Arbeidsreglement opstellen: verplichtingen, inhoud en correcte procedure in België

Wat is een arbeidsreglement? + Wanneer verplicht voor zelfstandigen?

Een arbeidsreglement is een document waarin de rechten en plichten van u, de werkgever, en al uw werknemers genoteerd staan. Het reglement bevat afspraken omtrent zaken als arbeidsduur, de uitbetaling van lonen, opzeg en ziekte.

De afspraken in het arbeidsreglement gelden voor al uw werknemers. U kunt er evenwel voor kiezen om afzonderlijke reglementen op te stellen voor verschillende categorieën werknemers, of voor de verschillende afdelingen binnen uw onderneming.

Een arbeidsreglement is verplicht voor elke zelfstandige die een werknemer in dienst neemt. Voor u voor de eerste keer personeel aanwerft, moet u dus een arbeidsreglement (laten) opstellen.

De rol van het arbeidsreglement

Het arbeidsreglement speelt een cruciale rol binnen uw onderneming. Het vormt onder meer de juridische basis van het personeelsbeleid binnen uw bedrijf. Het reglement schept duidelijkheid voor werknemers en management- en HR-personeel, en helpt bij het beheren en voorkomen van risico’s en conflicten op de werkvloer.

Ook ondersteunt het arbeidsreglement de naleving van de arbeidswetgeving en (sectorale) cao’s. 

Daarnaast biedt het arbeidsreglement ook een heel praktische houvast. Het bevat heel wat belangrijke operationele regelingen over zaken als arbeidsduur, ziekte, verlof en veiligheid.

Een arbeidsreglement kan tot slot ook de bedrijfswaarden en -cultuur weerspiegelen. Het document geeft bijvoorbeeld een goed beeld van de manier waarop een onderneming werknemers behandelt, hoe het bedrijf gestructureerd is, en welke normen en waarden u als werkgever hoog in het vaandel draagt.

Arbeidsreglementenwet

De arbeidsreglementenwet (wet van 8 april 1965) bevat (onder meer) belangrijke regels rond het opstellen en wijzigen, en de inhoud en draagwijdte van het arbeidsreglement. 

Arbeidsreglement versus cao (collectieve arbeidsovereenkomst), bedrijfsbeleid en arbeidsovereenkomst

• Een arbeidsovereenkomst is een individueel contract tussen de werkgever en een werknemer.
• Een collectieve arbeidsovereenkomst is een collectieve overeenkomst tussen werkgevers (of werkgeversorganisaties) en vakbonden. De bepalingen in de cao gelden op sector- of bedrijfsniveau.
• Het bedrijfsbeleid bevat interne regels en afspraken bepaald door het bedrijf of de werkgever zelf en bestaat naast het wettelijk verplichte kader.

Wetgeving: Wat moet er (verplicht) in het arbeidsreglement staan?

First things first: het arbeidsreglement mag geen bepalingen bevatten die strijdig zijn wet wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld uit het arbeidsrecht of de arbeidswetgeving) en met bepalingen uit de (sectorale) cao.

Daarnaast moet elk arbeidsreglement enkele verplichte zaken inhouden. Daarnaast kan het reglement ook andere bepalingen bevatten.

Hieronder vindt u de verplichte onderdelen van het arbeidsreglement:

1. Gegevens van de onderneming + contactgegevens OR, PBW etc.

Het arbeidsreglement vermeldt uw gegevens en de gegevens van de onderneming, zoals uw naam en adres en het adres van de onderneming. 

Daarnaast bevat het reglement het aansluitingsnummer bij de RSZ (Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid) en het nummer van het paritair comité.

2. Arbeidsduur, uurroosters, verlof en werktijdregelingen

Het arbeidsreglement bevat informatie over:

• Arbeidstijden (aanvang en einde van een normale werkdag)
• Voltijdse en deeltijdse arbeidsduur en uurroosters
• Werktijdregeling: vaste of glijdende werkuren, vaste of variabele uurroosters en weekregimes…
• Manier waarop de arbeidsduur gemeten en gecontroleerd wordt (met oog op loonbepaling)
• Uitzonderingen op de werktijdregeling
• Dagen van regelmatige onderbreking (bijvoorbeeld zondag)
• Regelingen rond werken op zon- en feestdagen, nachtarbeid en flextijd
• Pauzes en rusttijden

Indien de onderneming over, bijvoorbeeld, een cafetaria of rookruimte beschikt, vermeldt u ook wanneer werknemers toegang hebben tot die ruimte(s).

