Inhoud
Eerste werknemer aanwerven: Verplichtingen en formaliteiten voor nieuwe werkgevers [Checklist]
Neemt u als kleine zelfstandige of eenmanszaak een eerste werknemer in dienst? Hieronder bespreken we wat u moet doen als u voor het eerst een medewerker aanwerft.
Korte checklist
Nieuwe werkgever? Dit hoort u te doen:
- Registratie als werkgever bij RSZ
- Interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
- Preventieadviseur aanwijzen
- Arbeidsongevallenverzekering afsluiten
- Arbeidsreglement opstellen
- Dimona-aangifte
- Loonadministratie en DmfA-aangifte
- Arbeidsovereenkomst
Extra info of professioneel advies nodig? Stel uw vragen aan specialisten van erkende sociaal secretariaten via ons offerteformulier.
1. Registratie als werkgever bij RSZ
Voor u een medewerker in dienst neemt, moet u zichzelf als werkgever inschrijven. Dat doet u bij de RSZ (Rijkdienst voor Sociale Zekerheid). U ontvangt een identificatienummer. Als geregistreerde werkgever kunt u dan onder meer socialezekerheidsbijdragen betalen voor uw medewerkers.
U kunt zich inschrijven via de portaalsite van de Sociale Zekerheid. Nog beter? Laat u begeleiden door uw sociaal secretariaat.
2. Duid een preventieadviseur aan (en start een dienst voor preventie en bescherming)
Elke werkgever – of u nu 1 of 20 werknemers in dienst neemt – moet een dienst voor preventie en bescherming oprichten, en minstens 1 preventieadviseur aanduiden.
Als werkgever in een onderneming met minder dan 20 werknemers mag u in principe zelf als preventieadviseur optreden.
U kunt een interne dienst oprichten, of uw onderneming aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Een sociaal secretariaat helpt u bij de oprichting van een eigen dienst of bij de aansluiting bij een externe dienst.
3. Sluit een arbeidsongevallenverzekering af
Als werkgever moet u een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld jobstudenten en tijdelijke werknemers. U moet die verzekering afsluiten vóór de eerste werkdag van uw werknemer.
4. Arbeidsreglement
Werkgevers moeten voorts een arbeidsreglement opstellen. Elke nieuwe medewerker ontvangt een kopie van het reglement en moet het reglement altijd kunnen inkijken.
CAO en collectieve arbeidsovereenkomst
Veel ondernemingen zijn gebonden aan een collectieve arbeidsovereenkomst en/of een sectorale CAO. Daarin staan afspraken en regels over zaken als de verloning.
Vind een sociaal secretariaat voor uw onderneming
5. Dimona-aangifte
Iedere keer dat u een nieuwe werknemer aanwerft, moet u een Dimona-aangifte indienen. Zo blijft de RSZ op de hoogte van de aanwerving van nieuwe werknemers. Hetzelfde geldt wanneer een werknemer uit dienst treedt.
De Dimona-aangifte dient u ten laatste in op het moment dat de werknemer het werk aanvat. Bij een uitdiensttreding dient u de Dimona-aangifte ten laatste in op de werkdag na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
Bent u aangesloten bij een sociaal secretariaat? Dan hoeft u de aanwerving (of uitdiensttreding) enkel bij hen te melden: het secretariaat regelt de Dimona-aangifte.
6. Loonadministratie
Nog een belangrijk element is de loonadministratie. Het gaat om de berekening van het loon, de verplichting om loonfiches op te maken, en natuurlijk ook de uitbetaling van het loon.
Voor de loonadministratie is het aangeraden om beroep te doen op een sociaal secretariaat.
DmfA-aangifte
Ieder kwartaal geeft u de prestaties en loongegevens van elke werknemer door via de DmfA-aangifte. Aan de hand van die gegevens berekent de RSZ hoeveel sociale bijdragen u betaalt. Die gegevens zijn ook belangrijk voor de instanties die instaan voor het uitkeren van onder meer het pensioen of de kinderbijslag.
U kunt de DmfA-aangifte uitbesteden aan uw sociaal secretariaat.
7. Arbeidsovereenkomst
Elke nieuwe werknemer moet natuurlijk ook een arbeidsovereenkomst ontvangen. Er zijn belangrijke verschillen tussen vaste en tijdelijke, en voltijdse en deeltijdse contracten. Een sociaal secretatiaar adviseert u over uw opties en helpt u bij het opstellen van een correct en eerlijk contract.
