Inhoud
Wat is een telefooncentrale en hoe werkt het?
Een telefooncentrale kunt u het best vergelijken met een digitale receptionist. Wanneer iemand uw onderneming opbelt, stuurt de centrale het gesprek door naar de juiste afdeling.
Vroeger verliep dat via een PBX-installatie. De telefooncentrale nam dan de vorm aan van een fysieke doos. Die was met kabels verbonden met de verschillende telefoontoestellen in het bedrijf. Ondertussen zijn internet-gestuurde eerder de norm en winnen cloud-based oplossingen sterk aan populariteit.
Een telefooncentrale biedt heel wat meer opties dan een gewone telefoon. Bellen via zo’n centrale is efficiënter en aanzienlijk voordeliger voor bedrijven die veel oproepen verwerken.
Soorten telefooncentrales (analoog, on-premise, cloud)
Van analoge tot cloud-based telefooncentrales: we overlopen de 3 belangrijkste systemen.
Klassieke on-premise PBX (analoge ISDN-lijnen)
Vroeger werd er gebruik gemaakt van analoge ISDN-lijnen (Integrated Services Digital Network). Zulke systemen waren vooral in de jaren ’90 populair, maar zijn volledig uitgefaseerd. In de praktijk worden er, in België, geen nieuwe ISDN-systemen meer verkocht of geïnstalleerd.
IP-PBX: moderne on-premise PBX (met SIP-trunk en VoIP)
Klassieke PBX systemen werden ingeruild voor IP-PBX systemen, die op het interne netwerk binnen uw bedrijf draaien. De hardware bewaart en beheert u nog steeds intern. De telefooncentrale werkt nu niet meer via telefoonkabels, maar via het computernetwerk.
IP-PBX systemen werken met een SIP-trunk: een digitale telefoonlijn die bellen via het internet mogelijk maakt. De SIP-trunk neemt daarmee de rol over van de oude ISDN-lijn. Zie de SIP-trunk als de schakel tussen uw bedrijf en de operator.
Een on-premise systeem gebruikt naast een SIP-trunk altijd een VoIP (Voice over IP, een manier van bellen via het internet), vaak aangevuld met fysieke telefoontoestellen.
Vind de juiste telefooncentrale voor uw onderneming
Cloud-based of hosted PBX (met VoIP)
Tegenwoordig zijn cloud-based oplossingen zo goed als de norm. Een cloud-based systeem draait ook op het internet, maar de hardware wordt niet intern bewaard en beheerd.
Een cloud-based telefooncentrale wordt ook wel eens een hosted PBX genoemd. De provider host de centrale in een datacenter, en de volledige configuratie (alle functies zoals keuzemenu’s en wachtrijen) staat in de cloud.
Cloud-based telefooncentrales kunt u ook zonder SIP-trunk gebruiken. Cloud-based oplossingen werken altijd met VoIP.
Hybride systemen (on-premise + cloud-based)
Tot slot zijn er ook systemen die de voordelen van on-premise en cloudbased systemen combineren. Een deel van de hardware wordt intern beheerd, terwijl bedrijven profiteren van de flexibiliteit en schaalbaarheid van cloudtelefonie.
Functies van moderne telefooncentrales
Moderne, digitale telefooncentrales vervullen verschillende handige functies. Van call routing en wachtrijen tot mobile twinning en de optie om de telefooncentrale te koppelen aan interne ERP- en CRM-systemen:
Call routing
De telefooncentrale stuurt inkomende oproepen door naar de juiste afdelingen. Slimme systemen houden daarbij ook rekening met, bijvoorbeeld, de openingsuren van uw bedrijf, regionale afdelingen, of het prioriteren van oproepen van belangrijke telefoonnummers.
Bijvoorbeeld:
- Een beller met een VIP-nummer belt naar het algemene nummer van een schoonmaakbedrijf. Via call routing stuurt de telefooncentrale de beller rechtstreeks door naar de accountmanager.
- Een beller uit Antwerpen belt naar het algemene nummer van een telecombedrijf. De telefooncentrale verbindt de beller automatisch door naar de juiste afdeling in de Antwerpse tak van het bedrijf.
