Overheidsopdrachten in België: gids voor ondernemers in 2025-2026

Definitie overheidsopdrachten: wat betekent het precies?

Wat is een overheidsopdracht? Overheidsinstanties (van een gemeente of intercommunale tot de federale overheidsdienst) schakelen regelmatig ondernemers in voor:

• Uitvoering van werken (bijvoorbeeld de renovatie van een schoolgebouw, herstellingen aan een riolering of herinrichting van een openbaar plein)
• Verlening van diensten (bijvoorbeeld de schoonmaak van overheidsgebouwen, communicatie- en marketingdiensten, of IT-ondersteuning)
• Levering van producten (bijvoorbeeld de levering van kantoormateriaal, werkkledij of straatmeubilair)

Gaat het om een ‘overeenkomst tegen bezwarende titel’ (lees: betaalde opdracht)? Dan moet de overheidsinstantie wettelijke regels naleven bij het afsluiten van die overeenkomst. De overheid moet zulke overheidsopdrachten aanbesteden volgens een bepaalde procedure.

De overheid ‘plaatst’ de overheidsopdracht of aanbesteding en volgt specifieke procedures om eerlijke concurrentie mogelijk te maken én misbruik van publiek geld te vermijden.

Verschillende ondernemers krijgen de kans om mee te dingen naar de opdracht. Overheidsinstanties schrijven opdrachten uit voor de meest uiteenlopende sectoren: van bouw, zorg en beveiliging tot marketing, consultancy en IT.

Wet overheidsopdrachten 

De wet inzake overheidsopdrachten omschrijft de procedures en wanneer die gelden. De wet is van toepassing op klassieke overheidssectoren, maar ook op sectoren die verband houden met water, energie, vervoer en post.

In specifieke gevallen kan de wet inzake overheidsopdrachten ook van toepassing zijn op private ondernemingen. Dat is bijvoorbeeld het geval als die private onderneming voor meer dan de helft gesubsidieerd wordt door de overheid, wat het geval is bij bepaalde ziekenhuizen en universiteiten.

Welke overheidsinstanties schrijven opdrachten uit?

Overheidsopdrachten worden door alle bestuursniveaus in België uitgeschreven: van lokale overheden tot federale overheidsdiensten. Ook Europese en internationale overheden schrijven overheidsopdrachten uit.

Lokale overheden

Denk aan:

• Gemeenten 
• Intercommunales
• Lokale politiezones
• OCMW’s

Gewestelijke instanties en gemeenschapsinstanties 

Op Vlaams, Waals en Brussels niveau. Denk aan de Vlaamse overheid, Agentschappen en verzelfstandigde entiteiten (VDAB, Agentschap Wegen en Verkeer, De Lijn…) en onderwijs- en cultuurinstellingen (universiteiten, cultuurcentra, openbare scholen…)

Federaal

De Federale overheid publiceert zowel nationale als Europese overheidsopdrachten. Denk aan de FOD’s (FOD Financiën, Justitie…), programmatorische overheidsdiensten (Maatschappelijke Integratie en andere POD’s), defensie en federale politiediensten.

Publiekrechtelijke instellingen

Tot deze groep behoren organisaties die specifieke publieke noden voldoen én onder toezicht van de overheid staan. Denk aan ziekenhuizen, autonome overheidsbedrijven (NMBS, bpost…) en sociale huisvestingsmaatschappijen.

Europese en internationale overheden

De Europese Unie en Europese instellingen alsook Europese programma’s en fondsen (denk aan onderzoeks- en innovatieopdrachten).

Hoe werkt een overheidsopdracht?

Een overheidsopdracht begint met een aankondiging en publicatie van de opdracht met bestek. Daarin vindt u alle relevante informatie: van een beschrijving van de opdracht tot de selectie- en gunningscriteria. Op basis van het bestek maakt u uw offerte of kandidatuur op. Het indienen gebeurt digitaal, via het e-Procurement- of TED-platform.

Het bestek: centrale bron van informatie

Het bestek (of lastenboek) is het centrale document dat alle relevante informatie bevat voor het opstellen van een offerte voor een overheidsopdracht. Het bestek bevat een grondige beschrijving van de opdracht, met:

• Technische specificaties (zoals kwaliteitseisen en details over materiaal of uitrusting)
• Procedure (inschrijfprocedure en vereiste documenten)
• Selectiecriteria (voorwaarden voor deelname)
•  Gunningscriteria (criteria waarop offertes worden beoordeeld)
• Planning en termijnen (deadlines, aanvang…)
• Contractuele voorwaarden (denk aan betalingsvoorwaarden)
• Extra formulieren en bijlagen
• Meetstaat of inventaris (indien van toepassing, vaak bij werken)

Selectiecriteria versus gunningscriteria

Er is een belangrijk onderscheid tussen selectie- en gunningscriteria.