Kies een sociaal secretariaat
Bij het aanwerven van werknemers komt heel wat kijken. Uw sociaal secretariaat begeleidt u doorheen het volledige proces, en zorgt ervoor dat u volledig conform bent met de wetgeving.
Het secretariaat geeft u ook advies op maat: van het berekenen van een eerlijk loon tot het aanvragen van steunmaatregelen waar nodig.
Een aansluiting bij een sociaal secretariaat is niet verplicht.
Werknemer aanwerven als zelfstandige met eenmanszaak
Ook als eenmanszaak kunt u personeel in dienst nemen. U volgt daarvoor dezelfde, hierboven beschreven stappen:
- Registratie als werkgever bij RSZ
- Preventiedienst oprichten of aansluiten bij externe preventiedienst
- Aanduiden van preventieadviseur
- Arbeidsongevallenverzekering afsluiten
- Arbeidsreglement opstellen
- Arbeidsovereenkomst regelen
- Loonadministratie beheren
Ook als eenmanszaak is het aangeraden om u aan te sluiten bij een sociaal secretariaat zodra u een eerste werknemer in dienst neemt.
Als eenmanszaak kunt u ook uw partner, familieleden of vrienden inschakelen als meewerkende partner of als helper. Dat kan bijvoorbeeld tijdens uitzonderlijk drukke periodes of op drukke momenten in uw zaak. Zij krijgen dan zelf het sociaal statuut van zelfstandige – u hoeft geen werkgever te worden.
Wat komt er kijken bij het aanwerven van bijkomend personeel?
Neemt u extra personeel aan? Dan moet u aan deze formaliteiten denken:
Dimona-aangifte
Telkens wanneer u een medewerker in dienst neemt, moet u een Dimona-aangifte indienen om de RSZ op de hoogte te brengen van uw nieuwe aanwerving.
Deadline? Het moment waarop de nieuwe medewerker begint met werken.
Via Dimona moet u ook uitdiensttredingen melden, of aangeven dat een werknemer korter of langer werkt dan verwacht.
DmfA-aangifte
Elk kwartaal geeft u alle prestaties en loongegevens van elke werknemer door via de DmfA-aangifte.
Arbeidsovereenkomst
Elke nieuwe werknemer moet een arbeidsovereenkomst ontvangen en ondertekenen. Het is niet altijd verplicht, maar wel altijd aangeraden om alle afspraken rond de overeenkomst schriftelijk vast te leggen en te (laten) ondertekenen. Zo voorkomt u betwistingen en discussies.
Sluit u een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur? Dan mag dat in theorie ook een mondelinge overeenkomst zijn. In de praktijk zorgt een schriftelijke overeenkomst voor duidelijkheid en zekerheid voor alle partijen.
Arbeidsongevallenverzekering op de hoogte brengen
Breng uw verzekeraar op de hoogte als u een nieuwe werknemer in dienst neemt. Een nieuwe arbeidsongevallenverzekering afsluiten is niet nodig: u kunt nieuwe werknemers toevoegen aan het contract.
Loonadministratie en personeelsdossier
Neem de nieuwe werknemer op in uw loonadministratie, idealiter via het sociaal secretariaat.
In het individueel personeelsdossier bewaart u onder meer de arbeidsovereenkomst, een kopie van de identiteitskaart en het bewijs van de Dimona-aangifte.
Extra’s
Soms moet u als bedrijfsleider of werkgever andere, aanvullende maatregelen treffen. Die verschillen van situatie tot situatie, en per sector. Het kan bijvoorbeeld gaan om een medisch onderzoek, aanpassing van het arbeidsreglement, of een aansluiting bij een pensioenplan of collectieve verzekering.
Van de sector waarin u actief bent tot het aantal werknemers dat u in dienst neemt: welke formaliteiten, regels en verplichtingen u moet vervullen, verschilt sterk naargelang de situatie. Zeker zijn dat u conform de wetgeving handelt?
Een sociaal secretariaat zorgt ervoor dat u volledig in orde bent en blijft, bij elke nieuwe aanwerving.
Aansluiting pensioenplan of collectieve verzekering
Als u als werkgever een collectieve verzekering of aanvullend pensioenplan aanbiedt, is het meestal nodig om de nieuwe werknemer daar ook bij aan te sluiten. In sommige sectoren is de aansluiting bij zo’n plan of verzekering verplicht.