3. Vakantie en verlof

Het arbeidsreglement vermeldt ook de vakantie- en verlofdagen en -regelingen:

• Wettelijke feestdagen (en hoe eventuele vervangingsdagen worden vastgelegd voor feestdagen die op een zondag of inactieve dag vallen)
• Individueel verlof
• Duur van de jaarlijkse vakantie
• Procedures voor de aanvraag en toekenning van vakantiedagen
• Eventueel jaarlijks collectief verlof
• Eventuele sectorale extra verlofdagen en arbeidsvrijstellingsdagen voor oudere werknemers

4. Andere afwezigheden, tijdskrediet en inlichtingsplicht

Het arbeidsreglement verwijst naar de algemene, wettelijke regelingen voor afwezigheden. Biedt u een meer voordelige regeling dan wettelijk verplicht is? Dan neemt u die mee op in het arbeidsreglement.

Hetzelfde geldt voor tijdskrediet als u daarvoor specifieke regels voorziet of als daarrond specifieke regels gelden binnen uw sector.

Daarnaast vermeldt het arbeidsreglement hoe afwezigheden gemeld moeten worden. Werknemers lezen er hoe, aan wie en wanneer ze de werkgever op de hoogte moeten brengen, en welke verplichtingen er gelden rond het afleveren van een ziekte-attest.

5. Verloning, loonberekening en betalingstermijnen

In het arbeidsreglement vinden werknemers ook informatie over de verloning. Het gaat om de manier van uitbetaling, het tijdstip waarop het loon wordt uitbetaald, en de criteria die het loon bepalen.

6. Einde arbeidsovereenkomst (ontslag) en opzegtermijnen 

Het arbeidsreglement vermeldt de manier waarop opzegtermijnen of -vergoedingen bepaald worden. 

7. Sancties en preventie

Eventuele sancties, geldboetes en strafbare tekortkomingen staan ook in het arbeidsreglement vermeld, alsook het preventief alcohol- en drugsbeleid van uw onderneming.

U mag ook een niet-limitatieve lijst toevoegen met zware fouten die u ziet als redenen voor direct ontslag (ontslag om dringende redenen of ‘ontslag op staande voet’).

Als uw sector of cao het oplegt, of als uw bedrijf eigen regels invoert die bindend moeten worden, vermeldt u ook preventieve maatregelen tegen psychosociale risico’s. Denk aan grensoverschrijdend gedrag zoals geweld, pestgedrag of ongewenst seksueel gedrag. 

8. Cao en bedrijfsbeleid

U moet akkoorden rond arbeidsvoorwaarden en bepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten mee opnemen in het arbeidsreglement. U kunt ook policies uit het bedrijfsbeleid opnemen in het arbeidsreglement als u die policies bindend wil maken.

9. Extra informatie en contactgegevens

Het arbeidsreglement moet informatie bevatten over de samenstelling (indien die er zijn) van de ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk, en de vakbondsafvaardiging.

Daarnaast moet het arbeidsreglement ook enkele belangrijke contactgegevens bevatten. Het gaat onder meer om contactgegevens van:

• Eerstehulpverlener en medische dienst voor arbeidsongevallen (+ locatie verbandkist)
• Comité voor preventie en bescherming op het werk
• (Hoofd van de) interne of externe dienst preventie en bescherming op het werk
• Vakbondsafvaardiging
• Regionaal bevoegde inspectiediensten
• Ondernemingsraad, als die er is
• Vakantiefonds (indien sectoraal bepaald)

10. Rechten, plichten en toezichthoudend personeel

Tot slot bevat het arbeidsreglement de rechten en plichten van de werkgever, werknemers en toezichthoudend personeel. Denk aan het recht op deconnectie of opleiding (indien van toepassing).

