Incassobureau België: Zomaar inschakelen? Werking + Voordelen

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau helpt ondernemers met klanten die niet tijdig betalen bij het innen van onbetaalde of niet tijdig betaalde facturen. Een incassobureau probeert een minnelijke invordering van de schulden te verwezenlijken, met oog op het vermijden van gerechtelijke stappen (en alle bijhorende kosten).

Wanneer u incasso kunt inschakelen

U kunt een incassobureau inschakelen voor het volledige debiteurenbeheer van uw onderneming. Onder het debiteurenbeheer valt onder meer de incasso: het innen van openstaande schulden en het ingrijpen bij betaalachterstanden.

Het debiteurenbeheer in brede zin omvat alle stappen die u kunt ondernemen om te verzekeren dat uw klanten uw facturen tijdig betalen. Zo checkt het incassobureau bijvoorbeeld, nog voor u een samenwerking aangaat, de solvabiliteit en rentabiliteit van een onderneming waaraan u gaat factureren. 

Kunt u zomaar een incassobureau inschakelen?

Het is mogelijk om bij elke openstaande schuld een incassobureau in te schakelen. Daarbij houdt u best rekening met 2 zaken:

1. Het is aangeraden om eerst zelf contact op te nemen met uw klant. Vaak zijn betaalde facturen vergeten facturen. Een eerste contact kan al een oplossing bieden, en houdt de klantenrelatie intact.
2. Geeft de klant geen gehoor? Dan kunt u een incassobureau inschakelen. Breng uw klant daarvan eerst op de hoogte via mail of per aangetekende brief. Daarna heeft de klant 7 dagen de tijd om te betalen – na die periode wordt het incassobureau ingeschakeld.

Hoe het werkt

Een incassobureau zet bemiddeling in om een openstaande schuld te vereffenen. Het incassobureau probeert de debiteur te doen inzien dat een minnelijke schikking voor beide partijen de beste oplossing is. Het bureau gaat in principe steeds op zoek naar een aanpak die zowel de debiteur als de crediteur ten goede komt.

Meestal verloopt dat volgens deze stappen:

1. Contact. U contacteert het incassobureau en omschrijft de situatie: de grootte van de schuld, de betalingsvoorwaarden die u hanteert, en hoe de schuld gemaakt werd.
2. Minnelijke incasso per brief. Het incassobureau neemt contact op met de debiteur. Meestal gebeurt dat in eerste instantie per brief: een herinnering aan de klant om het bedrag binnen een bepaalde termijn te betalen.
3. Minnelijke incasso per telefoon of plaatsbezoek. Reageert de klant niet of wordt de schuld niet vereffend? Dan kan het bureau de debiteur opbellen, of in uitzonderlijke gevallen langsgaan bij de klant. Hier wordt de schuld vaak hoger, omdat de kosten voor het incassobureau vaak doorgerekend worden aan de debiteur.
4. Betaling. Idealiter gaat de klant nu over tot betaling. Het incassobureau gaat in principe door tot de schuld volledig vereffend is.

Wat gebeurt er als uw klant het incassobureau niet betaalt?

Als de debiteur de betaling weigert of niet mee wil werken aan een constructieve oplossing, gaat u over tot een juridische of gerechtelijke incasso. Het incassobureau kan u daarin bijstaan, maar een juridisch incasso is een taak voor een deurwaarder. Sommige incassobureaus hebben daarvoor één of meerdere eigen deurwaarders in dienst. 

Een deurwaarder kan verder gaan dan een incassobureau. Deurwaarders mogen bijvoorbeeld onaangekondigd langsgaan bij de klant, en mogen beslag laten leggen op bezittingen (ter waarde van de niet-vereffende schuld).

Het incassobureau kan ook een rechter bij het proces betrekken. De debiteur ontvangt dan een brief met de melding dat het niet vereffenen van de schuld tot een rechtszaak zal leiden.

Uw voordeel

Een incassobureau inschakelen, heeft enkele voordelen:

• U besteedt een energie- en tijdrovende taak uit aan een expert.
• Een goed incassobureau doet er alles aan om uw relatie met de klant te beschermen.
• Het inschakelen van een incassobureau vergroot de kans op het vereffenen van de schuld.
• Een incassobureau inschakelen is in veel situaties de beste manier om gerechtelijke procedures (het starten van een rechtszaak of het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder) te vermijden. 
• Komt er toch een rechtszaak of moet u toch een gerechtsdeurwaarder inschakelen? Dan zorgt het incassobureau voor advies en begeleiding. Veel incassobureaus hebben eigen gerechtsdeurwaarders in dienst.

