Inhoud
Wat doet een sociaal secretariaat bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst?
Er komt ontzettend veel kijken bij een ontslag: van het voeren van een menselijk ontslaggesprek tot het doorlopen van complexe ontslagprocedures, juridisch correcte communicatie en een nauwkeurige administratieve afhandeling. Een sociaal secretariaat:
- helpt u met de administratieve en praktische kant van de zaak
- informeert u over de procedures en uw verplichtingen
- biedt advies en ondersteuning waar nodig
Vind het sociaal secretariaat dat past bij uw onderneming
Luik 1: Opmaak van de ontslagdocumenten
Een sociaal secretariaat helpt u met de opmaak van alle verplichte ontslagdocumenten: van het C4 en tewerkstellingsattest tot de fiscale fiche 281.10 en de individuele rekening. Het sociaal secretariaat ondersteunt u ook met de opmaak van een geldig ontslagdossier.
1. Document C4
Het C4 is het werkloosheidsbewijs. Daarmee kan de ontslagen werknemer zich inschrijven als werkzoekende. Hij of zij heeft het C4 ook nodig om een uitkering aan te vragen.
2. Tewerkstellingsattest
Het tewerkstellingsattest vermeldt de aard van het werk dat de ontslagen werknemer uitvoerde, alsook de begin- en einddatum van diens arbeidsovereenkomst.
3. Fiscale fiche (281.10)
De fiscale fiche 281.10 vermeldt alle vergoedingen die de werknemer ontving tijdens diens tewerkstelling: het loon, de kostenvergoedingen en dergelijke meer. De ontslagen werknemer heeft de fiscale fiche nodig voor diens belastingaangifte.
4. Individuele rekening
De individuele rekening bezorgt u binnen de 2 maanden na afloop van het kwartaal waarin u het contract beëindigde aan de ontslagen werknemer. Het document bevat de gepresteerde werkdagen en lonen van het lopende kalenderjaar.
5. Vakantieattest (voor bedienden)
Als u een bediende ontslaat, moet u hem of haar een vakantieattest bezorgen. Dat vakantieattest heeft de nieuwe werkgever van de ontslagen werknemer nodig bij het bepalen van het recht op jaarlijkse vakantie.
Het vakantieattest bevat het saldo van het vakantiegeld van het jaar waarin het ontslag plaatsvindt, alsook het vervroegde vakantiegeld.
Luik 2: Loonadministratie en berekeningen
Het sociaal secretariaat verwerkt het ontslag correct in de loonadministratie.
1. Berekening opzegtermijn of opzegvergoeding
Het sociaal secretariaat berekent de opzegtermijn of opzeggingsvergoeding indien van toepassing.
2. Dimona-aangifte
Het sociaal secretariaat regelt ook de Dimona-aangifte: een elektronische melding aan de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Die aangifte is verplicht wanneer u een werknemer aanneemt en wanneer u de samenwerking met een werknemer stopzet.
Het sociaal secretariaat moet de Dimona-aangifte indienen op de laatste werkdag van de ontslagen werknemer.
3. Verwerking van het ontslag in de loonadministratie en opmaak laatste loonbrief
Tot slot verwerkt het sociaal secretariaat het ontslag in de loonadministratie. Zij zorgen ook voor een correcte opmaak van de laatste loonbrief van de ontslagen werknemer.
Luik 3: Ontslagdossier opmaken
Elke ontslagen werknemer heeft het recht om de redenen voor ontslag op te vragen. U moet hem of haar dan een schriftelijk ontslagdossier bezorgen waarin de reden voor ontslag uitvoerig wordt onderbouwd. Het dossier kan onder meer verslagen van evaluatiegesprekken, waarschuwingen en andere beoordelingen bevatten.
Geeft het ontslagdossier onvoldoende motivering? Dan kunt u een boete ontvangen. Uw sociaal secretariaat ondersteunt u bij het samenstellen van het ontslagdossier en het uitwerken van een sterke motivering.
U stelt het ontslagdossier best op voor u het ontslag geeft. Het sociaal secretariaat helpt u bij het analyseren van de situatie, het correct motiveren van het ontslag en de opmaak van het ontslagdossier.
