Inhoud
Wat zijn de verplichtingen bij een eerste aanwerving?
Wanneer u als Belgische werkgever voor het eerst personeel aanneemt, komen daar een aantal administratieve en wettelijke verplichtingen bij kijken. We zetten ze hieronder op een rij.
- Dimona-aangifte: Voor elke werknemer moet u vóór de start van de tewerkstelling een aangifte indienen. Dat is een elektronische melding aan de overheid waarin u aangeeft wie u aanneemt, wanneer die persoon start en onder welk statuut. Hetzelfde geldt voor gelegenheidsarbeiders en andere uitzonderlijke statuten.
- Arbeidscontract opstellen: U moet een arbeidscontract opmaken en laten ondertekenen vóór de werknemer start. Daarin staan onder meer de functie, de werkuren, het loon en eventuele extra afspraken.
- Aansluiten bij een sociaal secretariaat: Aansluiten bij een sociaal secretariaat is niet verplicht, maar voor bijna alle nieuwe werkgevers sterk aangeraden. Het sociaal secretariaat zorgt voor alle belangrijke administratie.
- Verplichte aansluitingen en verzekeringen: Als werkgever moet u zich aansluiten bij de RSZ. Hierdoor kunt u uw werknemer officieel aangeven en de sociale bijdragen betalen. Daarnaast moet u een arbeidsongevallenverzekering afsluiten en bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk aangesloten zijn.
- Loonadministratie en verloningsmodaliteiten: U bent verantwoordelijk voor een correcte loonadministratie, het bezorgen van loonfiches en op het einde van het jaar het afleveren van fiscale fiches.
- Sociale documenten: Bij een eerste aanwerving moet u ook bepaalde sociale documenten in orde brengen, zoals: een arbeidsreglement, een aanwezigheidsregistratie en een personeelsdossier met alle belangrijke documenten.
Info, advies en offertes op maat
Wat kost een eerste werknemer in 2025?
De kost van uw eerste werknemer in 2025 bestaat uit meer dan alleen het brutoloon. Bovenop dat loon betaalt u ook patronale bijdragen aan de RSZ en enkele verplichte kosten.
In het kwartaal van aanwerving kunnen bepaalde voordelen sneller of later ingaan, afhankelijk van het moment waarop uw werknemer start. Eventuele administratiekosten van uw sociaal secretariaat komen daar ook bij.
De nettokost voor u als werkgever ligt daardoor altijd hoger dan het brutoloon dat u afspreekt. Toch hoeft de totale kost niet zo hoog te zijn als ze lijkt.
Dankzij de doelgroepvermindering voor een eerste aanwerving betaalt u sterk verlaagde of zelfs geen patronale bijdragen.
Doelgroepvermindering eerste aanwerving: Hoe werkt het?
De doelgroepvermindering voor een eerste aanwerving is een maatregel die uw loonkosten flink verlaagt. Voor uw eerste werknemer betaalt u geen patronale RSZ-bijdragen, en dat voordeel blijft onbeperkt geldig. Het enige belangrijke criterium is dat u op het moment van de aanwerving nog geen andere werknemers in dienst heeft.
Deze vermindering wordt soms anders omschreven, zoals “RSZ-korting bij eerste werknemer”. Maar het gaat telkens om dezelfde steunmaatregel.
De vermindering geldt alleen voor werknemers die aan de voorwaarden voldoen. Sommige statuten of speciale contracten tellen niet mee als “eerste werknemer”. In de meeste situaties komt een gewone werknemer met een standaardcontract wel in aanmerking.
U hoeft zelf ook niets aan te vragen. Uw sociaal secretariaat past de vermindering automatisch toe wanneer u recht hebt op het voordeel. Houd er wel rekening mee dat de RSZ streng controleert of u echt zonder personeel startte.
Hoe een eerste werknemer in dienst aanwerven: Wat zijn de stappen?
Een eerste werknemer aanwerven vraagt enkele verplichte stappen. Met onderstaand korte stappenplan krijgt u een duidelijk overzicht van wat u moet doen.
Bepaal het profiel en contracttype
Kies welke taken u wilt laten uitvoeren en welk soort contract daarbij past, zoals voltijds, deeltijds of bepaalde/onbepaalde duur.
Voorbereiding van loon- en arbeidsvoorwaarden
Stel het brutoloon, de werkuren en eventuele voordelen of vergoedingen vast. Controleer of uw sector werkt met barema’s of verplichte voorwaarden die u moet respecteren.
Registraties en aansluitingen
Regel uw RSZ-aansluiting, arbeidsongevallenverzekering en externe dienst voor preventie. Veel werkgevers sluiten ook aan bij een sociaal secretariaat.
Aanstelling en Dimona
Laat het arbeidscontract ondertekenen vóór de werknemer start. Dien vervolgens de Dimona-aangifte in, waarmee u de overheid meldt dat uw werknemer officieel in dienst komt.
Loonadministratie en opvolging
Na de opstart volgt de maandelijkse loonadministratie. U moet prestaties verwerken, loonfiches bezorgen en eventuele voordelen of verminderingen correct toepassen. Een sociaal secretariaat neemt dit meestal volledig voor u over.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik mijn eerste werknemer aannemen?
Wat als mijn eerste werknemer deeltijds werkt?
Welke subsidies bestaan er voor nieuwe werkgevers?
Hoeveel korting krijg ik bij mijn eerste aanwerving?
Advies en hulp van een sociaal secretariaat nodig? Stel vragen en vergelijk offertes
Een eerste werknemer aanwerven brengt heel wat administratie en regels met zich mee. Een sociaal secretariaat kan u daarbij helpen met advies, loonverwerking en het correct toepassen van de RSZ-verminderingen.
Wilt u zeker zijn dat u de juiste keuze maakt? Vergelijk verschillende offertes en ontdek welk sociaal secretariaat het beste bij uw situatie past. Vraag via onderstaand formulier gratis en vrijblijvend offertes aan.