Medisch onderzoek
In bepaalde sectoren is een medisch onderzoek bij de arbeidsgeneesheer verplicht bij aanwerving. Dat is het geval als de functie gepaard gaat met bepaalde gezondheidsrisico’s, zoals nachtwerk of (zware) fysieke arbeid.
Aanpassing arbeidsreglement (indien nodig)
Soms is het nodig om het arbeidsreglement aan te passen wanneer u een nieuwe medewerker in dienst neemt. Elke wijziging aan het reglement moet u volgens de correcte procedures meedelen aan uw werknemers, en voorleggen bij de FOD Werkgelegenheid.
Hoeveel kost het om een werknemer aan te werven in België?
Hoeveel het kost om een werknemer aan te werven, hangt af van enorm veel factoren. Denk niet enkel aan de functie en het basisloon van de werknemer, maar ook aan zaken als de sector waarin u actief bent, extralegale voordelen die u uitkeert, en dergelijke meer.
Benieuwd hoeveel een eerste of nieuwe werknemer exact kost? Een sociaal secretariaat kan een kostensimulatie maken. Daarmee krijgt u een haarscherp beeld van de precieze kosten.
Factoren die de kost bepalen
Er is een groot verschil tussen het brutoloon dat een werknemer ontvangt, en de werkelijke kost die u als werkgever draagt.
1. De basis: het brutoloon
De basis van de loonkost is het brutoloon: het loon zoals beschreven in de arbeidsovereenkomst. Het gaat om het basisbedrag zonder bijdragen of inhoudingen.
Het brutoloon hangt onder meer af van de functie van de werknemer, diens anciënniteit, en de sector waarin u actief bent.
2. RSZ (socialezekerheidsbijdrage of patronale bijdrage)
Elke werkgever betaalt socialezekerheidsbijdragen aan de RSZ. Die financieren zaken als het pensioen, ziekteverzekeringen en werkloosheidsuitkeringen.
Het gaat om gemiddeld 25 à 30 procent van het brutoloon.
3. Aanvullende werkgeversbijdragen (+ fondsen)
Sommige paritaire comités verplichten extra bijdragen. Denk aan het vakantiefonds in bijvoorbeeld de bouwsector, opleidingsfondsen en dergelijke meer.
4. Verzekeringen, pensioenplannen en dergelijke meer
Als werkgever betaalt u ook voor de verplichte arbeidsongevallenverzekering. Afhankelijk van uw onderneming kunt u ook een bijdrage verschuldigd zijn aan de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Daarnaast zijn er mogelijks kosten voor bijvoorbeeld een collectieve hospitalisatieverzekering, het pensioenplan, en andere voordelen.
Ontvang advies en offertes van sociale secretariaten
5. Vakantiegeld en (eindejaars)premies
Als u bedienden in dienst heeft, betaalt u het vakantiegeld rechtstreeks aan uw werknemers. Arbeiders ontvangen het vakantiegeld meestal via het vakantiefonds.
Ook eindejaarspremies en andere premies (vaak verplicht door de sectorale cao) vormen een extra kost.
6. Extralegale voordelen
Als werkgever kunt u uw werknemers extralegale voordelen aanbieden. Dat is vaak voordeliger dan het verhogen van het loon, maar gaat nog steeds met extra kosten gepaard. Denk aan maaltijdcheques, ecocheques, bedrijfswagens enzovoort.
Bepaalde cao’s verplichten het uitkeren van extralegale voordelen.
7. Eventueel: kortingen, subsidies of steunmaatregelen
Naargelang uw situatie kunt u in aanmerking komen voor kortingen, premies of doelgroepverminderingen. Denk aan de vermindering voor uw eerste 3 aanwervingen, of een vermindering voor het aanwerven van jonge, oudere of voorheen langdurig werkloze werknemers.
8. Kosten voor sociaal secretariaat
Schakelt u een sociaal secretariaat in voor zaken als de loonadministratie? Dan betaalt u doorgaans een vaste bijdrage per werknemer.
Nieuwe werkgever? Tussenkomst in kosten door erkend sociaal secretariaat
Onder bepaalde voorwaarden kunt u, wanneer u voor het eerst personeel in dienst neemt, een tussenkomst ontvangen voor de inschrijvingskosten bij een erkend sociaal secretariaat.
