Inhoud
Wat is een tijdsregistratiesysteem?
Een tijdsregistratiesysteem (zoals een prikklok of badgelezer) stelt uw personeel in staat om zelf hun gewerkte uren te registreren. Elke werknemer klokt in bij aankomst, en klokt uit bij vertrek. Uw personeel kan de gepresteerde uren aangeven met een prikklok, badgelezer, software of ander systeem.
Beheer van werktijden en registratie werkuur
Een tijdsregistratiesysteem vergemakkelijkt het registreren van aankomst-, vertrek- en werktijden, pauzes en afwezigheden. U krijgt een objectief beeld van alle gepresteerde uren en van de aanvangs- en eindtijden van elke werknemer.
Personeelsplanning en loonberekening
Tijdsregistratiesystemen vereenvoudigen heel wat administratieve taken. Via automatische tijdsregistratie krijgt u een correct overzicht van de gepresteerde uren. Dat zorgt voor een correctere loonberekening, en verhoogt de efficiëntie van de personeelsplanning.
Gegevens delen met boekhouder, accountant en/of sociaal secretariaat via software
De software achter de prikklok of badgelezer houdt de gegevens efficiënt en correct bij. Die gegevens kunt u snel een eenvoudig delen met de relevante partijen. Denk aan uw sociaal secretariaat, boekhouder, accountant, of managers en toezichthoudend personeel.
Ontvang gratis offertes voor tijdsregistratiesystemen
Voordelen (voor zowel werkgever als werknemer)
Tijdsregistratie zorgt voor transparantie, duidelijkheid en efficiëntie voor zowel de werkgever als de werknemer.
- Betrouwbare registratie. Geautomatiseerde, onpartijdige tijdsregistratie maakt korte metten met menselijke fouten in systemen waar werktijden handmatig op papier worden bijgehouden.
- Correcte loonadministratie. Objectieve gegevens en automatische rapportering vormen een waardevolle basis voor een efficiënte en foutloze loonberekening.
- Inzicht en efficiëntie. Het tijdsregistratiesysteem geeft u scherpe inzichten in werktijden en personeelsbenutting, vereenvoudigt personeelsplanning en zorgt voor het nodige overzicht in ondernemingen met flexibele roosters en glijdende werktijden.
- Bescherming werknemer. Tijdsregistratiesystemen beschermen werknemers tegen overwerk en zorgen voor duidelijk afgebakende werkuren, extra zekerheid en een correcte loonberekening.
- Transparantie en rechtszekerheid. Het systeem zorgt voor een objectieve registratie van werktijden en overuren. Daarmee voorkomt u discussies, en kunt u zich steeds beroepen op objectieve gegevens bij (juridische) conflicten en betwistingen.
Met een tijdsregistratiesysteem automatiseert u een deel van uw administratie. De gegevens zorgen voor een meer efficiënte loon- en personeelsadministratie, en geven werknemers en werkgevers een objectieve basis bij (juridische) geschillen.
Binnenkort verplicht in België?
Al in 2019 maakte het Europees Hof van Justitie bekend dat de Europese lidstaten werkgevers moeten verplichten om de arbeidstijd van werknemers op een objectieve, betrouwbare en toegankelijke manier moeten meten.
Een tijdsregistratiesysteem moet bijhouden hoeveel uren een werknemer werkt, en of de maximale werk- en rusttijden gerespecteerd worden. In België bleef een beslissing lang uit, tot eerder dit jaar.
Wetgeving in 2025
Er is in België momenteel nog geen algemene verplichting voor tijdsregistratie. Bedrijven kiezen doorgaans zelf of ze wel of niet met een systeem voor tijdsregistratie werken. In bepaalde sectoren en gevallen is het wél verplicht om werkuren te registreren:
- Glijdende uurroosters en werktijden. In ondernemingen met glijdende werkuren is het verplicht om de werkuren te registreren.
- Deeltijds met variabel uurrooster. Voor deeltijdse werknemers moet u elke afwijking van het normale uurrooster registreren.
