Inhoud
Wat doet u als een klant de factuur niet betaalt?
Als een klant de factuur niet betaalt, doorloopt u vier stappen: betalingsherinnering, aanmaning, incassobureau, en indien nodig een gerechtelijke procedure. Bij handelstransacties tussen ondernemingen heeft u wettelijk recht op verwijlintresten én een forfaitaire vergoeding van €40 vanaf de eerste dag na de vervaldatum, zonder dat u een formele brief hoeft te versturen.
Stuur een eerste herinnering of neem telefonisch contact op
Bij handelstransacties bent u, in tegenstelling tot bij consumenten, niet verplicht een gratis herinnering te sturen. U mag direct verwijlintresten aanrekenen. Toch is een vriendelijke eerste herinnering of telefonisch contact professioneler en behoudt de klantrelatie. Vaak heeft de klant een goede reden voor de late betaling en kunt u samen tot een oplossing komen. Stuur uw betalingsherinnering bij voorkeur per e-mail én bewaar een kopie. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe betaaldatum.
Verstuur een aanmaning
Blijft betaling uit na uw eerste herinnering? Dan verstuurt u een aanmaning, een formele brief waarin u de klant een laatste termijn geeft. Verstuur deze aangetekend voor bewijskracht. Een aanmaning is verplicht wanneer u een hogere schadevergoeding dan de wettelijke €40 wilt vorderen. Maak de factuur duidelijk herkenbaar door het volgende op te nemen:
- De gevolgen bij verdere wanbetaling.
- Het oorspronkelijke factuurnummer en -bedrag.
- De nieuwe uiterste betaaldatum (bijvoorbeeld 7 kalenderdagen).
- De verwijlintresten en extra kosten die u in rekening brengt.
Schakel een incassobureau in
Heeft uw aanmaning geen effect? Dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau neemt de volledige invordering van uw schulden over, zodat u zich kunt focussen op uw eigen werk. Veel bureaus werken met een ‘no cure no pay’-systeem, waarbij u alleen betaalt bij succes en de incassokosten worden doorgerekend aan de wanbetaler. Vaak volstaat één brief van een incassobureau om de klant alsnog tot betaling te bewegen. Via Bobex vergelijkt u eenvoudig incassobureaus en ontvangt u gratis en vrijblijvend offertes.
Start een gerechtelijke procedure via de deurwaarder
Voor onbetwiste facturen hoeft u niet naar de rechter. Via een advocaat schakelt u rechtstreeks een gerechtsdeurwaarder in die een betalingsbevel betekent. De schuldenaar krijgt vervolgens één maand om te betalen of de factuur te betwisten. Reageert hij niet, dan stelt de deurwaarder een proces-verbaal op met dezelfde kracht als een vonnis. Deze gerechtelijke procedure geldt alleen voor onbetwiste facturen waarbij de schadevergoeding beperkt is tot 10% van de hoofdsom.
Factuur niet betaald binnen 30 dagen: wat nu?
De wettelijke betaaltermijn voor facturen tussen ondernemingen is 30 dagen na ontvangst, tenzij u in uw overeenkomsten een andere termijn afspreekt. De maximaal toegelaten betalingstermijn is 60 dagen. Is de factuur niet betaald binnen 30 dagen en heeft u geen andere afspraken gemaakt? Dan is de betalingstermijn voorbij en mag u direct actie ondernemen.
Sinds februari 2022 is het verboden om de betaaltermijn pas te laten ingaan na verificatie van de factuur. Sommige bedrijven gebruikten deze tactiek om langdurig uitstel te verkrijgen, maar dit is niet langer toegestaan.
Ontvang 1 of meerdere offertes op maat
Welke verwijlintresten mag u aanrekenen bij een onbetaalde factuur?
Bij handelstransacties mag u verwijlintresten aanrekenen vanaf de dag na de vervaldatum. U hoeft hiervoor geen aanmaning te versturen. De intrestvoet wordt halfjaarlijks vastgesteld door de FOD Financiën en schommelt doorgaans tussen 8% en 12,5%. Daarnaast heeft u automatisch recht op een forfaitaire vergoeding van €40 voor invorderingskosten.