Selectiecriteria moeten duidelijk maken of een ondernemer geschikt is voor het uitvoeren van de opdracht. De criteria zijn gericht op de kwalificaties, en soms ook de middelen, van de onderneming. Denk aan technische bekwaamheid en ervaring, maar ook het financieel draagvermogen en een minimale jaaromzet. 

De selectiecriteria worden beoordeeld nog voor de offerte-inhoud wordt vergeleken. De criteria bepalen of u mag deelnemen aan de opdracht. Wie niet aan de selectiecriteria voldoet, wordt automatisch uitgesloten.

Gunningscriteria worden bekeken om te bepalen welke offerte het beste past bij de overheidsopdracht. De criteria zijn gericht op de inhoud van de offerte zelf. Denk aan de prijs op de offerte, duurzaamheids- of milieucriteria, of de levertermijn.

De gunningscriteria worden gebruikt bij de vergelijking, evaluatie en rangschikking van de offertes. De criteria bepalen wie de opdracht krijgt.

De belangrijkste termijnen

Enkele belangrijke termijnen om rekening mee te houden:

Publicatie (bijvoorbeeld via e-Procurement of TED)

De overheidsinstantie kondigt de overheidsopdracht aan via een officieel kanaal, bijvoorbeeld e-Procurement of TED.

Indiening offertes

Ondernemers dienen hun offertes elektronisch in via het aangegeven platform. Dat moet binnen de gestelde termijn. Een te laat ingediende offerte wordt in principe buiten beschouwing gelaten en onontvankelijk verklaard.

Opening offertes

De overheidsinstantie opent de offertes op het aangegeven moment. In het bestek vindt u de geldigheidsduur van de offerte: gedurende die periode blijft u gebonden aan de prijs en het voorstel in de offerte.

Evaluatie 

De overheidsinstantie controleert de offertes op ontvankelijkheid (formele en administratieve geldigheid volgens de vereisten in het bestek), selectie- en gunningscriteria. 

Gunning

De opdracht wordt toegekend aan de winnende ondernemer (meestal die met de economisch voordeligste offerte: de beste prijs-kwaliteitverhouding). De instantie legt de beslissing gemotiveerd vast.

Welke soorten procedures gelden er?

Het plaatsen van een overheidsopdracht verloopt via een wettelijk vastgelegde procedure. Die procedures kunnen we opdelen in 4 categorieën: de openbare en niet-openbare procedures, de onderhandelingsprocedures, en de procedure voor opdrachten van beperkte waarde (lager dan 30.000 euro).

Welke procedure een aanbesteding moet volgen, hangt af van verschillende factoren. Belangrijk zijn onder meer de geraamde waarde van de overheidsopdracht, het soort opdracht (werken, levering of dienst) en de complexiteit of specificiteit van de opdracht.

1. Openbare procedure (OP): 1 fase

Elke geïnteresseerde ondernemer mag meedingen voor een openbare procedure. Alle voorwaarden liggen, volledig transparant, vast in het bestek. Er is geen selectieaanvraag, en de offerte wordt meteen beoordeeld op ontvankelijkheid, en de selectie- en gunningscriteria.

De procedure is duidelijk en voorspelbaar, maar er is vaak veel concurrentie. 

2. Niet-openbare procedure (NOP): 2 fases

Niet-openbare procedures beginnen met een selectieaanvraag. Geïnteresseerde ondernemers dienen dan een aanvraag tot deelneming in. Daarmee beoordeelt de overheidsinstantie bijvoorbeeld de financiële gezondheid, bekwaamheid en ervaring van de onderneming. Enkel de geselecteerde ondernemingen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. 

De procedure wordt ingezet voor grotere en/of complexere opdrachten. Via de selectieaanvraag kan de overheidsinstantie het aantal inschrijvers beperken, en verzekeren dat enkel de meest geschikte kandidaten meedingen.

3. Onderhandelingsprocedures

Tijdens een onderhandelingsprocedure onderhandelt de aanbestedende overheidsinstantie over (delen van) de offerte. Dat mag met 1 of verschillende ondernemers.