Luik 4: Begeleiding van de werkgever bij het ontslag
Het sociaal secretariaat vervult ook een belangrijke adviserende en begeleidende rol. Het informeert u onder meer over de ontslagprocedure, uw plichten als werkgever en de gevolgen van een foutieve aanpak van het ontslag.
Uitleg over ontslagprocedure en wettelijke termijnen
Een sociaal secretariaat adviseert u over de ontslagprocedure bij verschillende soorten ontslag (bijvoorbeeld met opzegtermijn of met opzegvergoeding). Zij bieden ondersteuning doorheen de hele procedure, zodat u over de volledige lijn aan de verplichtingen voldoet: van de berekening van een correcte opzegvergoeding tot het bepalen van de juiste opzegtermijn.
Voorbereiding ontslaggesprek voeren met werknemer
Het sociaal secretariaat kan u ook helpen bij de voorbereidingen op een (vrijblijvend) ontslaggesprek met de werknemer. Dat kan met gericht advies op maat of persoonlijke begeleiding, maar ook via specifieke opleidingen en e-learnings.
Outplacement
Via outplacement begeleidt u een ontslagen werknemer in de zoektocht naar een nieuwe job. In sommige gevallen is outplacement wettelijk verplicht. U kunt outplacement ook vrijwillig aanbieden.
Het sociaal secretariaat informeert u ook hier over uw eventuele plichten, en de mogelijke vormen die de ondersteuning kan aannemen.
Over het algemeen heeft een medewerker recht op een outplacementaanbod als hij of zij recht heeft op een opzegginsvergoeding of opzegtermijn van minstens 30 weken.
Ontslagprocedure: Wat moet een werkgever weten in 2025?
Een ontslagprocedure kan verschillende vormen aannemen. De belangrijkste procedures zijn het ontslag met opzegtermijn, het ontslag met opzegvergoeding en het ontslag om dringende reden:
1. Ontslag met opzegtermijn
Bij een ontslag met opzegtermijn of opzeggingstermijn blijft een ontslagen werknemer nog gedurende een bepaalde periode aan het werk. De medewerker blijft natuurlijk het normale loon ontvangen tijdens de opzegperiode.
Procedure
U brengt de ontslagen medewerker op de hoogte via een aangetekende brief. Die brief vermeldt de begindatum en duur van de opzeggingstermijn.
Een gewone brief of e-mail, of een mondeling ontslag volstaan niet. Als u de medewerker niet op de hoogte brengt via een aangetekende brief kan het ontslag geïnterpreteerd worden als een ontslag met opzegvergoeding en een onmiddellijke stopzetting van de arbeidsovereenkomst.
Wat doet een sociaal secretariaat bij het ontslag van een werknemer met opzegtermijn?
Het sociaal secretariaat zorgt voor de administratieve opvolging, zoals u hierboven las. Daarnaast berekent het sociaal secretariaat de duur van de opzegtermijn. Uiteraard staat het sociaal secretariaat u ook bij met advies en begeleiding waar nodig, bijvoorbeeld rond het voeren van een ontslaggesprek.
Wat is de opzegtermijn?
De opzegtermijn is de periode tussen het ontslag en de afloop van de arbeidsovereenkomst. Tijdens de opzegtermijn blijft de ontslagen werknemer prestaties leveren.
Hoe lang de opzegtermijn duurt, wordt berekend op basis van onder meer het soort contract (arbeider of bediende) en de anciënniteit van de ontslagen werknemer. Een sociaal secretariaat zorgt voor een correcte berekening.
2. Ontslag met onmiddellijke verbreking
Bij een ontslag met onmiddellijke verbreking zet u de arbeidsovereenkomst onmiddellijk stop. De werknemer levert geen prestaties meer.
Er zijn 2 opties:
- U betaalt een opzeggingsvergoeding. Die opzegvergoeding stemt overeen met het loon dat de werknemer zou ontvangen bij een ontslag met opzegtermijn.
- In uitzonderlijke gevallen kunt u een ontslag om dringende reden geven. De werknemer ontvangt in dat geval geen opzegvergoeding.