Het arbeidsreglement vermeldt ook wie tot het toezichthoudend personeel behoort, en wat hun mandaat, taken en bevoegdheden zijn.

Hoe stelt u arbeidsreglement op? Wettelijke procedure stap voor stap

Hoe werkt het opstellen van een arbeidsreglement precies? Er zijn 2 procedures: welke u volgt, hangt af van of uw onderneming al dan niet over een ondernemingsraad beschikt.

Arbeidsreglement opstellen met ondernemingsraad

Heeft uw onderneming een ondernemingsraad? Dan staan zij in voor het opstellen van het ontwerp van het arbeidsreglement. De procedure verloopt als volgt:

Stap 1: Ondernemingsraad stelt een ontwerp op

De ondernemingsraad stelt een ontwerp op van het arbeidsreglement.

Stap 2: Aanplakking

De werkgever moet elk ontwerp delen met elk lid van de raad, en met de werknemers. Dat laatste doet u door de ontwerpen door ‘aanplakking’: u zorgt ervoor dat het ontwerp toegankelijk en zichtbaar is voor elke werknemer.

Stap 3: Agenda + bijeenroepen ondernemingsraad

De voorzitter van de ondernemingsraad zet de ontwerpen op de agenda. Ten vroegste 15 dagen en ten laatste 30 dagen na de aanplakking wordt de ondernemingsraad bijeengeroepen.

Stap 4: Akkoord

Gaat de ondernemingsraad akkoord met het arbeidsreglement? Dan gaat het reglement van kracht 15 dagen na de beslissing (tenzij er de raad een andere datum van inwerkingtreding bepaalt).

Stap 4: Geen akkoord

Is er geen akkoord bereikt? Dan:

• Brengt de voorzitter van de OR de ambtenaar van het ‘Toezicht op de sociale wetten’ op de hoogte, uiterlijk 15 dagen na de dag waarop een definitief gebrek aan akkoord wordt vastgesteld.
• De ambtenaar probeert binnen de 30 dagen de standpunten te verzoenen om een akkoord te bereiken.
• Lukt dat niet? Dan kan de voorzitter van de OR binnen de 15 dagen na het proces-verbaal van niet-verzoening aankloppen bij het bevoegd paritair comité. 
• Tijdens de eerstvolgende vergadering onderneemt het paritair comité een laatste poging tot verzoening.
• Lukt dat niet? Dan beslecht het paritair comité het geschil. Om geldig te zijn, moet de beslissing minstens 75% van de stemmen binnenhalen van zowel de werkgevers- als de werknemersvertegenwoordigers in het paritair comité.
• Binnen de 8 dagen na de uitspraak maakt het paritair comité de beslissing bekend aan u (de werkgever) en aan alle leden van de ondernemingsraad.
• Daarna verloopt de procedure verder zoals bij een akkoord door de ondernemingsraad.

Procedure zonder ondernemingsraad

Is er geen ondernemingsraad? Dan verloopt de procedure als volgt:

Stap 1: Werkgever stelt een ontwerp op

Bij gebrek aan ondernemingsraad stelt u, de werkgever, een ontwerp op van het arbeidsreglement.

Stap 2: Aanplakking

U legt het ontwerp middels aanplakking op voor uw werknemers. Werknemers die daarom vragen, moet u een kopie van het ontwerp bezorgen.

Stap 3: Opmerkingenregister

Na aanplakking houdt u, gedurende 15 dagen, een opmerkingenregister bij. Daarin kan elke werknemer opmerkingen noteren. Dat mag rechtstreeks, of via de personeels- of vakbondsafvaardiging.

De werknemers, of de afgevaardigden, mogen ook opmerkingen versturen naar de ambtenaar van het ‘Toezicht op de sociale wetten’. Dat gebeurt via een ‘behoorlijk ondertekend schrijven’. De ambtenaar verzekert de anonimiteit van de werknemers en/of de afgevaardigden.

Stap 4: Arbeidsreglement indienen bij Arbeidsinspectie – Toezicht op sociale wetten’

Na de 15 dagen stuurt u het ontwerp met het opmerkingenregister naar de ambtenaar van het ‘Toezicht op de sociale wetten’.

