Guide d'achat: Services de traiteur

Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.

Guide d'achat: Services de traiteur Sommaire Introduction: le marché des services de traiteur Les types de services: comment définir son besoin? Comment choisir un fournisseur? Quels sont les générateurs de coûts? Les astuces Lexique À lire aussi

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Un traiteur est généralement contacté pour assurer un événement d'affaires, autant en nourriture qu'en boissons. Généralement flexibles, ils travaillent pour tous types d'événements, du plus petit au plus grand. En ce qui concerne leurs services, ils sont également variés, assurant des buffets, des dîners d'affaires ou encore des cocktails.

Il existe sur le marché deux types de traiteurs: les indépendants et les sociétés. Les indépendants seront davantage spécialisés dans une catégorie d'événements, comme les événements en entreprises. Et les professionnels (sociétés), qu'ils soient spécialisés ou non, seront en général mieux équipés en ce qui concerne les événements de large taille.

Les traiteurs peuvent être des traiteurs "hors-site", c'est-à-dire des traiteurs qui ne se déplacent pas et qui proposent des locaux, ou des traiteurs "sur site", c'est-à-dire des traiteurs qui se déplacent à l'endroit de votre choix.

Les types de services: comment définir son besoin?

Avant de commencer à chercher un traiteur, il est utile de réfléchir au type d'événement que vous voulez organiser: formel ou informel, nombre de personnes invitées, thème, quelle nourriture et quelles boissons vous voulez servir, et le lieu où l'événement se tiendra.

Ce dernier point peut être très important. Certains endroits - un hôtel par exemple - pourraient vous interdire d'engager votre propre traiteur et stipuler que vous devez utiliser le personnel de la cuisine de l'hôtel.

Vous devrez engager un professionnel qui a de l'expérience dans le type d'événement que vous organisez. Il ou elle devra bien s'y connaître en nourriture (y compris les nouvelles tendances), savoir ce qui plaît le plus, connaître les points souvent négligés et les difficultés rencontrées dans la préparation pour un grand groupe. Donnez vos idées au traiteur, mais écoutez et respectez également son avis.

Comment choisir un fournisseur?

Beaucoup de traiteurs vous diront que leur meilleure publicité est le bouche-à-oreille. Donc renseignez-vous sur la réputation des traiteurs, notamment grâce au système de rating mis en place sur notre site.

Quelques questions à poser:

• Quels sont les services compris? Le traiteur fournira-t-il des serveurs ou des barmen? Qui est responsable de la mise en place et du rangement? Le traiteur fournira-t-il des nappes, assiettes, verres, plats, tables, chaises, etc.?
  
  
• Quels sont les coûts compris - pas seulement la nourriture mais d'autres choses telles que les serveurs, les boissons, l'arrangement des tables, etc.
  
  
• Quel équipement (de cuisine), si besoin est, la traiteur a-t-il besoin sur place? Où la nourriture sera-t-elle préparée?
  
  
• Quel est le niveau de connaissance du traiteur en ce qui concerne les mesures de sécurité et d'hygiène liées à la nourriture: par exemple, comment les aliments chauds ou froids doivent-ils être conservés pour éviter qu'ils ne se gâtent, quel type de nourriture se gâte le plus rapidement?
  
  
• Le traiteur fournira-t-il toute la nourriture et les boissons? Pouvez-vous lui en fournir une partie, si désiré?
  
  
• Quel est le style du traiteur? Pouvez-vous voir un portfolio pour avoir une idée de présentation de la nourriture? À l'aide du profil online que certains traiteurs ont développé et qui contient des photos, il est possible d'effectuer une première sélection.

• Quels sont les choix de menus? Le traiteur peut-il vous offrir une variété d'options?
  
  
• Le traiteur travaillera-t-il avec des contraintes diététiques particulières, par exemple en proposant une alternative pour les végétariens?
  
