Inhoud
Wat is minnelijke incasso?
Minnelijke incasso is het innen van onbetaalde facturen zonder tussenkomst van een rechtbank. Een incassobureau benadert uw debiteur schriftelijk en telefonisch om betaling te verkrijgen, met behoud van de commerciële relatie. Deze buitengerechtelijke aanpak is bijzonder effectief. Bij gespecialiseerde incassobureaus wordt meer dan 90% van de zaken minnelijk opgelost.
Als schuldeiser draagt u uw openstaande vordering over aan een incassobureau. Zij nemen het volledige traject uit handen, van de eerste aanmaningsbrief tot eventuele onderhandelingen over een afbetalingsregeling. U kunt zich zo concentreren op uw kernactiviteiten terwijl professionals uw facturen innen.
Verschil met gerechtelijke invordering
Het belangrijkste onderscheid zit in de tussenkomst van de rechter. Bij een gerechtelijke procedure schakelt u advocaten en een gerechtsdeurwaarder in om via een vonnis betaling af te dwingen. Dit kost meer tijd, geld en kan de klantrelatie definitief beschadigen.
| Aspect | Minnelijke incasso | Gerechtelijke procedure |
|---|---|---|
| Kosten | Laag (vaak gratis) | Hoog (advocaat + rechtbank) |
| Doorlooptijd | Weken | Maanden tot jaren |
| Klantrelatie | Behouden mogelijk | Vaak definitief beschadigd |
| Dwangmiddelen | Geen | Beslag mogelijk |
Wat kost minnelijke incasso in 2026?
Minnelijke incasso werkt meestal op basis van no cure no pay. Dit betekent dat u alleen betaalt bij succes. De commissie varieert van 5% tot 20% van het geïnde bedrag, afhankelijk van de hoofdsom. In veel gevallen worden deze kosten volledig gedekt door de verwijlintresten en het schadebeding die de debiteur betaalt, waardoor de dienst voor u effectief gratis is.
| Hoofdsom openstaande factuur | Indicatieve commissie |
|---|---|
| Tot € 2.500 | 10 % – 20 % |
| € 2.500 – € 10.000 | 7 % – 15 % |
| Meer dan € 10.000 | 5 % – 10 % |
No cure no pay: wat betekent dit concreet?
Het no cure no pay-principe houdt in dat u alleen betaalt wanneer het incassobureau uw factuur daadwerkelijk int. Concreet zijn er drie scenario’s:
- Debiteur betaalt hoofdsom + kosten: u ontvangt de volledige hoofdsom, het bureau houdt de verwijlintresten en het schadebeding als vergoeding. Effectief betaalt u niets.
- Debiteur betaalt alleen hoofdsom: u betaalt een commissie (5-20%) over het geïnde bedrag.
- Debiteur betaalt niet: u betaalt niets, of hooguit een beperkte dossierkost (€37,50 – €65 bij sommige bureaus).
Ontvang gratis offertes
Procesverloop minnelijke incasso: hoe werkt het?
Een minnelijke incassoprocedure verloopt in drie duidelijke fases. Cruciaal is de snelheid: hoe eerder u een incassobureau inschakelt, hoe groter de kans op succes. Uit de praktijk blijkt dat de eerste 30 dagen na de vervaldatum bepalend zijn voor het slaagpercentage.
Schriftelijke ingebrekestelling
Het incassotraject start met een formele aanmaningsbrief. Goede bureaus versturen deze binnen 24 uur na ontvangst van uw dossier, zowel per gewone post als aangetekend. De brief bevat wettelijk verplichte informatie: de identiteit van de schuldeiser, het exacte bedrag, de samenstelling van de vordering en een betalingstermijn van minimaal 14 dagen.
Telefonisch contact en onderhandeling
Reageert de debiteur niet op de eerste aanmaning? Dan neemt het incassobureau zo snel mogelijk telefonisch contact op. Het doel is om de achterliggende reden van de wanbetaling te achterhalen. Soms gaat het om een administratieve fout of tijdelijke liquiditeitsproblemen. Door een oplossingsgerichte aanpak, zoals een afbetalingsregeling, bereikt u vaak de beste resultaten én behoudt u de commerciële relatie met uw klant.
Afbetalingsregeling of escalatie
Leidt de minnelijke fase niet tot volledige betaling? Dan zijn er twee opties. Bij betalingsproblemen kan een afbetalingsplan uitkomst bieden, dat door het incassobureau wordt opgezet en opgevolgd. Blijft de debiteur weigerachtig ondanks herhaalde pogingen? Dan kan het dossier naadloos worden overgedragen voor een gerechtelijke procedure. Voor onbetwiste B2B-facturen bestaat de versnelde IOS-procedure, waarmee u sneller een uitvoerbare titel verkrijgt.
