Inhoud
Wat is de forfaitaire thuiswerkvergoeding volgens RSZ en fiscus in 2025?
De thuiswerkvergoeding is een door de RSZ en de fiscus aanvaarde forfaitaire kostenvergoeding voor werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken. Het is vrij van belastingen en sociale bijdragen, en dient om de extra kosten te dekken die thuiswerk met zich meebrengt.
Met het forfait worden onder meer kantoorbenodigdheden, het gebruik van een werkruimte, en nutsvoorzieningen zoals verwarming, elektriciteit en water gedekt. U hoeft daarbij geen individuele bewijsstukken te vragen, omdat het om een vaste vergoeding gaat.
Daarnaast kunt u nog steeds bijkomende kosten apart vergoeden, zoals: een bijdrage voor internet, het gebruik van een eigen computer of randapparatuur, of een bureaustoel. Voor al die extra vergoedingen gelden aparte maximumbedragen en zijn soms wel bewijsstukken vereist.
Voor 2025 geldt een door de overheid vastgelegd maximumbedrag voor de maandelijkse forfaitaire thuiswerkvergoeding. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast en moet correct worden toegepast om de vrijstelling te behouden.
Er zijn situaties waarin u geen thuiswerkvergoeding mag toekennen. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer niet structureel thuiswerkt, wanneer bepaalde kosten al via een andere regeling worden vergoed, of wanneer er geen schriftelijke telewerkafspraak bestaat.
Ontvang gratis offertes
Recht op een belastingvrije, structurele thuiswerkvergoeding: voorwaarden
Een thuiswerkvergoeding mag u enkel toekennen wanneer uw werknemer structureel en regelmatig van thuis uit werkt. In de praktijk betekent dit dat er gemiddeld minstens één dag per week thuiswerk moet worden uitgevoerd. Occasioneel of sporadisch thuiswerk volstaat niet.
Daarnaast moet er een schriftelijke overeenkomst zijn, zoals een telewerkpolicy of een addendum bij de arbeidsovereenkomst, waarin de afspraken rond thuiswerk duidelijk vastliggen. Deze documenten vormen een belangrijk onderdeel van de bewijslast die u als werkgever moet kunnen voorleggen bij een eventuele controle.
Een vaak gestelde vraag is of thuiswerk verplicht moet zijn om een vergoeding te mogen toekennen. Dat hoeft niet, ook wanneer thuiswerk vrijwillig of facultatief is, mag u een thuiswerkvergoeding toekennen.
Hoe verwerkt uw sociaal secretariaat de thuiswerkvergoeding in België?
Uw sociaal secretariaat zorgt voor de correcte berekening en opname van de thuiswerkvergoeding in de payroll. Het bewaart de nodige bewijsstukken, zoals de telewerkafspraak en het bewijs van structureel thuiswerk.
Bij een juiste toepassing wordt de vergoeding door de RSZ beschouwd als niet-onderworpen, en blijft ze ook fiscaal neutraal binnen de toegestane grenzen. In de meeste loonpakketten wordt de thuiswerkvergoeding vervolgens automatisch toegevoegd aan de maandelijkse loonverwerking.
Forfaitaire vergoeding versus terugbetaling werkelijke kosten
Bij thuiswerk kunt u kiezen tussen een forfaitaire vergoeding of de terugbetaling van werkelijke kosten. Bij een forfait betaalt u een vast bedrag dat door de RSZ en de fiscus wordt aanvaard, zonder dat uw werknemer elk kostenbewijs moet voorleggen. Het voordeel is de administratieve eenvoud en de fiscale zekerheid. Het nadeel is dat het forfait soms niet volledig aansluit bij de werkelijke kosten van de werknemer.
Bij een terugbetaling van werkelijke kosten moet uw werknemer bewijsstukken kunnen voorleggen. Dit systeem is nauwkeuriger, maar administratief zwaarder voor zowel u als het sociaal secretariaat. Uw sociaal secretariaat kan extra bewijs vragen wanneer de opgegeven kosten hoger lijken dan gebruikelijk.
Hoeveel bedraagt de thuiswerkvergoeding en hoe wordt ze geïndexeerd in 2025?
In 2025 geldt een door de RSZ bepaald maximumforfait voor de thuiswerkvergoeding. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de stijgende levensduurte en veranderde op 1 maart 2025 naar een nieuw maximumbedrag.
U kunt dit basisforfait aanvullen met bijkomende vergoedingen voor internet, het gebruik van een eigen computer of meubilair. Deze forfaits hebben aparte maximumbedragen en mogen worden gecombineerd, zolang ze verschillende soorten kosten dekken.
De indexatie verloopt automatisch: zodra de overheid de bedragen aanpast, verwerkt uw sociaal secretariaat dit meteen.
Veelvoorkomende fouten en risico’s voor werkgevers
Een veelvoorkomende fout is dat werkgevers een thuiswerkvergoeding toekennen bij occasioneel of sporadisch thuiswerk, terwijl dit niet is toegestaan. Daarnaast vormt onvoldoende documentatie, zoals het ontbreken van een telewerkafspraak of bewijs van structureel thuiswerk, een belangrijk risico.
Vaak ontstaat dit door een gebrek aan correcte informatie over de voorwaarden. In dat geval kan de vergoeding door de RSZ of fiscus worden gekwalificeerd als loon, met bijkomende bijdragen tot gevolg.
Ook in de DMFA-aangifte kan het mislopen wanneer de vergoeding niet correct wordt geregistreerd.
Hoe kiest u het juiste sociaal secretariaat voor uw thuiswerkbeleid?
Wanneer u een sociaal secretariaat kiest, is het belangrijk om te letten op hun ervaring met hybride werken en hoe goed ze u kunnen adviseren over thuiswerkvergoedingen. Een secretariaat dat meedenkt, duidelijke richtlijnen geeft en beschikt over moderne tools en automatisatie, maakt uw beleid efficiënter en vermindert fouten.
Bij het vergelijken van offertes kijkt u best verder dan enkel de prijs. Let op de kostenstructuur, welke digitale functies inbegrepen zijn, en of er goede ondersteuning is bij het opstellen of opvolgen van uw telewerkbeleid. Een sociaal secretariaat dat proactief meedenkt en de administratie vereenvoudigt, biedt op lange termijn de meeste waarde.
Een correcte thuiswerkvergoeding begint bij een goed sociaal secretariaat: vergelijk gratis offertes
Een juiste thuiswerkvergoeding begint bij een goed sociaal secretariaat. Vergelijk gratis vrijblijvende offertes en kies een partner die uw personeels- en loonadministratie correct en volgens de regels verwerkt.