Inhoud
Wanneer schakelt u een incassobureau in?
U schakelt een incassobureau in zodra een factuur 30 tot 90 dagen onbetaald blijft na uw eigen herinneringen. Hoe sneller u handelt, hoe groter de kans op succesvolle inning. Wanbetalers die maandenlang de tijd krijgen, worden steeds moeilijker te bereiken.
Overweeg een incassobureau in te schakelen wanneer:
- U minimaal twee herinneringen heeft verstuurd zonder resultaat.
- De betalingstermijn ruimschoots is overschreden (meer dan 30 dagen).
- Uw debiteur niet meer reageert op e-mails of telefoon.
- U zelf onvoldoende tijd of middelen heeft voor debiteurenbeheer.
Ontvang gratis offertes
Hoe schakelt u een incassobureau in? Stappenplan
U schakelt een incassobureau in door uw dossier over te dragen. Het bureau neemt vervolgens het volledige invorderingsproces van u over, van de eerste aangetekende brief tot eventuele gerechtelijke stappen.
- Verzamel uw documentatie. Zorg dat u de originele factuur, verstuurde herinneringen, algemene voorwaarden en alle communicatie met de klant bij de hand heeft.
- Kies een erkend incassobureau. Controleer of het bureau is ingeschreven bij de FOD Economie. Alleen erkende bureaus mogen minnelijke invordering uitvoeren in België.
- Draag het dossier over. De meeste incassobureaus bieden een online portaal waar u uw vordering snel en eenvoudig kunt indienen.
- Het bureau start de minnelijke incasso. Uw debiteur ontvangt een aangetekende brief met een laatste kans om te betalen. Bij bedrijven is de wachttijd 7 dagen, bij particulieren 14 dagen.
- Opvolging en escalatie. Het incassobureau belt de debiteur, onderhandelt over een betaalplan en zet door tot betaling volgt. Weigert de klant elke medewerking? Dan beslist u of u overgaat tot gerechtelijke incasso via een deurwaarder.
Verwacht binnen drie weken duidelijkheid: een volledige betaling, de start van een afbetaalplan of een advies over verdere stappen. U hoeft zich van niets meer aan te trekken: het incassobureau handelt de volledige dossiercommunicatie voor u af.
Incassobureau inschakelen voor zakelijke klanten (B2B)
Bij zakelijke debiteuren mag u direct een incassobureau inschakelen zodra de betalingstermijn is verstreken. In tegenstelling tot consumenten is een kosteloze aanmaning niet wettelijk verplicht, al blijft het aangeraden om eerst zelf contact op te nemen.
Na een aangetekende brief heeft de zakelijke klant 7 dagen de tijd om te betalen. U mag incassokosten en intresten doorrekenen aan de debiteur, mits dit is opgenomen in uw contract of algemene voorwaarden. De wettelijke interestvoet voor handelstransacties wordt halfjaarlijks vastgelegd door de FOD Financiën.
Vergelijk incassobureaus
Incassobureau inschakelen voor particulieren (B2C)
Bij particuliere debiteuren bent u wettelijk verplicht eerst een schriftelijke ingebrekestelling te sturen. De consument krijgt vervolgens 14 dagen om te betalen voordat verdere invorderingsmaatregelen mogen volgen.
Een geldige ingebrekestelling bevat:
- Het openstaande bedrag.
- De duidelijke vermelding dat het om een ingebrekestelling gaat.
- Een redelijke betalingstermijn (minimaal 14 dagen).
- De aankondiging dat bij uitblijven van betaling verdere maatregelen volgen.
De eerste betalingsherinnering moet kosteloos zijn. Aan een tweede herinnering mogen maximaal 7,50 euro plus verzendkosten worden aangerekend.
Incassobureau inschakelen voor achterstallige huur
Bij achterstallige huur kunt u eveneens een incassobureau inschakelen. Huurincasso vraagt wel extra documentatie: naast de openstaande huur heeft u het huurcontract en een overzicht van de betalingshistoriek nodig. Stuur eerst een ingebrekestelling naar de huurder voordat u het dossier overdraagt.
Let op: een uitzetting van de huurder vereist altijd tussenkomst van de rechter en kan niet via een incassobureau worden afgedwongen.
Erkend incassobureau nodig? Vraag gratis offertes aan
Laat uw openstaande vorderingen snel en professioneel innen door een erkend Belgisch incassobureau. Via Bobex ontvangt u gratis en volledig vrijblijvend offertes op maat. Zo kunt u tarieven, werkwijze en specialisaties eenvoudig vergelijken voordat u een keuze maakt.
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen over het inschakelen van een incassobureau in België.