Win advies op maat in via het offerteformulier onderaan deze pagina.
Overzicht
| Kost | Aandeel (maandelijks) | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Brutoloon | Basis van de berekening | € 3.000 |
| RSZ-bijdragen | 25 – 30 % van het brutoloon | € 750 – 900 |
| Aanvullende werkgeversbijdragen en fondsen | 1 – 3 % van het brutoloon | € 30 – 90 |
| Verzekeringen, EDPBW, pensioenspaarplan en dergelijke meer | 1 – 2 % van het brutoloon | € 30 – 60 |
| Vakantiegeld en (eindejaars)premies | 10 – 20 % van het brutoloon | € 300 – 600 |
| Extralegale voordelen | 0 – 5 % van het brutoloon | € 0 – 150 |
| Sociaal secretariaat | 0,5 – 1 % van het brutoloon | € 15 – 30 |
| Totale loonkost | 135 – 160 % van het brutoloon | € 4.125 – 4.830 |
Totale loonkost en sociale bijdragen
In de praktijk bedraagt de totale loonkost doorgaans 135 à 160 procent van het brutoloon van de werknemer. Een werknemer die maandelijks bijvoorbeeld 3.500 euro bruto verdient, kost u 4.550 à 5.250 euro per maand.
De precieze berekening verschilt naargelang uw sector, de anciënniteit van de werknemer, eventuele steunmaatregelen en dergelijke meer.
Kostenbesparing via sociaal secretariaat
Een sociaal secretariaat is een onmisbare partner voor een correcte loonberekening. Het zorgt niet enkel voor een correcte loonberekening en tijdige uitbetaling, maar helpt u ook met het optimaliseren van al uw werkgeversbijdragen. Bovendien verlaagt u het risico op fouten, en bespaart u tijd en energie.
Subsidies en lastenverlaging voor eerste aanwervingen
Neemt u voor het eerst werknemers in dienst? Dan kunt u in aanmerking komen voor een doelgroepvermindering voor uw eerste 3 aanwervingen. Het gaat om een vermindering van uw socialezekerheidsbijdragen.
Voor voltijdse werknemers gaat het om volgende bedragen en termijnen:
- Eerste werknemer: nulbijdrage (of RSZ-vermindering van maximaal 3.100 euro voor onbepaalde duur)
- Tweede werknemer: RSZ-vermindering van maximaal 13.750 euro verspreid over 13 kwartalen
- Derde werknemer: RSZ-vermindering van maximaal 11.250 euro verspreid over 13 kwartalen
Voor deeltijdse werknemers is een andere regeling van kracht. Bovenstaande bedragen en termijnen zijn van toepassing in 2025, maar kunnen nog veranderen.
Doelgroepvermindering
Niet enkel uw eerste 3 werknemers, maar ook het aanwerven van medewerkers uit specifieke doelgroepen kunnen recht geven op een doelgroepvermindering. Het gaat om jongere en oudere werknemers, alsook langdurig werklozen.
Wat doet het sociaal secretariaat?
Uw sociaal secretariaat gaat na of u in aanmerking komt voor RSZ-verminderingen, steunmaatregelen en andere voordelen. Het helpt u bij een correcte verwerking van alle voordelen in uw loonadministratie, en zorgt voor fiscale optimalisatie.
Hoe helpt een sociaal secretariaat bij het aanwerven van personeel?
Het juiste sociaal secretariaat neemt belangrijke administratieve taken van u over. Dat bespaart u niet enkel hopen werk, maar zorgt ook voor een correcte afhandeling.
Een sociaal secretariaat staat u ook bij met advies en ondersteuning op maat.
1. Administratieve ondersteuning
Van uw inschrijving als werkgever tot de Dimona-aangifte van elk nieuw personeelslid: het sociaal secretariaat zorgt voor een vlotte, correcte afhandeling van alle verplichtingen. Zo bent u keer op keer conform met de wetgeving, voorkomt u boetes en discussies, en kunt u zich focussen op de kerntaken van uw onderneming.
2. Juridisch en fiscaal advies – en veel meer
Sociale secretariaten zijn volledig up-to-date met het reilen en zeilen in uw sector. Ze volgen cao’s op de voet, kennen het arbeidsrecht als hun broekzak, en helpen u met fiscale optimalisatie, juridisch advies en persoonlijke begeleiding. Sommige sociale secretariaten bieden ook hulp bij het vinden en aanwerven van nieuwe werknemers.