Minnelijke incasso oplossing voor bedrijven
Steeds meer bedrijven kiezen voor minnelijke invordering om hun debiteurenproblemen aan te pakken. De belangrijkste reden is het gunstige risicoprofiel: door het no cure no pay-principe betaalt u alleen bij succes, waardoor u geen financieel risico loopt.
Daarnaast spreekt de efficiëntie aan. Waar een gerechtelijke procedure maanden tot jaren kan duren, is een minnelijk traject doorgaans binnen enkele weken afgerond. Gespecialiseerde bureaus behalen bovendien slaagpercentages van meer dan 90%.
Een vaak onderschat voordeel is het behoud van de klantrelatie. Professionele incassobureaus hanteren een oplossingsgerichte communicatiestijl die onnodige escalatie voorkomt. Een wanbetaler van vandaag kan immers de trouwe klant van morgen zijn. Tot slot bespaart uitbesteding u aanzienlijk wat tijd en administratie, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.
Minnelijke incasso software en digitalisering
Moderne incassobureaus werken met geavanceerde software om het incassoproces te stroomlijnen. Op basis van data-analyse bepalen zij het optimale contactmoment en de meest effectieve benadering per debiteur. Als opdrachtgever profiteert u van online portalen waar u 24/7 uw dossiers kunt volgen, documenten kunt uploaden en de voortgang in realtime kunt monitoren. Het resultaat: snellere doorlooptijden en hogere slaagpercentages.
Vergelijk incassobureaus
Wet minnelijke invordering: regels voor incassobureaus
De minnelijke incassopraktijk is in België strikt gereguleerd. Sinds 1 september 2023 is Boek XIX “Schulden van de consument” van het Wetboek van economisch recht van kracht, dat de vroegere Wet van 20 december 2002 vervangt. Incassobureaus moeten erkend zijn door de FOD Economie en zich aan strikte regels houden. Voor B2B-transacties geldt daarnaast de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties, die onder meer de verwijlintresten regelt.
Belangrijke verplichtingen voor incassobureaus:
- Voorafgaande inschrijving bij de FOD Economie (controleerbaar via hun website).
- Elke invordering moet starten met een schriftelijke ingebrekestelling.
- Verbod op misleidende praktijken of bedreigingen.
- Geen telefonisch contact of huisbezoek tussen 22u en 8u.
“Deze brief betreft een minnelijke invordering en geen gerechtelijke…”
Wanneer een advocaat of gerechtsdeurwaarder optreedt voor minnelijke invordering, moet de aanmaningsbrief verplicht deze zin bevatten, vetgedrukt en in een ander lettertype. Dit wettelijke voorschrift beschermt de debiteur tegen verwarring: hij weet zo dat er nog geen sprake is van een gerechtelijke procedure en dat beslag niet mogelijk is.
Wanneer schakelt u een incassobureau in?
Schakel een incassobureau in zodra uw eigen aanmaningen geen effect hebben, idealiter binnen 30 dagen na de vervaldatum. Hoe langer u wacht, hoe lager de kans op succesvolle inning.
Professionele hulp is zinvol wanneer uw klant niet reageert op twee of meer eigen aanmaningen, of wanneer de factuur langer dan 30 dagen over de vervaldatum is. Ook als u zelf geen tijd of expertise heeft voor debiteurenbeheer, is uitbesteden een verstandige keuze. Hetzelfde geldt wanneer u de klantrelatie niet zelf onder druk wilt zetten, of wanneer het gaat om meerdere openstaande facturen of substantiële bedragen.
Minnelijke incasso Trivion en andere bureaus vergelijken
De Belgische markt kent diverse gespecialiseerde incassobureaus, zoals Trivion, TCM, Flanderijn en coeo. Elk bureau heeft zijn eigen aanpak en tariefstructuur, dus vergelijken loont.
Let allereerst op de wettelijke vereisten: het bureau moet ingeschreven zijn bij de FOD Economie. Een lidmaatschap van de ABR-BVI (de Belgische Vereniging van Incasso-ondernemingen) is een extra kwaliteitskeurmerk, aangezien leden zich houden aan een strenge deontologische code. Vraag daarnaast naar transparante tarieven en een no cure no pay-garantie.
Op praktisch vlak is een online portaal voor dossierbeheer en opvolging een pluspunt. Informeer ook naar de ervaring van het bureau in uw sector en de snelheid van opstart. Goede bureaus versturen de eerste aanmaning binnen 24 uur na ontvangst van uw dossier.
Professioneel incassobureau nodig? Vergelijk gratis offertes
Wilt u uw onbetaalde facturen zo snel mogelijk geïnd zien? Via Bobex vergelijkt u gratis en vrijblijvend offertes van erkende incassobureaus in België. Beschrijf uw situatie en ontvang concrete voorstellen van gespecialiseerde partners. Zo vindt u snel het bureau dat het beste aansluit bij uw bedrijf en budget.