Hunt groups
Via hunt groups bepaalt u hoe de oproepen verdeeld worden. Als een klant de sales-dienst opbelt, zijn meerdere signalen mogelijk:
- Alle telefoontoestellen rinkelen gelijktijdig
- De oproep springt van medewerker naar medewerker, tot een beschikbare call agent opneemt
- Opeenvolgende oproepen worden beurtelings verdeeld over de call agents
- …
Keuzemenu (IVR of Interactive Voice Response)
Een keuzemenu zorgt ervoor dat bellers zelf kunnen kiezen naar welke diensten en personen ze worden doorgeschakeld.
ACD of Automatic Call Distribution + wachtrij
Zijn alle lijnen bezet? Dan zet de telefooncentrale de beller in de wachtrij. Dat kan, bijvoorbeeld, met een wachtmuziekje, de vermelding van de verwachte wachttijd, of een specifieke boodschap.
Komt een lijn vrij? Dan verdeelt het systeem de oproepen over de beschikbare call agents.
Aanwezigheid en status
Digitale telefooncentrales delen intern informatie over de beschikbaarheid van collega’s. Call agents en medewerkers zien snel of een collega in gesprek is, in een meeting zit, beschikbaar is voor een telefoontje, van thuis uit werkt of afwezig is.
Softphones
Moderne telefooncentrales beperken zich al lang niet meer tot telefoneren via een klassiek telefoontoestel. De software draait moeiteloos op laptops, desktops en smartphones.
Opnames en kwaliteitsmonitoring
De centrale neemt telefoongesprekken op (en brengt bellers daarvan op de hoogte). Die opnames gebruikt u voor kwaliteitscontroles, opleidingen of zelfs juridische zekerheid bij eventuele geschillen.
Geavanceerde systemen kunnen de opgenomen gesprekken zelfs analyseren. Zo kunt u bijvoorbeeld inzicht vergaren in welke toon de beste gespreksresultaten oplevert, of welke belangrijke trefwoorden aan bod komen tijdens het gesprek.
Integraties met eigen softwaresystemen
U koppelt moderne telefooncentrales probleemloos met interne CRM-, ERP- en andere systemen zoals Teams, Hubspot of Salesforce.
Bij een binnenkomende of uitgaande oproep verschijnen dan, bijvoorbeeld, automatisch de klantgegevens van de beller.
Failover of fallbacks: een back-up bij pannes
Een failover of fallback is een noodoplossing bij internetproblemen of problemen bij de hoofdcentrale. Het systeem stuurt inkomende oproepen via een by-pass door naar een alternatieve oplossing. Denk aan een backup-centrale in de cloud, of de gsm’s van de medewerkers.
Mobile twinning
Inkomende oproepen komen tegelijkertijd binnen op het vaste nummer en de gsm van een medewerker.
Andere functies en modules voor specifieke sectoren
Veel leveranciers en hosts voorzien speciale modules op maat van specifieke sectoren. Die bevatten handige, soms zeer sectorspecifieke functies.
Hierboven vond je enkele van de meest gebruikte functies, maar telefooncentrales ondersteunen ook heel wat andere mogelijkheden. Denk aan:
- Skill-based routing
- Supervisor tools
- Encryptie
- GDPR-compliance tools
- Automatische terugbellen
- Conference calls
- …
Verschillende aanbieders: van Proximus en Telenet tot Mitel
U kunt bij heel wat aanbieders terecht voor een telefooncentrale. Enkele bekende hosts en leveranciers zijn:
- Proximus, met de cloud-based Bizz Call Connect
- Telenet, met onder meer Voice Cloud
- 3CX, met verschillende on-premise PBX systemen
- Mitel, aanbieder van VoIP-systemen
Op zoek naar de host of leverancier met het aanbod dat het best past bij uw onderneming? Via het offerteformulier onderaan deze pagina deelt u uw aanvraag snel, eenvoudig, gratis en vrijblijvend met erkende aanbieders in België. Ontvang offertes op maat, vergelijk en vind de juiste match voor uw bedrijf.
Wat kost een telefooncentrale in 2025?
