Qu’est-ce qu’une carte carburant ?
Une carte carburant est une carte de paiement électronique. Elle peut être comparée à une carte de crédit qui vous permet de faire le plein en carburant sans utiliser d’argent.
Certains fournisseurs de cartes carburant élargissent aujourd’hui leur offre et donnent également la possibilité de payer d’autres services liés à la mobilité professionnelle (péage, car-wash, frais de parking, produits d’entretien).
Les dépenses en carburant sont reprises sur une facture mensuelle ou hebdomadaire, de sorte qu’aucun paiement n’est requis au moment même. Cela simplifie toutes les démarches administratives comme les notes de frais, car tout est géré par le fournisseur de la carte carburant. Ainsi, plus besoin pour vos employés d’avancer de l’argent ni de garder les tickets de caisse !
De plus, les cartes carburants permettent d’avoir un suivi facile et rigoureux des dépenses réalisées en carburant au quotidien. La consommation pourra être analysée grâce à des rapports en temps réel disponible en ligne qui vous permettront de prendre les bonnes décisions et vérifier qu’il n’y a pas d’abus.
Comment fonctionne une carte carburant ?
Comme nous venons de le voir, la carte carburant est en réalité un moyen de paiement électronique qui permet à vos employés de faire le plein en station facilement !
Il n’y a rien de très compliqué au niveau du fonctionnement d’une carte carburant. Pour payer, il suffit d’insérer sa carte carburant dans le boîtier de paiement de la station-service dans laquelle vous vous trouvez.
Vous devrez ensuite saisir votre code PIN unique reçu avec votre carte carburant et valider votre achat. Ce montant sera ensuite enregistré et repris dans la facture de votre employeur.
Pour certaines cartes, il est également possible qu’on vous demande de renseigner certaines informations complémentaires au moment du paiement comme le kilométrage du véhicule au moment du plein ou la plaque de celui-ci.
Les avantages d’une carte carburant
Une carte carburant offre divers avantages aux indépendants, aux PME et aux grandes entreprises. Vous souhaitez connaître les avantages des cartes carburant pour vous et votre entreprise ?
La carte carburant, un avantage financier où tout le monde est gagnant !
L’achat d’une carte carburant peut offrir des avantages fiscaux aux employés, surtout si la carte est utilisée avec une voiture de société. Dans ce cas, l’employé bénéficie d’un « avantage en nature ». Le calcul n’est alors pas basé sur le nombre de pleins effectués, mais sur les émissions CO2 de la voiture. Si l’employé n’a pas de voiture de société et utilise une carte carburant, cela est moins intéressant fiscalement.
Si vous avez une carte carburant, vous recevrez différentes promotions et réductions supplémentaires. De plus, après quelques ravitaillements en essence, vous récupérerez le prix de la carte, elle propose une petite économie sur le prix au litre de carburant, ce qui peut faire une grosse différence pour les entreprises.
Administration simplifiée
L’achat d’une carte carburant garantit que vous pouvez avoir une vue d’ensemble des dépenses facilement. Ainsi, vous gagnez du temps sur les démarches administratives, puisque tout est consigné. En outre, il est également plus facile de récupérer la TVA.
Plus de contrôle et moins d’abus
Grâce à une carte carburant, les transactions sont transparentes, tout est enregistré et accessible. Ainsi, tous les abus diminueront et seront traçables. Toute transaction suspecte peut alors être détectée grâce à une plateforme en ligne.
Et les cartes carburant peuvent être liées à une plaque d’immatriculation, de sorte que seul le conducteur du véhicule concerné puise utiliser la carte.
Comparatif des marques de carte carburant en Belgique
Une politique bien pensée concernant les pleins de carburants est importante parce que le carburant est une dépense importante : on considère qu’il représente 20 % du cout d’une voiture de société. Il existe deux types de cartes carburants, les cartes spécifiques à une marque et celles qui en couvrent plusieurs. Il est donc important de déterminer quel type de carte carburant est le plus avantageux pour vous. Cela dépend si la carte carburant sera utilisée par un travailleur indépendant, par une PME ou une grande entreprise.
Pour en savoir plus, découvrez notre comparaison complète des différentes cartes carburants et leurs avantages.
Carte carburant Shell
Avec cette carte carburant, vous êtes assurés d’un service fluide, d’une bonne organisation et d’un décompte complet. La carte carburant Shell vous permet d’économiser en moyenne 119€ par compte.