Wetgeving incassobureaus (ook voor zij die willen starten)

Een incassobureau moet zich aan verschillende regels houden:

• Een incassobureau moet zich inschrijven bij de FOD Economie. Voor die inschrijving moet het incassobureau een uittreksel uit het strafregister voorleggen, een derdenrekening openen, en een attest van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voorleggen.
• Bij het invorderen van schulden bij consumenten moet het incassobureau de bepalingen uit boek XIX van het Wetboek van economisch recht naleven.
• Ook de incassowet van 20.12.2012 (de wet betreffende de minnelijke invordering van schulden) is van toepassing.
• Er zijn een aantal verboden praktijken van kracht rond de minnelijke invordering van schulden. Zo mag het incassobureau bijvoorbeeld geen juridisch onjuiste bedreigingen uiten, en moet het bureau de gevolgen van wanbetaling correct omschrijven.
• Er gelden regels rond het versturen van een brief van ingebrekestelling en voor eventuele huisbezoeken aan wanbetalers.

Worden er, bijvoorbeeld bij een economische inspectie, inbreuken vastgesteld? Dan kan de inschrijving van het incassobureau geschrapt worden.

Kosten: Hoeveel betaalt u een incassobureau in België?

Een Belgisch incassobureau kan verschillende tarieven hanteren:

• Een uurtarief
• Een voordelig raamcontract of abonnement (vaak bij het uitbesteden van het volledige debiteurenbeheer)
• Een percentage van het geïnde bedrag – vaak 10 à 20 procent van de schuld

Vaak komt daarbij nog een dossierkost voor het beheren van het schulddossier.

Opgelet: Er wordt vaak beweerd dat de volledige kost voor het dossier wordt aangerekend aan de debiteur. In de praktijk is dat zelden het geval. Als u kosten wil aanrekenen aan de klant bij wanbetaling, moet u die extra kosten op voorhand opnemen in het contract. Heeft u dat niet gedaan? Dan kunt u enkel wettelijk bepaalde intresten (schuldbeding) aanrekenen.

No cure, no fee

Kan het incassobureau er niet voor zorgen dat de debiteur de schuld vereffent? Dan betaalt u, als het incassobureau het ‘no cure, no fee’-principe hanteert, helemaal niets. 

Schadebeding, intrest en schadevergoeding

Een incassobureau mag in principe geen kosten of intresten aanrekenen aan de debiteur. Het bureau mag wel een schadebeding aanrekenen aan de wanbetaler: een soort schadevergoeding of intrest. 

De schadevergoeding of intrest moet opgenomen zijn in het contract dat u met de schuldenaar hebt afgesloten.

Is dat niet het geval? Dan moet u zich aan een wettelijk bepaalde maximumintrest houden. Dat wordt berekend aan de hand van het bedrag op de oorspronkelijke factuur.

Zo kiest u het juiste incassobureau

Enkele tips bij het kiezen van een incassobureau:

• Check de erkenning. Verzeker dat u beroep doet op de diensten van een erkend incassobureau. In de Kruispuntbank van Ondernemingen kunt u het btw-nummer van het bureau opzoeken. Daar ziet u of het bedrijf werkelijk de toelating heeft voor de ‘Minnelijke invordering van schulden van de consument’.
• Bepaal de noden van uw onderneming. Heeft u nood aan een eenmalige incasso, of wil u een incassobureau inschakelen voor het volledige debiteurenbeheer van uw onderneming? Kies het incassobureau dat het beste past bij de noden van uw bedrijf.
• Ga specialisaties na. Veel incassobureaus spitsen zich toe op incasso en debiteurenbeheer binnen een bepaalde sector. Het kan interessant zijn om samen te werken met een bureau dat uw branche door en door kent.
• Vergelijk offertes op maat. Snel en volledig vrijblijvend het aanbod en de tarieven van erkende incassobureaus vergelijken? Vraag gratis vrijblijvende offertes en advies op via het formulier onderaan deze pagina.

Incassobureau inschakelen? Vind erkende bureaus in uw regio en ontvang offertes op maat

Bent u op zoek naar een erkend incassobureau voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer of het (eenmalig) innen van een openstaande schuld? Vul onderstaand formulier in. U ontvangt gratis vrijblijvende offertes op maat van erkende incassobureaus in uw regio.