Hoeveel kost een telefooncentrale? We geven u een overzicht met richtprijzen voor verschillende soorten telefooncentrales, gebaseerd op typische tarieven bij Belgische aanbieders:
| Soort telefooncentrale | Indicatieve prijs aanschaf/opstart | Maandelijkse kosten voor gebruik, software en updates |
|---|---|---|
| IP-PBX (on-premise) tot 80 gebruikers per filiaal | Aanschafkost inclusief hardware en toestellen: € 1.500 – 6.000 (per vestiging) | € 20 – 60 per vestiging |
| IP-PBX (on-premise) 80 – 200 gebruikers per filiaal, high capacity systeem | Aanschafkost inclusief hardware en toestellen: € 6.000 – 20.000 (per vestiging) | € 40 – 100 per vestiging |
| IP-PBX (on-premise) meer dan 200 gebruikers per filiaal, enterprise systeem | Aanschafkost inclusief hardware en toestellen: 20.000 – 50.000 (per vestiging) | € 75 – 200 per vestiging |
| Cloud-based of hosted PBX | Opstartkost: € 150 – 300 (meer voor grote bedrijven) | € 12 – 45 per gebruiker |
| Hybride systeem | Aanschafkost IP-PBX inclusief hardware en toestellen: € 1.500 – (meer dan) 50.000 | € 20 – 200 per vestiging + € 12 – 45 per gebruiker |
| Telefoontoestellen (basic) | € 60 – 120 | |
| Telefoontoestellen (geavanceerd, met display) | € 120 – 200 | |
| Telefoontoestellen (high end, met video) | € 200 – 350 | |
| Headsets | € 40 – 200 |
Ontvang offertes voor telefooncentrales
Toelichting bij kosten (installatie, licenties, toestellen…)
Hoeveel u precies betaalt voor een telefooncentrale, hangt af van:
- De omvang van uw systeem
- Het aantal gebruikers
- Het aantal oproepen
- Het type systeem
- De complexiteit van de centrale en de verschillende functies
De eenmalige aanschafkost voor een on-premise IP-PBX (VoIP) ligt hoger, maar u bent wel eigenaar van de bijhorende hardware. Die beheert u intern: een typische taak voor de IT-dienst. De maandelijkse kost dekt het gebruik van de SIP-trunk, telefoonnummers, licenties en de oproepkosten.
Voor een hosted of cloud-based PBX betaalt u een lagere, eenmalige opstartkost. Daarnaast betaalt u maandelijkse kosten voor het gebruik van het platform.
De telefooncentrale wordt gehost, wat betekent dat u intern geen hardware hoeft te beheren en onderhouden. De maandelijkse kosten dekken ook onder meer updates, beveiliging, onderhoud en oproepen. Hoe geavanceerder en uitgebreider het systeem, hoe hoger de maandelijkse kosten.
Hybride telefooncentrales combineren eenmalige en maandelijkse voor een on-premise systeem per vestiging met de maandelijkse kosten per gebruiker voor cloud-based modules.
Concrete prijsvoorbeelden voor telefooncentrales + beste oplossing
Hoeveel zou uw telefooncentrale gemiddeld kosten? We bespreken de beste oplossingen voor eenmanszaken, kleine kantoren en grote kantoren. We gaan ook dieper in op de voordelen van on-premise systemen voor specifieke soorten organisaties.
Prijs en beste telefooncentrale voor thuis (kleine zelfstandigen met thuiskantoor)
Bent u zelfstandige zonder personeel en opereert u vanuit een thuiskantoor? Dan is een eenvoudig cloud-based systeem waarschijnlijk de interessantste en voordeligste optie.
Enkele handige functies:
- Voicemail en doorschakeling
- Mobile twinning
- Softphone op laptop en smartphone
Het voordeel? U hoeft geen dure hardware aan te schaffen om thuis gebruik te maken van een telefooncentrale. Als eenmanszaak betaalt u bovendien lage maandelijkse kosten.
Kosten telefooncentrale: opstartkost van 150 euro, plus 8 tot 25 euro per maand (exclusief kosten voor internetverbinding).
Prijs en beste telefooncentrale voor kleine kantoren
Ook voor kleine bedrijven en kantoren (met 3 tot 15 medewerkers) is een cloud-based of hosted telefooncentrale de beste oplossing.
