Het kan wel al eens gebeuren dat een factuur niet betaald wordt. Uiteraard kan je niet blijven wachten tot de klant het geld terugbetaald. Een zaak moet vooruit kunnen en dat kan moeilijk zonder een goede cashflow. Meer zelfs steeds meer bedrijven in België gaan kopje onder door de toenemende druk van wanbetalers. Vermijd dus een faillissement en reken op de steun van een incassobureau.
U bent overweldigd door een aantal openstaande facturen en weet niet meteen hoe dit op te lossen? Heeft u al eens nagedacht over het inschakelen van een incassobureau? Volg alvast onze gids!
Een incassobureau is een gespecialiseerde derde partij die door een schuldeiser wordt verzocht een verschuldigd bedrag terug te vorderen bij wanbetaling. Met andere woorden, het bedrijf is verantwoordelijk voor het terugvorderen van onbetaalde facturen bij uw klanten, na de vervaldatum. De klanten die bij het proces betrokken zijn, kunnen zowel particulieren zijn als bedrijven. Deze debiteuren zijn waarschijnlijk te goeder trouw maar kunnen in ieder geval niet binnen de afgesproken termijn betalen.
Het incassobureau handelt in het kader van een invorderingsprocedure en maakt een contract met op de schuldeiser. Om de bedragen in te vorderen, kan het bedrijf vervolgens minnelijke of gerechtelijke procedures opstarten.
In België moet een incassobureau voldoen aan verschillende verplichtingen. Het moet de stappen van de wettelijk voorgeschreven procedure volgen, goedgekeurd zijn door de Federale Overheidsdienst Economie en een goede reputatie hebben op administratief gebied. Na het verstrekken van een bewijs van goed zedelijk gedrag én een attest van leven, komt het incassobureau in de lijst te staan waarin alle incassobureaus zijn opgenomen. Ze moet ook een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten en een rekening openen die enkel en alleen is gereserveerd voor incasso.
Er zijn maar weinig bedrijven die een eigen fulltime incassoservice hebben. In de beste gevallen wordt het beheer van debiteuren vaak met meer of minder efficiëntie overgedragen aan de boekhoudafdeling. Het gebruik van een incassobureau kan echter veel voordelen opleveren.
Tijd en geld zijn de twee belangrijkste voordelen bij het uitbesteden van onbetaalde facturen aan een incassobureau. Als het bedrijf het geschil beslecht zonder tussenkomst van een rechter, krijgt u uw geld sneller terug. Op die manier behoedt u zichzelf zowel voor onoverkomelijke cashflowproblemen als voor aanslepende en dure procedures. U bespaart ook tijd, zoals herinneringen die moeten verstuurd worden en juridisch onderzoek, dat nauwlettend opgevolgd moet worden. Zo kan uw bedrijf zich concentreren op haar kernactiviteiten.
Wat u van een incassobureau mag verwachten is professionaliteit. Zij zal u inlichten over de gemaakte juridische stappen en één aanspreekpunt ter beschikking stellen om uw dossier op te volgen.
Bovendien is het incassobureau onderworpen aan de ethische code die is opgelegd door de Belgische Vereniging van Incassobureaus (ABR). Deze vereist verantwoording, transparantie en respect voor de regels van de aangesloten leden. Het is bevoegd om sancties op te leggen in geval van ongewenste afwijkingen bij het verloop van de procedures.
Bovendien brengt het incassobureau niet het gevoel over van een rechtsstelsel zoals de deurwaarder en de advocaat. Hierdoor kunt u de relatie met uw cliënt behouden zonder al te veel spanningen.
Om goed een incassobedrijf te kiezen, moet u rekening houden met verschillende factoren. U kunt verschillende incassobureaus aanschrijven en vragen om een offerte. Deze offertes moeten gratis en vrijblijvend zijn en dit kan reeds uw eerste keuzecriterium zijn. Vraag nu uw offertes aan.
Eén van de belangrijkste parameters waarmee u rekening moet houden zijn de incassokosten, omdat dit een aanzienlijke impact kan hebben op uw bedrijfsbudget.
Als schuldeiser bent u verantwoordelijk voor de kosten en commissies in het kader van de minnelijke invordering. U betaalt deze natuurlijk alleen als het bedrijf erin slaagt de schuld terug te vorderen, maar controleer vooraf of het bedrijf u niet om illegale bijkomende kosten vraagt. De kosten van de procedure zijn onderverdeeld in vaste kosten en een percentage op het bedrag van de vordering. Dit laatste kan variëren van 5% tot 50%, dus let goed op en onderhandel indien mogelijk, want hoe groter de claims, hoe lager het percentage. Een incassobureau dat op procent werkt, zal doorgaans ook harder zijn best doen om uw geld terug te vorderen.
Uw incassobureau moet eenvoudig te bereiken zijn, hetzij per e-mail, telefonisch of per fax. Controleer bijvoorbeeld hoe snel men reageert op uw verzoek om een offerte. Als men uw verzoek negeert of er lang over doet om u te antwoorden, kunt u ervan uitgaan dat u ook lang zult moeten wachten als u zaken met hen doet.
Controleer ook of de contactpersoon uw enige aanspreekpunt wordt voor de duur van de samenwerking. Kies een bureau dat u kan bijstaan of vertegenwoordigen bij een eventuele rechtszaak als de procedure voor onderling overleg zou mislukken. Kies een internationaal bureau als u in meerdere landen gevestigd bent. U heeft dan meer kans op expertise in internationaal ondernemingsrecht.
Incassobureaus moeten u de volgende diensten aanbieden:
Maak zelf een balans op van de diensten die u nodig heeft door de juiste vragen te stellen bij het innen van onbetaalde rekeningen.
Neem concreet de tijd om uw facturen te classificeren op basis van hun bedrag en de duur van overschrijding van hun vervaldatum. Hiermee kunt u berekenen hoeveel winst u zal maken.
De geleverde diensten zijn echter afhankelijk van het contract tussen de twee partijen en niet alle agentschappen werken op dezelfde manier. Lees u dus in over de middelen en diensten van incassobureaus die van belang zijn voor uw situatie. Dit zijn vragen die u zichzelf moet stellen vooraleer u contact opneemt met een incassobureau.
Gerechtelijk of omstreden herstel is ook een gedwongen herstel bij de beslissing van een rechtbank. Om de invordering in gang te zetten moet, de gerechtsdeurwaarder of de advocaat die verantwoordelijk is voor de invordering van de aan u verschuldigde bedragen, een uitvoerbare titel verkrijgen. In dat geval dient u zelf de incassokosten te betalen.
In België heeft u de keuze uit vele incassobureaus. Enkel door ze te vergelijken, kunt u degenen vinden waarop u kunt vertrouwen en weet u ook wiens valkuilen u moet vermijden.