Onderhandelingsprocedures bieden meer flexibiliteit voor de aanbestedende overheid. Ze mogen echter niet zomaar onbeperkt toegepast worden. Er zijn verschillende onderhandelingsprocedures, die enkel onder voorwaarden toegestaan zijn.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOPMVB): 1 fase

De aanbestedende overheidsinstantie publiceert de aankondiging van een opdracht. Elke geïnteresseerde ondernemer mag een offerte indienen.

De aanbesteder mag met 1 of meerdere ondernemers onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht.

Een VOPMVB is toegestaan:

• Voor opdrachten voor werken met een geraamde waarde lager dan 750.000 euro (exclusief btw)
• Voor opdrachten voor leveringen of diensten met een geraamde waarde onder de Europese bekendmakingsdrempel

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZVB): 1 fase

De aanbestedende overheid vraagt zelf een offerte aan bij 1 of meerdere ondernemers. De aanbesteder mag met de ondernemers onderhandelen over de voorwaarden van de overeenkomst. Er mag in principe niet onderhandeld worden over gunningscriteria of essentiële bepalingen.

De OPZVB is enkel toegestaan in strikt wettelijk bepaalde gevallen. 

Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO): 2 fases

De aanbestedende overheid publiceert een oproep tot mededinging. Elke geïnteresseerde ondernemer mag meedoen aan de selectieaanvraag. Enkel geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen.

De aanbestedende overheidsinstantie mag of moet met de ondernemers onderhandelen over de voorwaarden van de opdracht.

Deze procedure mag enkel in zeer specifieke, door de wet bepaalde gevallen toegepast worden.

4. Overheidsopdracht van beperkte  waarde

Voor opdrachten in traditionele sectoren met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro (exclusief btw) verlopen volgens deze procedure. De procedure is flexibel:

• Een formele offerte indienen is niet verplicht
• De aankondiging van de opdracht moet niet gepubliceerd worden
• Een bestek is niet verplicht
• De aanbesteder moet geen uitsluitingsgronden controleren (behalve naleving van verplichtingen rond milieurecht, arbeidsrecht en sociaal recht.
• Er mag een voorschot worden gevraagd
• De opdracht mag gesloten worden via een bestelbon en aanvaarding van een factuur

In de praktijk moet de aanbestedende overheid verschillende ondernemers raadplegen. De aanbesteder moet die raadpleging kunnen bewijzen.

Andere procedures

Enkele minder courante procedures zijn:

• Concurrentiegerichte dialoog (dialoog met geselecteerde kandidaten met oog op het vinden van een geschikte oplossing)
• Innovatiepartnerschap (2-fasige procedure voor innovatieve producten, diensten of werken, gebaseerd op de mededingingsprocedure met onderhandeling)
• Specifieke procedures in ‘social light’ (specifieke procedures voor sociale en andere specifieke diensten)

Waar kunt u overheidsopdrachten zoeken en vinden?

De bekendmaking van overheidsopdrachten gebeurt op e-Procurement (Belgische opdrachten) en TED (opdrachten van Europese lidstaten die de Europese drempelbedragen overschrijden). Via die platforms kunt u de opdrachten volgen, uw offerte indienen, en meer.

e-Procurement en TED

Als ondernemer kunt u een gratis account aanmaken bij e-Procurement en TED. Via die platforms blijft u op de hoogte van relevante overheidsopdrachten. U kunt zoekprofielen aanmaken op basis van bijvoorbeeld CPV-codes, trefwoorden, regio’s en opdrachttypes. Vervolgens ontvangt u automatisch een melding bij elke relevante publicatie.

Belgische overheidsopdrachten vindt u op e-Procurement: het officiële federale platform. Op e-Procurement kunnen overheidsinstanties en andere aanbesteders Belgische opdrachten publiceren. Ondernemers kunnen er bestekken en andere documenten raadplegen, vragen stellen en offertes voor aanbestedingen elektronisch indienen (e-Tendering).

TED (Tenders Electronic Daily) is het officiële publicatieplatform van de Europese Unie. Op TED vindt u enkel opdrachten boven de Europese drempelbedragen. De opdrachten kunnen geplaatst worden door aanbesteders in alle Europese lidstaten.

Wat zijn de Europese drempelbedragen in 2025 en 2026?