Enkele handige functies voor kleine bedrijven:
- Call routing
- Keuzemenu
- Basic ACD (wachtrijbeheer)
- Softphones
- CRM-integratie
Het voordeel? U hoeft geen hardware in huis te halen. Cloud-based systemen zijn bovendien perfect schaalbaar: ze groeien moeiteloos mee met uw bedrijf. Extra gebruikers en functies toevoegen is eenvoudig.
Kosten telefooncentrale: opstartkost van 250 euro, plus 15 – 30 euro per gebruiker per maand.
Prijs en beste telefooncentrale voor grote bedrijven met meerdere vestigingen
Grote bedrijven met meerdere vestigingen werken vaak met een intern beheerd, on-premise IP-PBX telefooncentrale. Voor meer flexibiliteit wordt ook wel eens gekozen voor een hybride systeem met extra cloudmodules.
Het bedrijf heeft dan 1 of meerdere fysieke telefooncentrales (bijvoorbeeld 1 in de hoofdvestiging, of 1 in elke vestiging).
Typische functies zijn:
- Central call routing, met verdeling tussen filialen en/of regio’s
- Multi-level keuzemenu’s (IVR per taal, regio, filiaal…)
- Centrale beheerscontrole
- Recording oplossingen per site of per afdeling
- Flexibele integraties met ERP-, CRM- en bedrijfseigen systemen
- Failover- of fallback-systeem voor een gewaarborgde continuïteit
Het voordeel? Een volledig of gedeeltelijk intern beheerd systeem kan voordelig zijn voor grote bedrijven. Het interne beheer zorgt voor meer controle, faciliteert maatwerkoplossingen en complexe workflows, en is interessanter voor organisaties met strenge security- en compliance eisen.
Kosten telefooncentrale: eenmalige aanschafkost van 6.000 tot 20.000 euro per vestiging, afhankelijk van het aantal gebruikers en de complexiteit van het systeem. De maandelijkse kosten liggen tussen de 40 en 100 euro per vestiging, plus 12 en 45 euro per gebruiker voor de cloudmodules. Schaalvoordelen drukken de kosten bij een groot aantal gebruikers.
Hoe koopt/kiest u de juiste telefooncentrale?
U heeft nu een goed beeld van de mogelijke kosten. Maar welke telefooncentrale kiest u best? We overlopen de keuzebepalende factoren: het aantal gebruikers, de schaalbaarheid, nodige functies en integratiemogelijkheden. We bekijken ook de extra diensten die u kunt afnemen bij de aanbieder.
De juiste telefooncentrale kiezen in 1 handige tabel
Telefooncentrale kopen? Zo kiest u tussen On-premise en cloud-based:
| On-premise IP-PBX | Hosted of cloud-based PBX | |
|---|---|---|
| Schaalbaarheid (groeiend gebruikersaantal) | Minder flexibel, schaalbaar binnen de capaciteit van de hardware en licenties. Uitbreidbaar met extra modules en servers | Nagenoeg onbeperkt, elastisch schaalbaar |
| Flexibiliteit (functies toevoegen) | Veel mogelijk, maar afhankelijk van hardware, licenties en interne IT | Flexibel en snel en eenvoudig uitbreidbaar zonder technische complexiteit |
| Integratiemogelijkheden | Perfect voor zowel standaard systemen als unieke bedrijfseigen software | Geschikt voor integratie met veelgebruikte (ERP- en CRM-)systemen |
| Maatwerk opties | Perfect voor bedrijven met nood aan maatwerk opties en extra beveilgiing | Ontzettend veel mogelijkheden, configuraties en functies |
| Beheer en onderhoud | Intern: eigen hardware | Extern: gehost |
Meer duiding nodig? Lees hieronder verder – of stel uw vragen rechtstreeks aan experts via het offerteformulier.
Aantal gebruikers en schaalbaarheid (toekomstbestendigheid)
Begin vanuit de eenvoudige vraag: ‘hoeveel gebruikers gebruiken het systeem vandaag?’
- Tot +/- 150 gebruikers kan een cloud-based oplossing goedkoper zijn
- Voor meer dan 150 werknemers kan een on-premise systeem goedkoper zijn
Daarop volgt een tweede vraag: welke groei verwacht u de komende jaren? Als uw personeelsbestand niet al te veel toeneemt, is een on-premise systeem een voordelige oplossing.