- Sectoren. In verschillende gereguleerde sectoren met afwijkende werkvormen en -tijden is tijdsregistratie vaak de norm. Denk aan transport, schoonmaak en bouw.
Veranderingen in 2027 voor publieke en private sector
Vanaf 1 januari 2027 zal, naar verwachting, tijdsregistratie verplicht worden voor werkgevers in de publieke en private sector. Werkgevers moeten vanaf dan verplicht gebruik maken van een objectief, betrouwbaar en flexibel tijdsregistratiesysteem. U heeft zelf (onder voorwaarden) de keuze tussen verschillende systemen, zoals prik- of tikklokken, badgelezers en apps.
Systeem voorzien voor eind 1ste kwartaal 2026 (31 maart)
Heeft u nog geen tijdsregistratiesysteem? Zorg er dan voor dat u, voor het einde van het 1ste kwartaal van 2026, over een operatief systeem beschikt.
Opties en prijzen vergelijken? Dat doet u snel, eenvoudig, gratis en geheel vrijblijvend via het offerteformulier onderaan deze pagina.
Oplossingen voor tijdsregistratie + welke kiest u?
Discussies over overuren voorkomen, meer controle bij flexibiliteit in de uurroosters, en een efficiëntere en correctere loon- en personeelsadministratie: het stroomlijnen van de registratie van arbeidstijd brengt handige voordelen met zich mee. Maar wat is nu het verschil tussen een prikklok en een badgelezer? En welke vorm van tijdsregistratie is het meest geschikt voor uw onderneming?
We bespreken de werking, mogelijkheden en toepassingen van de klassieke prikklok, badgesystemen, en mobiele of online oplossingen.
1. Prikklok of tikklok
Een elektronische tik- of prikklok is allicht de eenvoudigste optie voor tijdsregistratie. De prikklok is gekoppeld aan tijdsregistratiesoftware. Meer geavanceerde toestellen zijn vaak ook gekoppeld aan software voor personeels- en loonadministratie.
Elke werknemer heeft een eigen identificatiemiddel. Zo houdt u bij welke werknemer wanneer begint, pauze neemt of vertrekt. Meestal gaat het om een pincode of personeelsnummer.
Een prik- of tikklok is de ideale oplossing voor ondernemingen waar werknemers op een vaste plek tewerkgesteld zijn.
2. Badgelezer of badgesysteem voor tijdsregistratie
Een digitale badgelezer of badgesysteem is een meer moderne variant van de prikklok. Werknemers klokken in met gebruik van een unieke, persoonlijke badge, gekoppeld aan hun personeelsgegevens. Het kan gaan om een tag of sleutelhanger, magnetische kaart of RFID-badge.
Het systeem is gekoppeld aan een registratiesysteem en, bijvoorbeeld, software voor loonberekening, aanwezigheidsmonitoring en personeelsplanning.
Een badgesysteem kan extra mogelijkheden bieden. Zo kan de badge gekoppeld zijn aan een systeem voor toegangscontrole, waardoor enkel geautoriseerde werknemers toegang krijgen tot gevoelige ruimtes. Met foto-identificatie voorkomt u misbruik van het systeem.
De badgelezer is geschikt voor ondernemingen waar werknemers tewerkgesteld zijn op vaste locaties. Het systeem biedt uitbreidingsmogelijkheden en is wat geavanceerder dan de klassieke prikklok.
Ontvang gratis en vrijblijvende offertes op maat
Biometrische systemen
Meer geavanceerde systemen registreren gepresteerde uren (en kunnen toegangscontrole faciliteren) via biometrie. Denk aan een scan van de iris of een vingerafdruk. Let met dit soort oplossingen op de privacy- en GDPR-wetgeving.
3. Mobiele of online oplossing of tool voor tijdregistratie personeel (apps en software)
Een mobiele prikklok of badgelezer is een goed alternatief voor ondernemingen waar personeel vaak vanop afstand werkt. Werknemers klokken in via bijvoorbeeld een app of portaal.