Stap 5: Geen opmerkingen? Reglement treedt in werking

Heeft niemand een opmerking toegevoegd aan het opmerkingenregister (via de ambtenaar of rechtstreeks)? Dan gaat het nieuwe arbeidsreglement van kracht op de 15de dag na aanplakking.

Stap 5: Wel opmerkingen? Procedure loopt verder

Zijn er wel opmerkingen? Dan:

• Deelt de ambtenaar de opmerkingen binnen de 4 dagen met de werkgever. 
• U deelt de opmerkingen door aanplakking met alle werknemers.
• De ambtenaar probeert de geschillen binnen een termijn van 30 dagen te verzoenen.
• Lukt dat? Dan gaat het arbeidsreglement van kracht op de 8ste dag na de verzoening.
• Lukt dat niet? Dan bezorgt de ambtenaar het paritair comité een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening.  
• Er volgt een laatste verzoeningspoging.
• Lukt dat? Dan gaat het arbeidsreglement van kracht op de 8ste dag na de verzoening.
• Lukt dat niet? Dan beslecht het paritair comité het geschil. Minstens 75 % van de stemmen van de werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers in het paritair comité zijn nodig voor een geldige beslissing.
• Het paritair comité meldt de beslissing binnen de 8 dagen na uitspraak aan de werkgever.
• Het arbeidsreglement gaat binnen de 15 dagen na beslissing van kracht, tenzij een andere datum wordt afgesproken.

Arbeidsreglement publiceren en toegankelijk maken

De werkgever moet het arbeidsreglement delen met uw werknemers, neerleggen bij de FOD WASO (Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg) en, in specifieke gevallen, registreren bij de FOD WASO.

Verplichte bekendmaking

Als werkgever moet u ervoor zorgen dat het arbeidsreglement steeds op een zichtbare en toegankelijke plaats aangeplakt wordt. Elke werknemer moet het arbeidsreglement op elk ogenblik (en zonder tussenpersoon) kunnen inzien. Werknemers moeten toegang hebben tot:

• Het definitieve arbeidsreglement
• Eventuele wijzigingen
• De teksten waarnaar het arbeidsreglement verwijst

Op elke plaats waar u uw personeel tewerkstelt, moet een kopie van het arbeidsreglement ter beschikking gesteld worden aan uw medewerkers.

Individuele overhandiging bij indiensttreding

Neemt u een nieuwe medewerker in dienst? Dan moet die een afschrift van het arbeidsreglement ontvangen. 

U mag het arbeidsreglement op papier overhandigen, of in digitale vorm aan de werknemer bezorgen. Dat laatste mag enkel als:

• De werknemer het document kan bewaren
• Het digitale document identiek is aan de versie die u hebt neergelegd bij FOD Werk (WASO)
• De werknemer permanent toegang behoudt tot het arbeidsreglement

Bewaring: digitaal dossier, versies en archivering

Als werkgever moet u het arbeidsreglement, de proceduredocumenten (voor opstellen en wijzigen) én, indien relevant, alle vroegere versies van het arbeidsreglement bewaren. Het gaat ook om de ontwerpversie(s), het opmerkingenregister en het bewijs van aanplakking of kennisgeving. Die moet u steeds kunnen voorleggen bij een arbeidsinspectie.

U mag de verschillende versies ook digitaal bewaren. 

Registratieplicht bij FOD Werk (verplichting + specifieke gevallen)

U moet elk arbeidsreglement uploaden in de databank van FOD WASO (Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg). Dat doet u via de online module van FOD WASO.

In bepaalde gevallen moet u het arbeidsreglement ook registreren. Of dat verplicht is, hangt voornamelijk af van de afspraken uit uw sector: raadpleeg uw sectorale cao of contacteer een sociaal secretariaat voor info en advies op maat. Over het algemeen gaat het om ondernemingen met:

• Afwijkende uurroosters of afwijkingen in rust- en pauzemomenten
• Afwijkingen in arbeidsduur (boven de wettelijke grenzen)
• Nachtarbeid 
• Arbeid op zon- en feestdagen
• Ploegenarbeid

Hoe een arbeidsreglement registreren of neerleggen?