Hieronder bespreken we het ontslag met opzeggingsvergoeding. Verder in dit artikel leest u meer over het ontslag om dringende reden.
Procedure ontslag mét opzegvergoeding
U kunt een ontslag met opzegvergoeding schriftelijk of mondeling geven.
- Een mondeling ontslag wordt afgeraden: dat kan tot verwarring en betwisting leiden. Er is immers geen schriftelijk bewijs van de datum van de verbreking, de reden van ontslag of de afspraken omtrent een opzeggingsvergoeding.
- U mag het ontslag schriftelijk indienen via een gewone ontslagbrief of e-mail. De ontslagen werknemer moet een ontvangstmelding ondertekenen. Ook deze vorm van ontslag wordt niet aangeraden: de werknemer kan weigeren de ontvangstmelding te ondertekenen.
- Idealiter geeft u het ontslag via een aangetekende brief.
U moet de datum van onmiddellijke verbreking duidelijk vermelden in de (aangetekende) brief of e-mail.
Wat doet het sociaal secretariaat bij een ontslag met opzegvergoeding?
Bij een ontslag met onmiddellijke verbreking zorgt het sociaal secretariaat voor de nodige administratie, en helpt het u bij het naleven van uw verplichtingen. Het zorgt ook voor de berekening van de opzeggingsvergoeding en biedt ondersteuning en begeleiding waar nodig.
Ontslagvergoeding of opzegvergoeding berekenen en betalen
Hoeveel een opzegvergoeding bedraagt, hangt af van onder meer het soort contract (bediende of arbeider) en de anciënniteit van de werknemer. De opzegvergoeding komt overeen met het loon dat de ontslagen werknemer zou ontvangen tijdens een opzegtermijn, als die van toepassing was geweest.
Het sociaal secretariaat verzorgt de berekening en uitbetaling van de vergoeding.
Opzegvergoeding, opzegginsvergoeding en ontslagvergoeding betekenen hetzelfde.
3. Ontslag om dringende reden
Een tweede, minder vaak voorkomende vorm van een ontslag met onmiddellijke verbreking is het ontslag om dringende reden. Daarbij beëindigt u de arbeidsovereenkomst met een medewerker onmiddellijk, omdat hij of zij een zware, ernstige fout begaat.
Als u een ontslag om dringende reden geeft, hoeft u geen opzegvergoeding te betalen. Er is uiteraard ook geen opzegtermijn van toepassing.
Een ontslag om dringende reden geven, mag niet zomaar.
Dringende reden voor ontslag
Een werknemer om dringende reden ontslaan (en dus zonder opzegvergoeding) is niet zomaar toegestaan.
Een dringende reden voor ontslag is een zware, ernstige fout die het vertrouwen tussen u en de werknemer volledig verbreekt. Als werkgever draagt u de bewijslast: u moet de reden voor ontslag kunnen aantonen.
Er is geen exacte lijst met dringende redenen, maar typische voorbeelden zijn:
- (Poging tot) diefstal op het werk
- Geweld en bedreigingen
- Hardnekkige werkweigering
- Ongeoorloofde afwezigheden
- Schending van bedrijfsgeheimen
- Zware nalatigheid
Het mag dus niet gaan om een kleine fout of eenmalige vergissing. Het sociaal secretariaat helpt u de reden voor het ontslag te beoordelen en motiveren.
Procedure ontslag zonder opzegvergoeding (om dringende reden)
Als een werknemer een zware fout begaat, kunt u ook overgaan tot een ontslag om dringende reden:
- U geeft het ontslag binnen de 3 werkdagen na (het kennis nemen van) de feiten. Dat kan mondeling, maar gebeurt best schriftelijk (net als een ontslag met opzegvergoeding).
- U bezorgt de werknemer binnen de 3 werkdagen na het ontslag een schriftelijke motivering van het ontslag. Dat kan via aangetekende brief of via een deurwaardersexploot.
- Uw sociaal secretariaat zorgt voor de verdere administratieve opvolging en helpt u bij het voldoen aan uw verplichtingen, zodat het ontslag correct en wettelijk verloopt.
Wat doet het sociaal secretariaat bij een ontslag om dringende reden?