  
• Le traiteur fournira-t-il des échantillons pour pouvoir goûter?
  
  
• Qui fournira les boissons - alcools ou autres?
  
  
• Le traiteur sera-t-il en personne à l'événement, restera-t-il jusqu'à la fin? Un membre de l'équipe sera-t-il désigné pour cette tâche? Ou le traiteur se contentera-t-il de déposer la nourriture, vous laissant vous charger du reste?
  
  
• Le traiteur a-t-il les permis nécessaires du Ministère de la santé? Qu'en est-il d'une assurance responsabilité?

Enfin - si vous avez reçu des réponses satisfaisantes à toutes vos questions et êtes prêt à engager quelqu'un - demandez des références et vérifiez-les avant de faire des arrangements définitifs.

Quels sont les générateurs de coûts?

• La qualité de la nourriture et des boissons: la qualité est liée au prix. Tout dépend donc de ce que vous servez (le meilleur vin ou champagne vous coûtera plus cher).
• Le nombre de personnes pour lesquelles le service de traiteur est prévu.
• Le timing de l'événement: les services de traiteur seront peut-être un peu plus chers pour les fêtes de fin d'année ou autres. Le prix dépend aussi du moment auquel la réservation a été effectuée. Des commandes de traiteur à la dernière minute coûteront évidemment plus cher.
• Le nombre de membres du personnel.
• L'équipement et les services supplémentaires.

• Choisissez un traiteur habitué au type et à l'échelle de l'événement que vous voulez. N'engagez pas quelqu'un dont la principale activité sont les repas d'affaires si vous voulez organiser un gala.
• Cherchez à vous informer sur la spécialité de chaque prestataire ainsi que sur leurs compétences.
• Le lieu où se déroule l'événement est très important. En effet, supposons que vous louiez une salle dans un hôtel, dans la plupart des cas, ce dernier vous imposera son personnel. Afin de ne pas engager deux séries de personnel, il vaut mieux vous informer à l'avance de ces détails.
• Ne cherchez pas absolument le prix le plus intéressant. Encore une fois, un certain niveau de prix vous fournira un certain niveau de qualité. Si vous demandez à plusieurs traiteurs de faire une offre, et que l'une d'elles est nettement inférieure aux autres, renseignez-vous sur la raison. Vous ne voulez pas servir de la nourriture de mauvaise qualité, par exemple, même si le prix est bas.
• Suivez les conseils de votre traiteur. Il dispose de plus d'expérience dans le domaine et sait ce qui plaît point de vue nourriture et boissons.
• Souvent les traiteurs ont des menus en package. Ceux-ci sont disponibles à prix spéciaux et pourraient éventuellement vous intéresser.
• Dans les services supplémentaires, vérifiez bien si vous ne pouvez pas obtenir ceux-ci en vous adressant à un spécialiste. Il est possible que les traiteurs soient un peu plus chers que les spécialistes en la matière.
• Le style personnel est important, assurez-vous que le vôtre et celui de votre traiteur concordent.
• La communication est capitale. Vous ne devez pas seulement spécifier clairement ce que vous voulez, votre traiteur devrait vous poser beaucoup de questions sur l'événement organisé, et sur ce que vous cherchez.
• Ne supposez rien. Assurez-vous d'avoir un accord écrit sur ce que le traiteur fournira, ce dont vous êtes responsable, et sur le coût de chaque chose.

• Buffet: manière de servir des plats en les disposant sur une table, et en laissant les invités se servir à leur guise.
• Hors-d'?uvres: petites dégustations généralement offertes avant le plat principal. Cependant à certains événements, les hors-d'?uvres constituent la seule nourriture.
• Traiteurs "sur site": traiteurs qui effectuent le déplacement pour venir servir la nourriture et les boissons sur le site de votre choix.
• Traiteurs "hors-site": traiteurs qui ne se déplacent pas mais qui proposent en général des endroits assez attractifs pour l'organisation d'événements.