Mobiele badgelezers en prikklokken zijn ideaal voor ondernemingen met thuiswerkers en werknemers die op verplaatsing werken (zoals consultants, techniekers, poetspersoneel en dergelijke meer).
U kunt uw mobiele systeem perfect koppelen aan een badgelezer of prikklok op de werkvloer. Ook hier is gedetailleerde rapportering en koppeling aan payroll- en planningssoftware perfect mogelijk.
GPS en geolocatie
Systemen met geolocatie en GPS maken het eenvoudiger om de locatie én prestaties van werknemers vanop afstand te monitoren.
U krijgt zicht op wanneer werknemers prestaties leveren, en waar ze dat precies doen. Handig voor ondernemingen waar personeel actief moet zijn op verschillende locaties.
Let met GPS- en geolocatiesystemen wel op de GDPR-wetgeving.
Hoeveel kosten de verschillende systemen voor tijdsregistratie? Prijs badgesysteem, prikklok en alternatieven
Hoeveel kost een systeem voor tijdsregistratie? We overlopen de prijs en terugkerende kosten voor het kopen en installeren van een elektronische prikklok, badgesysteem, mobiele/online en hybride systemen. We overlopen ook de prijzen voor tijdsregistratiesystemen met GPS of geolocatie, en systemen met biometrie.
Prikklok, badgesysteem of andere oplossing kopen? Deze tabel geeft je een indicatie met prijzen voor 2025-2026:
| Soort systeem voor tijdsregistratie | Toepassing | Richtprijs tijdsregistratie (exclusief btw) | Extra kosten (exclusief btw en onderhouds- + softwarekosten) |
|---|---|---|---|
| Elektronische prikklok | Tewerkstelling op vaste locatie(s) | € 150 – 800 per terminal | Niet van toepassing |
| Badgelezer/badgesysteem | Tewerkstelling op vaste locatie(s) met nood aan extra opties (toegangscontrole, identificatie, biometrie…) | € 400 – 900 per terminal | € 2 – 3 per badge |
| Biometrische tijdsregistratie | Tewerkstelling op vaste locatie met nood aan extra beveiliging | € 200 – 1.000 per terminal | Installatie- en opstartkosten |
| Mobiele en online systemen | Thuiswerk, telewerk en personeel op verplaatsing | € 3 – 15 per maand, per gebruiker | Mogelijke opstartkost |
| Tijdsregistratiesysteem met geolocatie of GPS | Personeel op verplaatsing (mobiele werknemers/ploegen in transport, bouw, techniek…) | € 8 – 25 per maand, per gebruiker | Eventuele hardware (trackers, werfpalen, terminal…) |
| Hybride systemen | Mix van personeel op vaste locatie, op verplaatsing en thuiswerk | € 400 – 900 per terminal | € 5 – 25 per maand, per gebruiker |
Het gebruik van een tijdsregistratiesysteem kan gepaard gaan met software- en onderhoudskosten. Hoe geavanceerder de oplossing, hoe groter de nood aan sporadische controles, updates of bijstand.
Prijsbepalende factoren
De prijs voor een tijdsregistratiesysteem is afhankelijk van verschillende factoren. Hoe geavanceerder en complexer het systeem, hoe hoger de kosten – zoveel spreekt voor zich.
De prijs voor een prikklok of badgesysteem is voorts afhankelijk van hoeveel personeel u in dienst heeft. Een uitgebreider tijdsregistratiesysteem is doorgaans wat prijziger. Werkt u met een (gedeeltelijk) online of mobiel systeem? Dan lopen de maandelijkse kosten snel op.
Hybride maatwerk systemen, en in het bijzonder hybride systemen met GPS, geolocatie en/of biometrie, zijn de duurste optie.
De prijs voor een prikklok, badgelezer of ander tijdsregistratiesysteem verschilt in België ook sterk van aanbieder tot aanbieder. Vergelijk offertes op maat via het formulier onderaan deze pagina.