Groeit of krimpt uw onderneming? Dan vormt een cloud-based systeem de betere oplossing. Zo’n systeem groeit flexibel mee met uw organisatie.
Functies en integratie
Hoe geavanceerd moet de telefooncentrale zijn? Zowel on-premise als cloud-based en hybride systemen ondersteunen tal van functionaliteiten. Voor bedrijven die regelmatig nieuwe functies willen toevoegen aan het systeem, is een cloud-based telefooncentrale de beste oplossing.
Integratie is, voor IP-PBX en hosted PBX, perfect mogelijk met de meeste ERP- en CRM-systemen. Maakt u gebruik van unieke software of bedrijfseigen systemen? Dan kan een on-premise IP-PBX net de interessantere optie zijn. Zo’n systeem biedt vaak meer flexibele, maatwerk oplossingen dan een cloud-based telefooncentrale.
Verkiest u een maatwerk systeem dat niet regelmatig van nieuwe functies voorzien moet worden? Dan kan een on-premise centrale interessant zijn. Wilt u regelmatig nieuwe functies toevoegen aan het systeem? Dan is cloud-based vaak interessanter.
Wanneer is een on-premise IP-PBX systeem het beste?
Voor veel bedrijven is een cloud-based telefooncentrale de logische oplossing. Lage opstartkosten, flexibiliteit en schaalbaarheid maken hosted systemen aantrekkelijk.
In bepaalde gevallen is een on-premise PBX-systeem echter wel de betere oplossing.
Bijvoorbeeld voor:
- Organisaties met kritische infrastructuur, zoals ziekenhuizen, noodcentrales en andere hulpverleners
- Bedrijven met zeer strikte data- en compliance-eisen
- Ondernemingen met nood aan een geavanceerd maatwerk systeem
- Grote organisaties met meer een groot personeelsbestand en/of verschillende vestigingen
Wilt u uw hardware het liefst intern beheren en onderhouden, of heeft u nood aan een maatwerk oplossing en schrikt de hoge opstartkost u niet af? Dan kan een on-premise telefooncentrale ook in andere situaties interessant zijn. Bespreek uw noden en de mogelijkheden geheel vrijblijvend met erkende aanbieders via het offerteformulier onderaan deze pagina.
Extra diensten: compliance, leasing, optimalisatie en meer
Naast telefooncentrales, handige functies en integratiemogelijkheden, kunt u bij veel hosts en leveranciers ook extra diensten en producten afnemen.
| Optie | Omschrijving |
|---|---|
| Leasing of verhuur van hardware | Telefoontoestellen, headsets en zelfs IP-PBX hardware huren of leasen. |
| Security | Firewallbeheer (voor VoIP), softphone-beveiliging, encryptie… |
| Compliance | GDPR-compliant opslag van oproepdata |
| Support en monitoring | Rapportering en waarschuwing bij downtime, telefonische support, trainingen voor gebruikers, interventies |
| Advies, analyses, optimalisatie en integratiebegeleiding | Een adviseur of projectleider neemt de workflows onder de loep en helpt u met het uitwerken van een systeem dat de efficiëntie van work- en call-flows binnen uw organisatie optimaliseert |
Veelgestelde vragen over telefooncentrales
Wat is het verschil tussen VoIP en een analoge centrale?
Is een cloud-based systeem veilig en betrouwbaar?
Hoeveel toestellen/gebruikers kan 1 centrale ondersteunen?
Meer weten? Vul het offerteformulier in en ontvang advies + vrijblijvende prijsvoorstellen
Tijd om optimaal gebruik te maken van digitale telefonie? Benieuwd of u bij een nieuwe host of leverancier terecht kunt voor een voordeliger pakket? Of benieuwd naar de opstart- en gebruikskosten voor een IP-PBX, VoIP of cloud-based telefooncentrale?
Vul dan onderstaand offerteformulier in en deel uw aanvraag snel en eenvoudig met erkende Belgische aanbieders. U ontvangt gratis en volledig vrijblijvende prijsvoorstellen op maat, alsook deskundig advies. Zo kunt u uw opties verkennen, prijzen vergelijken, en de juiste keuze maken voor uw bedrijf.