De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks herzien. Op 1 januari 2026 gaan nieuwe drempelbedragen van kracht. Die bedragen gelden voor 2026 en 2027.

De bedragen voor 2024, 2025, 2026 en 2027 in een handige tabel:

Andere kanalen

Veel ondernemers raadplegen bijkomende kanalen:

• Websites van lokale besturen of steden
• Specifieke webpagina’s van de regionale overheid
• Meldingsdiensten die ondernemers helpen met het vinden van relevante opdrachten

CPV-codes

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary. Het zijn gestandaardiseerde Europese codes die het voorwerp van een opdracht aanduiden. Elke opdracht krijgt 1 of meerdere CPV-codes.

De codes helpen ondernemers bij het zoeken naar relevante opdrachten. CPV-codes vormen ook de basis voor automatische meldingen bij de publicatie van aankondigingen van nieuwe opdrachten.

Stappenplan: Hoe schrijft u succesvol in op een overheidsopdracht?

Een goede inschrijving verhoogt uw kansen op het winnen van de aanbesteding. Dit stappenplan helpt u op weg:

Stap 1: Analyseer het bestek volledig

Neem het bestek dat bij de overheidsopdracht hoort grondig en volledig door. Bij veel procedures is de inhoud volledig bindend.

Check of het voorwerp van de opdracht bij uw activiteiten aansluit, en of u aan alle minimumeisen (en eventuele selectiecriteria) voldoet.

Komt u in aanmerking en ligt de opdracht in lijn met uw activiteiten? Doorloop dan de gunningscriteria. De gunningscriteria duiden aan waarop uw kandidatuur wordt beoordeeld – en geven u duidelijke richtlijnen bij het opmaken van een aantrekkelijk voorstel of offerte.

Ga vervolgens de technische specificaties en normen na. Houd ook rekening met de planning en termijnen, zoals de deadline voor indiening, een eventuele vragenronde, en de geldigheidsduur van de offerte.

Maak tot slot uw kandidatuur en offerte op volgens de vormvereisten. Houd rekening met de structuur van de offerte, bestandsformaten en eventuele verplichte bijlagen en documenten.

Stap 2: Verzamel de vereiste documenten

Verzamel de documenten en bijlagen waarnaar gevraagd wordt in het bestek. Welke bijlagen en documenten u moet toevoegen, verschilt sterk van opdracht tot opdracht.

Veelgevraagde documenten en bijlagen zijn administratieve attesten, financiële documenten, technische toelichtingen bij uw voorstel/offerte, en attesten die uw technische en/of professionele bekwaamheid bewijzen.

Controleer of alle documenten volledig en actueel zijn.

Stap 3: Bereken uw prijs en onderbouw uw aanpak

In België is de prijs-kwaliteitverhouding vaak de doorslaggevende factor. De goedkoopste offerte is niet automatisch de beste of economisch voordeligste offerte.

Enkele richtlijnen:

• Voorzie een transparante en correcte prijsberekening
• Onderbouw kwalitatieve criteria (planning, duurzaamheid, risicobeheersing…)
• Respecteer indien van toepassing de meetstaat of prijstabel in het bestek

Stap 4: Fouten vermijden met een grondige controle

Controleer de offerte grondig voor indiening: let onder meer op vormvereisten, bijlagen en documenten, en voorzie een correcte digitale handtekening. Zelfs kleine administratieve fouten kunnen tot uitsluiting leiden: controleer grondig, en laat u bij voorkeur bijstaan door een aanbestedingsexpert.

Stap 5: Dien uw offerte correct en tijdig in

Dien uw offerte tijdig in. 

De indiening verloopt in de regel nagenoeg altijd elektronisch via e-Tendering. Dien de offerte ruim op tijd in, vóór de deadline: technische problemen bij indiening gelden niet als overmacht bij het missen van de deadline.

U ontvangt een elektronisch ontvangstbewijs.

Wat zijn de voordelen van deelnemen aan overheidsopdrachten?

Deelnemen aan overheidsopdrachten biedt heel wat kansen en voordelen aan ondernemers:

Financiële zekerheid. Belgische overheden zijn betrouwbare debiteuren. Wettelijk vastgelegde betalingstermijnen, en verwijlintresten en schadevergoedingen bij laattijdige betaling bieden financiële zekerheid aan ondernemers.