Belangrijke aandachtspunten
Een systeem voor tijdsregistratie vergt wat voorbereiding. Een doordachte implementatie is daarom aangeraden. Kiest u voor een systeem met biometrie, geolocatie en/of GPS? Let dan goed op de privacy- en GDPR-wetgeving.
Tijdsregistratiesysteem implementeren
Enkele zaken om bij stil te staan als u een tijdsregistratiesysteem in gebruik neemt:
Arbeidsreglement en personeelsbeleid
Vaak is het verplicht om afspraken rond het gebruik van een tijdsregistratiesysteem op te nemen in het arbeidsreglement en personeelsbeleid. Maak onder meer duidelijk hoe het systeem werkt, wanneer werknemers in- en uitklokken, hoe de gegevens bewaard worden en wat de bewaartermijn is. Geef ook aan waar werknemers de terminals, het portaal en/of de applicatie terugvinden, en hoe ze (indien van toepassing) zelf toegang krijgen tot de gegevens.
Communicatie naar werknemers
Een tijdsregistratiesysteem wordt niet altijd even enthousiast onthaald. Duidelijke communicatie en heldere afspraken rond implementatie en gebruik zijn een absolute must. Betrek uw personeel waar mogelijk met de invoering, en ga transparant te werk.
Maak ook de voordelen voor de werknemers duidelijk. Het systeem dient ook om hén te beschermen, en kan de efficiëntie in uw organisatie verhogen.
Schakel uw sociaal secretariaat voor een vlotte implementatie
Uw sociaal secretariaat kan u bijstaan bij de implementatie van een systeem voor tijdsregistratie. Het secretariaat informeert u voorts over uw plichten als werkgever, en hoe u het systeem op een conforme manier in gebruik neemt.
Let op privacywetgeving en GDPR
Implementeert u een systeem dat gevoelige personeelsgegevens verzamelt, zoals een vingerafdruklezer of irisscanner? Ga dan voorzichtig te werk. Er gelden strenge regels rond het gebruiken, bewaren en beveiligen van zulke gegevens.
Ook systemen met geolocatie en GPS-registratie kunt u niet zomaar in gebruik nemen.
Het gebruik van GPS-, geolocatie- en biometrische systemen moet proportioneel en functioneel noodzakelijk zijn. Daarnaast moet u de privacy- en GDPR-wetgeving naleven. Foutief of onrechtmatig gebruik van de systemen kan leiden tot boetes en andere sancties.
Extra aandachtspunten bij biometrische tijdsregistratie
Voor biometrische systemen houdt u ook rekening met:
- Alternatieven. Zijn er minder ingrijpende alternatieven die de noden van uw onderneming vervullen? Dan is het gebruik van tijdsregistratie via biometrie in de regel niet toegestaan.
- Wettelijke grondslag. Er moet een duidelijke wettelijke grondslag zijn rond het gebruik van de gegevens.
- Transparantie. Wees transparant over het gebruik van de systemen en het verwerken, bewaren en beveiligen van de gegevens.
- Data Protection Impact Assessment (DPIA). Voer een verplichte DPIA uit voor u gevoelige persoonsgegevens gebruikt als het gebruik van biometrische systemen een (hoog) risico vormt voor de rechten en vrijheden van uw werknemers.
Veelgestelde vragen over tijdsregistratie
Kunt u de werktijden ook manueel op papier bijhouden?
Wat is het verschil tussen tijdregistratie en tijdsregistratie?
Moet u werknemers toegang geven tot hun tijdsregistratiegegevens?
Moeten ook management- en kaderleden hun werktijden registreren?
Prikklok, badgelezer of andere oplossing gezocht? Vergelijk offertes en vind het systeem dat bij u past
Heeft u vragen over de invoering van tijdsregistratie in uw onderneming? Bent u benieuwd naar de prijzen voor een systeem op maat? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden tot het gebruik van biometrische, GPS- of geolocatiesystemen? Vul dan onderstaand offerteformulier in en deel uw aanvraag met erkende aanbieders. U ontvangt gratis en volledig vrijblijvende prijsvoorstellen en advies op maat.