieke expertise allicht minder interessant, en kan net de toegang een groot netwerk aan specialisten aantrekkelijk zijn.
Let daarnaast ook op de schaal: spitst het sociaal secretariaat zich toe op kleine, middelgrote of grote bedrijven? Wat als uw onderneming groeit of uw personeelsbestand krimpt?
Tip:
Het ene bureau zal voordeliger zijn voor een klein bedrijf, terwijl een ander bureau voordeliger kan zijn voor een groot bedrijf.
2. Vast dienstenaanbod + extra’s
Met een goed beeld van wélke diensten u precies nodig heeft, kunt u gerichter aan de slag met het vergelijken van sociale secretariaten. Houd rekening met:
- De diensten die tot het basispakket behoren (als dat er is)
- Aanvullende diensten waar u sporadisch nood aan hebt (en hoeveel die kosten)
- Extra opties en kosten voor bijvoorbeeld flex- en interimcontracten
3. Formules en tarieven
De prijzen voor specifieke diensten en formules kunnen sterk verschillen per sociaal secretariaat. Verzeker uzelf dat u een correct beeld hebt van wat elke dienst precies inhoudt, want ook dat kan verschillen van secretariaat tot secretariaat. Vraag waar nodig om extra duiding.
Tip: Houd ook rekening met software-, opstart- en instapkosten.
4. Digitale ondersteuning: HR-tools en portalen
Bekijk of het sociaal secretariaat tools en software aanbiedt om uw administratie te vereenvoudigen. Denk aan HR-tools (waarin werknemers bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen en opvolgen) en administratieportalen waarmee u het overzicht behoudt en processen opvolgt.
Let ook op de kosten: biedt het sociaal secretariaat de software gratis aan, of worden er extra kosten aangerekend? Hoe worden die kosten berekend?
5. Klantondersteuning: een kantoor of adviseur in de buurt, opleidingen en meer
In welke mate wil u zelf betrokken blijven bij de administratie? Kiest u een partner die u de taken volledig uit handen neemt, of wil u zelf volledig op de hoogte blijven van wat er gebeurt en moet gebeuren?
Biedt een kantoor in uw buurt een meerwaarde, wil u een vaste klantenadviseur (dossierbeheerder) in de buurt of volstaat ondersteuning vanop afstand?
Tip: Sommige sociale secretariaten organiseren opleidingen en vormingen waarmee u (en uw werknemers) op de hoogte blijven van de wetgeving en uw rechten en plichten.
6. Voorwaarden en contracten
Let tot slot op de voorwaarden in het samenwerkingscontract. Kijk onder meer naar:
- Opzegtermijnen
- Minimale contractduur
- Schaalbaarheid van de samenwerking
- Opties tot uitbreiding van het dienstenpakket
Conclusie
Met een goed beeld van welke diensten elk sociaal secretariaat aanbiedt, kunt u de maandelijkse tarieven per werknemer objectief vergelijken. Kies het voordeligste aanbod dat het beste aansluit bij de noden van uw onderneming.
Hoe van sociaal secretariaat veranderen?
Ondernemingen groeien en veranderen – net als de wetgeving waaraan ze zich moeten houden. Het juiste sociaal secretariaat maakt een wereld van verschil. Overstappen kan niet enkel leiden tot een betere dienstverlening en ondersteuning die beter past bij uw bedrijf, maar ook tot voordeligere tarieven.
Bij het overstappen van het ene naar het andere sociaal secretariaat, komt heel wat administratie kijken. We overlopen hoe u de samenwerking stopzet, en hoe de overstap naar een nieuw sociaal secretariaat verloopt:
Hoe de samenwerking met een sociaal secretariaat opzeggen?
Samenwerking stopzetten? Houd rekening met de minimale contractduur, de opzegtermijn (vaak 6 maanden) en de vervaldag of ingangsdatum voor een nieuwe termijn.
Dien de opzegging schriftelijk en aangetekend in bij uw sociaal secretariaat. Vermeld minstens:
- Uw onderneming- en dossiernummer bij het sociaal secretariaat.
- De datum waarop u de samenwerking wil stopzetten.
- Vermelding van uw wens tot het beëindigen van de samenwerking op die datum.
Voorbeeld:
U heeft de minimale contractduur van 3 jaar doorlopen bij uw huidige sociaal secretariaat. Er is een opzegtermijn van 6 maanden van toepassing. Uw contract loopt af op de eerste dag van het nieuwe trimester: 1 juli.
U moet uw overeenkomst met het sociaal secretariaat opzeggen voor eind januari van dat jaar.
- Bekijk tot wanneer je huidige aansluitingsovereenkomst loopt, want er is een minimum contractduur (die meestal drie jaar is). Je kan niet overstappen van sociaal secretariaat voor je contract afgelopen is.
- Hou rekening met een opzegtermijn van zes maanden. Als jouw contract afloopt op 1 januari volgend jaar, dan moet je vóór eind juni je huidige overeenkomst opzeggen. Bovendien kan je enkel wisselen op de eerste dag van een nieuw trimester (1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober), als gevolg van de RSZ-aangifte.
Stapt u over naar een nieuw sociaal secretariaat? Houd er dan rekening mee dat het in principe enkel kan op de eerste dag van het nieuwe trimester: 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Zo blijft u in orde met uw RSZ-aangif
Zo verloopt de overstap
Overstappen naar een nieuw sociaal secretariaat? Dat werkt als volgt:
Verken het aanbod en kies een nieuw sociaal secretariaat
Vergelijk het aanbod via het offerteformulier onderaan deze pagina. Kies de partner die het beste bij u past.
Zeg de samenwerking met uw huidige secretariaat stop
Verstuur de opzegbrief ruim 6 maanden voor u wil overstappen naar uw sociaal secretariaat. Hou rekening met de opzegtermijn, minimale contractduur en de ingangsdatum voor een nieuwe termijn.
Overstappen kan enkel op de 1ste dag van het nieuwe trimester.
Uw nieuw sociaal secretariaat begeleidt u bij de overstap
Het sociaal secretariaat ondersteunt u bij de overstap en informeert u over de stappen om de overstapprocedure correct te laten verlopen.
Veelgestelde vragen
Is een sociaal secretariaat verplicht in België?
Is een sociaal secretariaat nodig voor zelfstandigen zonder personeel?
Welke gegevens heeft een sociaal secretariaat nodig om te starten?
Welk sociaal secretariaat kiezen? Vergelijk het aanbod en vindt de juiste partner voor uw bedrijf
Een sociaal secretariaat kiezen, is een hele opgave. Snel en eenvoudig het aanbod vergelijken van sociale secretariaten die passen bij uw onderneming? Vul onderstaand formulier in.
Ontvang gratis 1 of meer vrijblijvende prijsvoorstellen op maat. Zo kunt u het voor u relevante aanbod verkennen, tarieven vergelijken en de juiste partner vinden voor uw bedrijf.
Wenst u een vennootschap te starten? Ook in dat geval kan u rekenen op ondersteuning van een sociaal secretariaat. Wat en hoe precies? Dat ontdekt u in ons apart blogartikel over dit onderwerp.
Ook een notariaat heeft vaak specifieke vragen en kosten op het vlak van HR, payroll en loonadministratie. Zij kunnen hiervoor altijd terecht bij het Sociaal Secretariaat Notarissen.