Carte carburant Network
La carte carburant Network vous offre un accès pratique et étendu à plus de 1400 stations-service à travers toute la Belgique, ce qui garantit une couverture optimale pour vos déplacements locaux. De plus, elle ouvre les portes à un vaste réseau de 22 000 stations à travers l’Europe, vous permettant ainsi de voyager en toute tranquillité, que ce soit pour vos déplacements professionnels ou personnels.
Carte carburant Avia
Partenaire d’Octa+ et power, cette carte peut être utilisée dans 400 stations services, tout en économisant jusqu’à 9 centimes du litre.
Carte carburant Gabriëls
Cette carte carburant est gratuite, et fonctionne chez Octa +, Power et Gabriëls.
Carte carburant DATS
La carte carburant DATS est parfaite pour ceux qui font le choix de l’écologie. Avec cette carte, vous avez accès à 120 stations proposant du carburant alternatif, mais pas que !
Carte carburant DVK 
Sécurisée avec un code PIN, la carte carburant DKV vous accompagne sur la route et vous propose même un avantage sur les routes à péages !
Carte carburant Total
C’est la carte idéale pour les indépendants, car on trouve des stations essence Total partout ! En plus, vous pouvez économiser jusqu’à 10 centimes du litre avec la carte essence Total.
Carte carburant Q8
La carte carburant Q8 est idéale pour tous les statuts entrepreneuriaux, qu’il s’agisse d’indépendants, de PME ou de grandes entreprises. Elle vous permet non seulement de gérer facilement vos dépenses en carburant, mais aussi de bénéficier d’une économie pouvant aller jusqu’à 5 centimes par litre.
Les cartes carburant multi-marques
La carte multi-marques est la meilleure solution pour les grandes entreprises dont les employés voyagent sur de longues distances, notamment à l’étranger. Ces cartes, telles que la carte carburant Maes, la carte carburant EDC et la carte carburant Fleetpass, offrent un accès à un vaste réseau de stations-service, éliminant ainsi la nécessité de rechercher une station spécifique à une marque et réduisant les pertes de temps et d’argent. Il n’y a donc plus de perte de temps ni d’argent. Seul inconvénient, des réductions moindres sur le prix du carburant que les marques propriétaires.
Prix d’une carte carburant
Le coût total d’une carte carburant et les économies qu’elles peuvent vous faire faire dépendent de plusieurs facteurs :
- Le cout par transactions à la pompe
- Le prix du carburant
- Les frais de péage
- Les frais d’enregistrement (pour les nouveaux utilisateurs)
- Les rappels de factures impayées
- Le type de facture (électronique, papier ?)
- Les frais d’abonnement et de carte (mensuel, annuel...)
- Les services supplémentaires (assistance, dépannage, lavage de voiture, parking payant, etc)
- Les frais de perte de carte
Critère de coût d’une carte carburant
Points importants :
Pour savoir quel type de carburant (propriétaire ou mutli-marque) correspond le mieux au profil de votre entreprise, vous devez prendre en compte un certain nombre d’éléments :
- Le nombre de voitures de sociétés
- Le nombre d’employés concernés
- Le type de voiture de fonction
- Quel carburant ?
- Sur quelle zone ?
- Pour combien de kilomètres ?
Grâce à la carte carburant propriétaire, j’obtiens des rabais importants en tant que travailleur indépendant. Parfois, il faut que je cherche la bonne station service, mais ce n’est vraiment pas un problème !
En plus je n’ai pas besoin de collectionner les tickets de caisse, je paie tout une fois par mois, et avec une facture claire et transparente. Je gagne beaucoup de temps !
N. Vangrootloon de Mouscron
FAQ sur la carte carburant
Quand vais-je recevoir la facture de ma carte carburant ?
Cela dépend de la carte. Pour certaines, elle est mensuelle, pour d’autres hebdomadaires.
Quelle est la meilleure carte carburant ?
Le choix de votre carte dépend de plusieurs facteurs. En tant que travailleur indépendant, ou en tant que PME, vous optez pour la carte spécifique à une marque. Les entreprises, elles optent plutôt pour les cartes multi-marques. Pour trouver ce qui vous correspond le mieux, demandez un devis gratuit grâce à notre formulaire !
La carte carburant est-elle liée à un conducteur ou à un véhicule ?
Pas forcément, mais c’est possible. Vous pouvez lier la carte à un utilisateur ou à une plaque d’immatriculation. Le nom de votre société est aussi affiché sur la carte.
La carte carburant est-elle gratuite ?
Cela dépend de la carte. Plusieurs de celles proposées sur le marché sont gratuites, et parfois une garantie est requise.