Het sociaal secretariaat helpt u bij het beoordelen van de reden voor ontslag en het opmaken van een juridisch geldige ontslagbrief. Het helpt u ook bij onder meer het motiveren van het ontslag, het correct doorlopen van de procedure en de bijkomende administratie.
Als u een werknemer een ontslag om dringende reden geeft maar dat ontslag niet of onvoldoende kunt motiveren, kan het ontslag niet-rechtsgeldig worden verklaard. U moet dan alsnog een opzegvergoeding betalen.
Waarom samenwerken met een sociaal secretariaat bij ontslag?
De procedures bij een ontslag zijn vaak complex: er komt veel administratie bij kijken, en als werkgever moet u aan heel wat verplichtingen voldoen. Om de procedures juridisch correct te doorlopen en de wetgeving stipt te volgen, doet u best beroep op een sociaal secretariaat. Fouten in de procedure of administratie kunnen leiden tot boetes en andere sancties.
Zeker in situaties zoals herstructureringen, conflicten op de werkvloer of een collectief ontslag is een sociaal secretariaat een onmisbare partner.
Ontvang offertes van sociale secretariaten
Voordelen voor werkgevers
Een sociaal secretariaat biedt niet enkel advies, maar ook praktische ondersteuning bij de verschillende soorten ontslag.
Het secretariaat zorgt eerst en vooral voor een nauwkeurige administratieve afhandeling van het ontslag. Zo verzekert u dat alle documenten correct worden opgesteld, en tijdig worden ingediend bij de juiste partijen.
Het sociaal secretariaat zorgt voorts voor een foutloze berekening van de opzegtermijn of opzeggingsvergoeding, en een vlekkeloze verwerking van het ontslag in uw loonadministratie.
Het secretariaat informeert u ook over uw verplichtingen als werkgever. Zo weet u precies wat u wanneer moet doen om de wetgeving zorgvuldig na te leven.
Tot slot biedt het sociaal secretariaat juridisch en ander advies, en begeleiding op maat waar nodig.
Met een sociaal secretariaat aan uw zijde bespaart u niet enkel tijd, maar verkleint u ook het risico op fouten en sancties aanzienlijk.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt ontslag geven als werkgever? Wat zijn de regels?
Een sociaal secretariaat helpt u een ontslag juridisch en administratief correct af te handelen.
Wat kost een ontslag voor de werkgever?
Hoeveel u het sociaal secretariaat betaalt voor ondersteuning bij ontslag, hangt dan weer af van de samenwerkingsvorm. In veel gevallen zit ontslagbegeleiding opgenomen in het basispakket; in andere gevallen zorgt ontslagbegeleiding voor extra kosten voor de werkgever.
Wanneer mag een werkgever ontslag geven bij ziekte?
Dat kan na minstens 9 maanden van arbeidsongeschiktheid, als er geen re-integratietraject loopt. Een sociaal secretariaat zorgt voor het correct doorlopen van de procedure.
Mag een werknemer verlof nemen tijdens opzeg?
Wat als een medewerker ontslag weigert?
Een sociaal secretariaat zorgt voor een correcte afhandeling, zodat u betwisting, verwarring en sancties vermijdt.
Wil u een sociaal bureau inschakelen in België? Vraag advies en vergelijk gratis offertes
Op zoek naar een sociaal secretariaat dat past bij uw onderneming? Nood aan advies over een ontslagprocedure voor arbeiders en/of bedienden? Of, een opzegtermijn of -vergoeding laten berekenen door een expert? Of, wil u net meer personeel aanwerven?
Vul onderstaand formulier in en deel uw aanvraag snel, eenvoudig en geheel vrijblijvend met erkende sociaal secretariaten. Zij bezorgen u vrijblijvende prijsvoorstellen op maat. U hoeft enkel het aanbod te verkennen, prijzen te vergelijken en de juiste partner te kiezen voor uw onderneming.
Wat kost een sociaal secretariaat?
De meeste sociale bureaus hanteren uiteenlopende tarieven, all-in of een vaste prijs waarbij extra opties apart worden aangerekend.
Meer details? Lees ons blogartikel hierover.