Langdurige of terugkerende opdrachten. Veel overheidsopdrachten bieden een stabiele en voorspelbare omzet. De opdrachten lopen (via raamovereenkomsten) over verschillende jaren. Succesvol uitgevoerde opdrachten worden regelmatig hernomen, of leiden tot vervolgopdrachten.

Objectieve, transparante evaluatie. Offertes en kandidaturen worden beoordeeld op basis van duidelijke, voorafbepaalde criteria. De aanbestedende overheidsinstantie moet haar beslissing duidelijk motiveren.

Groeikansen, ook voor KMO’s. Verschillende mechanismen bieden toegankelijke groeikansen aan kleinere ondernemingen. Opdrachten worden opgesplitst in percelen, er wordt gebruik gemaakt van proportionele selectiecriteria, en er is een specifieke aandacht voor lokale en regionale ondernemingen.

Nadelen en uitdagingen

Deelnemen aan overheidsopdrachten brengt heel wat specifieke uitdagingen met zich mee. Er gelden strenge formaliteiten, het mededingen brengt heel wat administratie met zich mee, en u moet zich goed weten onderscheiden van de concurrentie. Een sterke focus op prijs zorgt in bepaalde sectoren ook voor lagere winstmarges.

Strenge formaliteiten

De mededingingsprocedures zijn sterk gereguleerd. Er gelden strikte vormvereisten, stipte deadlines en strenge administratieve normen. Zelfs kleine fouten in uw kandidatuur kunnen leiden tot onontvankelijkheid of uitsluiting.

Administratieve last

Het voorbereiden, controleren, indienen en opvolgen van een offerte voor een overheidsopdracht vergt tijd, administratieve kennis en goede coördinatie. 

Concurrentie

Overheidsopdrachten zijn aantrekkelijk voor heel wat ondernemingen. Vaak neemt u het op tegen grote spelers en sterk gespecialiseerde ondernemingen. Het is zaaks om u duidelijk te onderscheiden van de concurrentie en sterk in te zetten op de kwaliteit en onderbouwing van uw kandidatuur.

Lagere marges (in sommige sectoren)

Bij het beoordelen en gunnen van overheidsopdrachten ligt, in bepaalde sectoren, een sterke focus op de prijs in de offerte. Dat kan leiden tot lagere winstmarges.

Wat verandert er in 2025-2026? Striktere betalingstermijn en e-facturatie

Enkele belangrijke wijzigingen in 2025:

• Striktere betalingstermijn. Sinds 1 januari 2025 geldt voor overheidsopdrachten een behandelingstermijn van (in de regel) 30 dagen voor verificatie en betaling. Onder voorwaarden is een verlenging tot maximaal 60 dagen mogelijk.
• Registratie overheidsopdrachten van beperkte waarde. Sinds 1 januari 2025 moet de totale waarde van opdrachten van beperkte waarde (lager dan 30.000 euro exclusief btw) jaarlijks gecommuniceerd worden aan het federale aanspreekpunt, ten laatste op 15 februari van het jaar dat volgt op plaatsing van de opdracht. 
• Digitalisering facturatie. In lijn met de verplichtingen rond Peppol en facturatiesoftware: ook voor overheidsopdrachten wordt de verplichting rond e-facturatie in 2025 verder uitgerold.

Ook in 2026 verandert er het een en het ander:

• e-Facturatie. De regels rond gestandaardiseerde e-facturatie worden strikter.
• Nieuwe Europese drempelbedragen. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks herzien. Op 1 januari 2026 gaan nieuwe drempelbedragen van kracht. Die bepalen of een opdracht op Europees niveau (via TED) bekend gemaakt moeten worden, en welke termijnen en procedures (in principe) gevolgd moeten worden.

Daarnaast is er, over het algemeen, meer aandacht voor duurzaamheids- en sociale criteria. Zo is er bijvoorbeeld een verhoogde federale aandacht voor de toegankelijkheid voor kmo’s. Ook wordt duurzaamheid explicieter opgenomen als competentie en aandachtspunt in de selectie- en gunningscriteria voor veel overheidsopdrachten.

Veelgestelde vragen over overheidsopdrachten

Vraag ondersteuning bij overheidsopdrachten

Nood aan gespecialiseerde ondersteuning bij het meedingen naar overheidsopdrachten? Vul onderstaand formulier in en kom gratis en vrijblijvend in contact met aanbestedingsexperts. Zij begeleiden u bij het volledige proces: van het selecteren van relevante overheidsopdrachten tot het onderbouwen van uw offerte.