U of uw sociaal secretariaat kunnen het arbeidsreglement neerleggen via de online module van FOD WASO. Dat moet bij inwerkingtreding van het arbeidsreglement, of wanneer het arbeidsreglement gewijzigd wordt. Daarna krijgt het arbeidsreglement een registratienummer: het officiële bewijs van neerlegging.

Moet u het arbeidsreglement verplicht registreren? Dan moet u bewijsstukken toevoegen die aantonen dat de voorwaarden voor de afwijking vervuld zijn.

Het sectorale cao of bedrijfscao kan bijvoorbeeld aantonen dat arbeid op zon- en feestdagen gerechtvaardigd is, of u kunt met technische documentatie of productienoden aantonen dat een afwijking op de werktijd te verantwoorden valt. 

Hoe wijzigingen aan het arbeidsreglement doorvoeren?

U moet het arbeidsreglement wijzigen of aanpassen bij onder meer:

• Nieuwe arbeidswetgeving
• Nieuwe cao’s of wijziging in een bestaande cao
• Verandering van de organisatie van het werk (bijvoorbeeld een nieuw uurrooster of werktijdregeling, of de invoer van glijdende uurroosters)
• Verandering van loonbetaling of -berekening (ook bij bijvoorbeeld de invoer van maaltijdcheques en andere extralegale voordelen)
• Aanpassing van regels of sancties
• Nieuwe regels en/of procedures rond afwezigheid, verlof en ziekte
• Verandering van de rechten of plichten van (toezichthoudend) personeel
• Verandering van of invoer van een nieuwe werknemersvertegenwoordiging (bijvoorbeeld een nieuw preventieadviseur, of een wijziging van de samenstelling of contactgegevens van de dienst preventie en bescherming op het werk).
• Nieuwe afdelingen binnen de onderneming, nieuwe werkplaats of een herstructurering 

U kunt natuurlijk ook andere wijzigingen aanbrengen in het reglement. Veel wijzigingen of aanpassingen zijn raadpleegplichtig, en moeten doorgevoerd worden volgens een specifieke procedure. Andere soorten wijzigingen zijn dat niet: die mag u doorvoeren zonder de wettelijke procedure te doorlopen.

Procedure

Raadpleegplichtige wijzigingen van het arbeidsreglement verlopen volgens dezelfde procedure als het opstellen van een arbeidsreglement. Volg de procedures (met en zonder ondernemingsraad) bovenaan dit artikel.

Wat zijn raadpleegplichtige wijzigingen van het arbeidsreglement?

Elke wijziging die invloed heeft op een wettelijk verplicht onderdeel van het arbeidsreglement (zie bovenaan dit artikel) is raadpleegplicht. Om zulke wijzigingen door te voeren, moet u dus de wettelijke procedures volgen.

Het gaat om:

• Een wijziging als gevolg van een nieuwe wetgeving, nieuwe cao en/of aanpassing van een bestaand cao
• Een wijziging van het uurrooster, de werktijdregeling, aanvang- en einduren, duur of indeling van pauzes en/of rusttijden
• Een wijziging in de uitbetaling of berekening van het loon
• Een inhoudelijke wijziging aan een regel of sancties
• Nieuwe of gewijzigde regels rond ziekte, afwezigheid en/of verlof
• Wijzigingen aan rechten en plichten van toezichthoudend personeel
• Wijzigingen in verplichte veiligheids- of ongevalsprocedures 
• Wijzigingen die de organisatie van het werk beïnvloeden (nieuwe werkplaats, herstructurering…)

Niet-raadpleegplichtige wijzigingen

Als een wijziging geen impact heeft op de verplichte onderdelen van het arbeidsreglement, kunt u ze doorvoeren zonder de normale procedure te doorlopen. Kort gezegd gaat het om informatieve, redactionele, verduidelijkende en niet-bindende toevoegingen of aanpassingen aan het arbeidsreglement.

Kan u een standaardmodel gebruiken of is maatwerk noodzakelijk?

Een standaardmodel is een goed startpunt bij het opstellen van een arbeidsreglement. Het model reikt een basisstructuur aan en bevat (enkele, maar meestal niet alle) verplichte onderdelen van het reglement.