Personeel aanwerven? 7 Tips
Uw eerste werknemer(s) in dienst nemen? Deze tips zorgen voor een geslaagde eerste aanwerving:
Tip 1: Verzeker uzelf dat u de kosten kunt dragen
Verzeker dat u voldoende financiële middelen heeft om de werknemer in dienst te nemen. Zoals u hierboven las, ligt de werkelijke loonlast hoger dan het brutoloon. Denk niet aan de maandelijkse loonkosten, maar ook aan jaarlijkse extra kosten zoals vakantiegeld.
Tip 2: Check of u in aanmerking komt voor RSZ-korting
Ga na of u voor uw eerste aanwervingen beroep kunt doen op een doelgroepvermindering.
Tip 3: Voldoe aan de verplichtingen
Niet onbelangrijk: raadpleeg de checklist bovenaan dit artikel en verzeker dat u volledig in orde bent voor u een werknemer in dienst neemt. Een sociaal secretariaat zorgt voor de nodige begeleiding.
4: Overweeg een interim- of uitzendkracht
Voor het tijdelijk aanwerven van interim- of uitzendkrachten hoeft u in theorie geen werkgever te worden. Het uitzendkantoor treedt immers op als werkgever. De kosten die u aan het uitzendkantoor betaalt, dekken zowel het loon van de uitzendkracht als de kosten voor de personeelsadministratie.
In de praktijk is een uitzendkracht wel vaak duurder dan de loonkost voor een permanente werknemer.
Tip 5: Overweeg een freelancer als goedkoop alternatief
Ook voor een samenwerking met een freelancer hoeft u geen werkgever te worden. Bovendien is het inschakelen van een freelancer in de regel goedkoper dan het aanwerven van personeel. U betaalt immers enkel voor de prestaties van de freelancer: u draagt geen sociale lasten, noch kosten voor verlof, ziekte of verzekeringen.
Let op voor schijnzelfstandigheid. Men spreekt van schijnzelfstandigheid als een zelfstandige eigenlijk de rol van een gewone werknemer vervult. Een echte zelfstandige organiseert zelf diens arbeidstijd en werk, wordt niet gecontroleerd door de opdrachtgever, en beslist mee over de samenwerkingsvorm.
Tip 6: Bereid u voor op uw nieuwe rol als werkgever
Werkgever worden, gaat om meer dan formaliteiten en wettelijke verplichtingen. Als werkgever draagt u een grote verantwoordelijkheid voor uw werknemers.
Tip 7: Laat u ondersteunen
Als werkgever hoeft u er niet alleen voor te staan. Een sociaal secretariaat helpt u niet enkel met de praktische en administratieve kant van de zaak. Het biedt informatie en ondersteuning op maat: van juridisch en fiscaal advies tot opleidingen om u voor te bereiden op uw nieuwe rol als werkgever.
Bonustip! Boek een vrijblijvend verkennend gesprek met een sociaal secretariaat nog voor u een werknemer in dienst neemt. Het sociaal secretariaat bekijkt mee of u klaar bent om de stap te zetten, helpt u met het berekenen van de echte loonkosten, en biedt advies op maat. Vergelijk het aanbod via het offerteformulier onderaan deze pagina.
Veelgestelde vragen
Hoe komt u aan nieuwe medewerkers?
Wat is het verschil tussen Dimona IN en Dimona OUT?
Kunt u personeel aanwerven als zelfstandige in bijberoep, bijvoorbeeld voor een flexijob?
Een sociaal secretariaat helpt u uit te dokteren wat mogelijk is in uw situatie. Notariaten kunnen hiervoor ook terecht bij het Sociaal Secretariaat Notarissen (SSN).
Krijgt u vrijstelling van RSZ voor een eerste werknemer?
Nieuw personeel aanwerven? Vraag advies aan een erkend sociaal secretariaat + Vergelijk offertes
Nood aan persoonlijk advies bij het aanwerven van uw eerste werknemer(s)? Op zoek naar een sociaal secretariaat dat past bij uw onderneming? Of, benieuwd naar de kosten voor het inschakelen van een sociaal secretariaat? Vul dan onderstaand formulier in en deel uw aanvraag snel en eenvoudig met erkende partners.
Ontvang gratis1 of meer vrijblijvende offertes op maat, alsook deskundig advies.