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Caisse enregistreuse Horeca : la législation en Belgique
La caisse blanche est une caisse enregistreuse (SCE) conforme à la mesure législative mise en vigueur depuis le 1er juillet 2016 par les autorités belges.
Cette mesure consiste à lutter contre la fraude à la TVA dans le secteur de l’Horeca (hôtel, restaurant, brasserie, café). Cela concerne tous les entrepreneurs Horeca dont le chiffre d’affaires atteint ou dépasse les 25.000 € et proposant une consommation sur place au sein de leur établissement (excluant les plats à emporter qui ne sont pas compris dans cette nouvelle réglementation).
Cette mesure touche également tous les établissements possédant une salle de consommation (boulangerie, cantine, etc.).
La caisse blanche est un système de caisse enregistreuse qui comporte :
- Une caisse enregistreuse tactile (ou non tactile) certifiée avec ou sans terminal de paiement
- Une boîte noire, d’une valeur de 400 €, qui doit être en permanence connecté à la caisse enregistreuse
- Une carte d’activation personnalisée gratuite (VSC) que vous recevez auprès du SPF Finances (Service public fédéral Finances) et que vous devez introduire dans la boîte noire pour enregistrer toutes les données relatives aux achats et aux prestations de services de l’établissement en question.
Avantages
L’avantage du modèle de caisse blanche dans le secteur de l’Horeca est qu’elle comporte un logiciel pour :
- Gestion et organisation de la salle (plan de travail) : cela englobe de nombreuses tâches quotidiennes comme les réservations pour les clients, la gestion des couverts, l’envoi des commandes en cuisine, etc.
- Administre automatiquement les stocks : la livraison servant au réapprovisionnement des stocks s’effectue d’elle-même.
- Contrôle des activités financières : comme la caisse blanche enregistre et conserve toutes les transactions de paiement, cela lui permet de rédiger des rapports automatiques sur la situation financière de votre entreprise. Ces rapports englobent les ventes sur place et en ligne (par e-commerce), mais également les bénéfices, la marge effectuée sur telle ou telle période, etc. Ainsi, vous pouvez compléter facilement votre déclaration TVA mensuelle
- Ticket SCE: la caisse blanche génère ce genre de ticket pour les clients qui mentionne des informations importantes, évitant ainsi toutes formes de fraude, tel que : le nom, l’adresse, le numéro de TVA de l’assujetti, la date et l’heure de délivrance, toutes les opérations enregistrées (description PLU, nombre, taux de TVA applicable sur ce prix), les corrections (annulations, corrections, etc.), la base d’imposition par taux de TVA applicable, la ristourne, les montants remboursés, etc.
À quoi sert la boîte noire ?
Le prix moyen d’une boîte noire est estimé aux environs de 400 € (sans installation et configuration)
La boîte noire, que l’on nomme également FDM (pour fiscal data module), est une obligation légale destinée à toutes les caisses enregistreuses des établissements faisant partie du secteur Horeca.
Elle sert à effectuer un contrôle fiscal ciblé de l’entreprise. Pour cela, la boîte noire est directement connectée à la caisse enregistreuse à partir d’une carte d’activation personnalisée (VSC) servant à enregistrer toutes les données, formes de transactions possibles relatives aux différentes prestations de services de consommation sur place au sein de l’établissement.
De cette manière, si un inspecteur des finances publiques visite votre entreprise Horeca, il peut aisément récupérer la carte VSC de votre caisse blanche et contrôler toutes les données fiscales qu’il souhaite.
Quelles sont les pénalités en cas de non-respect ?
Si vous n’utilisez pas une caisse enregistreuse Horeca certifiée, vous risquez de recevoir une amende dont le coût moyen oscille entre 50 et 5000 € selon le type de délit commis :
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Délit |
Coût moyen de l’amende |
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Non-utilisations du module SCE certifié OU Utilisation d’un SCE non identique ou frauduleuse au modèle certifié |
1500 à 5000 € |
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Non-délivrance d’un ticket SCE ou d’une souche TVA pour les opérations imposables |
50 à 250 € |
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