Actuele intrestvoeten in België
De intrestvoeten worden halfjaarlijks aangepast. Raadpleeg de website van FOD Financiën voor de meest recente percentages:
| Type intrest | Toepassing | Frequentie |
|---|---|---|
| Intrest handelstransacties | Ondernemingen onderling | Halfjaarlijks (FOD Financiën) |
| Wettelijke rentevoet | Consumenten / burgerlijk | Jaarlijks (FOD Financiën) |
Wettelijke rente in rekening brengen: rekenvoorbeeld
De berekening gebeurt op jaarbasis, pro rata het aantal dagen vertraging. Stel dat uw klant €5.000 moet betalen en de betaling is 30 dagen te laat.
Bij een intrestvoet van 10% berekent u de verwijlintresten als volgt: 10% × €5.000 × 30/365 = €41,10 verwijlintresten.
Daarbovenop komt de forfaitaire vergoeding van €40. Totaal te vorderen: €81,10 extra bovenop de hoofdsom. Raadpleeg steeds de actuele intrestvoet op FOD Financiën voor uw berekening.
Welke extra kosten mag u aanrekenen bij wanbetaling?
Bij wanbetaling mag u automatisch twee kostenposten aanrekenen, namelijk verwijlintresten én een forfaitaire schadevergoeding van €40. Deze rechten komen voort uit de Wet Betalingsachterstand bij Handelstransacties.
Wilt u hogere extra kosten vorderen? Dan moet u dit vooraf vastleggen in uw algemene voorwaarden én moet u eerst een aanmaning versturen. Let op: de rechter kan onredelijk hoge vergoedingen matigen.
Vergelijk incassobureaus in uw regio
Voorbeeld betalingsherinnering: wat moet erin staan?
Een goede betalingsherinnering is duidelijk, professioneel en bevat alle informatie die uw klant nodig heeft om alsnog te betalen. Zorg dat de herinnering de volgende elementen bevat:
- Uw bedrijfsgegevens en ondernemingsnummer.
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum.
- Het openstaande bedrag.
- De oorspronkelijke en nieuwe betaaldatum.
- Uw betaalgegevens (IBAN, gestructureerde mededeling).
- De verwijlintresten en extra kosten bij verdere wanbetaling.
- Uw contactgegevens voor telefonisch contact.
Zorg dat de herinnering duidelijk herkenbaar is en houd een professionele, zakelijke toon aan.
Wat als een klant de factuur niet volledig betaalt?
Soms betaalt een klant de factuur niet volledig maar slechts een deel. In dat geval heeft u verschillende opties. U kunt telefonisch contact opnemen om de redenen te achterhalen. Mogelijk heeft de klant een betalingsplan nodig vanwege zijn financiële situatie, of betwist hij een deel van de factuur.
Bij een gedeeltelijke betaling mag u verwijlintresten berekenen over het openstaande bedrag. De forfaitaire vergoeding van €40 blijft ook van toepassing zolang er een onbetaalde factuur openstaat. Leg afspraken over een betalingsregeling altijd schriftelijk vast.
Ontvang gratis offertes
Hoe voorkomt u onbetaalde facturen?
Voorkomen is beter dan invorderen. Met deze tips beperkt u het risico op wanbetalers:
- Leg betaaltermijnen en sancties vast in uw algemene voorwaarden.
- Vraag een voorschot bij grote opdrachten of bij een nieuwe klant.
- Check de kredietwaardigheid via de jaarrekening voordat u diensten levert.
- Factureer direct na levering en maak de factuur duidelijk.
- Automatiseer uw debiteurenbeheer zodat herinneringen zo snel mogelijk verstuurd worden.
- Neem bij twijfel eerst telefonisch contact op voordat u levert.
Ontdek het voordeel van incassobureaus
Met een incassobureau bespaart u tijd en krijgt u uw geld sneller terug. Een incassobureau heeft ervaring met het innen van schulden en weet hoe ze klanten tot betaling bewegen. Dankzij het ‘no cure no pay’-systeem loopt u weinig tot geen financieel risico.
Heeft u te maken met een hardnekkige wanbetaler? Laat een incassobureau de invordering overnemen. Via Bobex vergelijkt u eenvoudig incassobureaus in uw regio en ontvangt u gratis en vrijblijvend offertes.