Toch is maatwerk eigenlijk altijd de standaard. Uw arbeidsreglement moet, wettelijk verplicht, afgestemd zijn op uw sector én uw specifieke onderneming.

Een gemiddeld model van een arbeidsreglement houdt bijvoorbeeld geen rekening met zaken als:

• Afspraken, regels en bepalingen uit sectorale cao’s
• De concrete organisatie van het werk in uw onderneming (bijvoorbeeld de specifieke werktijdregeling of de veiligheidsregels)
• De concrete regels en sancties binnen uw onderneming
• Bedrijfsspecifieke ruimtes, diensten, afdelingen en contactpersonen
• Interne afspraken (bijvoorbeeld rond verlofaanvragen, aanwezigheidsplicht of een bindende telewerkregeling)

Voorbeeld arbeidsreglement opvragen bij sociaal secretariaat

Toch is een model van een arbeidsreglement een handig hulpmiddel bij het opstellen van uw eigen reglement. Bij veel sociale secretariaten kunt u (meestal kostenloos) een model van een arbeidsreglement opvragen voor specifieke sectoren.

Onthoud wel: een model van een arbeidsreglement (zelfs voor uw specifieke sector) moet eigenlijk altijd aangepast worden aan uw specifieke onderneming. 

Een arbeidsreglement op maat opstellen? Daarvoor kunt u terecht bij uw sociaal secretariaat.

De rol van het sociaal secretariaat bij het opstellen en beheren van een arbeidsreglement

Een sociaal secretariaat is eigenlijk onmisbaar voor elke zelfstandige met personeel. Het secretariaat zorgt niet enkel voor uw personeel- en loonadministratie, maar ondersteunt u ook bij het opstellen en beheren van het arbeidsreglement.

Belang van correct opstellen en beheren van het arbeidsreglement

Zodra u 1 medewerker in dienst neemt, moet u een arbeidsreglement opstellen. Doet u dat niet? Dan loopt u enkele risico’s:

1. Administratieve sancties en/of boetes bij controle door de sociale inspectie.
2. Ontbreken van afdwingbare interne regels, met alle praktische en juridische gevolgen van dien. Uw positie bij geschillen, klachten en ontslagen is daarmee zwakker.
3. Groter risico op (arbeidsrechtelijke) geschillen (discussie over zaken als werktijden, verloning en afwezigheid, waarin u dus een juridisch zwakke positie heeft). 

Dat een arbeidsreglement naast een wettelijke verplichting een absolute must is voor u als werkgever, spreekt dus voor zich.

Het is echter ook cruciaal dat uw arbeidsreglement correct en conform opgesteld is.

Als bij een inspectie blijkt dat:

• Het arbeidsreglement niet alle verplichte onderdelen bevat,
• De procedure voor het opstellen of wijzigen van het arbeidsreglement niet correct werd doorlopen,
• En/of het arbeidsreglement niet consistent is met een (sectorale) cao of de arbeidswetgeving,

Dan kunt u een boete ontvangen.

Fouten in het arbeidsreglement leiden niet enkel tot boetes, maar ook tot praktische problemen en een juridisch zwakkere positie bij geschillen.

Een bepaling die strijdig is met de wet of een sectorale cao is bijvoorbeeld niet afdwingbaar. Als uw arbeidsreglement een niet-conform uurrooster bevat en een werknemer zich daar niet aan houdt, kunt u daar bijvoorbeeld geen consequenties aan verbinden.

Veelgestelde vragen

Een arbeidsreglement laten opmaken of controleren? Vraag het aan een sociaal secretariaat

Hulp of advies nodig bij het opmaken of wijzigen van het arbeidsreglement? Nood aan een voorbeeld of model van een arbeidsreglement in uw sector? Of op zoek naar een sociaal secretariaat dat perfect past bij uw onderneming? Vul dan onderstaand formulier in en deel uw vragen snel en eenvoudig met erkende sociale secretariaten.

Ontvang gratis vrijblijvende offertes op maat, antwoorden op uw vragen, en deskundig advies voor uw specifieke situatie.