terug (inhoud)

Types dienstverlening: wat zijn uw behoeften?

Vandaag de dag is een fotokopieermachine geen product meer, maar een dienst. Men koopt geen machine meer, maar een aantal gekopieerde pagina's. De verdelers van fotokopieermachines profileren zich steeds meer als consultants voor uw machinepark. Hoewel hun advies soms door economische overwegingen wordt geleid, is de geest van service en onderhoud even belangrijk geworden als het merk of de soort machine. Bepaal dus goed uw behoeften vooraleer u zich tot een leverancier wendt.

• Analoog of digitaal kopieerapparaat?

Er bestaan twee belangrijke types van machines: de analoge en de digitale. De analoge fotokopieerapparaten nemen een foto van het document dat gereproduceerd wordt en doen dit zoveel keer als de kopie gemaakt moet worden. De digitale machines gaan daarentegen eerst het document scannen. Eenmaal dat dit elektronisch beeld in het geheugen van de machine is opgeslagen, kan het een oneindig aantal keren gereproduceerd worden.

De belangrijkste voordelen van het digitale fotokopieerapparaat zijn:

• Superieure kwaliteit: de kwaliteit van de reproductie is beter, zoals ook de eventuele herwerkingen van het gereproduceerde beeld. Indien u de grootte van het te reproduceren document wenst aan te passen, zullen de digitale machines een veel helderder en netter resultaat opleveren dan de analoge.
• Meer functies: naast zijn reproductiecapaciteiten, kan het digitale fotokopieerapparaat gebruikt worden als scanner, fax of printer. De aankoop van verschillende specifieke machines wordt dan overbodig, alhoewel de effectiviteit van de machine er op termijn onder kan lijden.
• Integratie in het computernetwerk: de digitale fotokopieermachines kunnen verbonden worden met computers van uw onderneming, w at u toelaat om documenten te fotokopiëren zonder ze te moeten printen. Ook kan u tekst of een beeld invoegen in een kopie.
  

De nadelen van digitale fotokopieermachines zijn:

• Snelheid: De snelheid van de eerste kopie (die bestaat uit het verloop van tijd tussen de opdracht tot kopiëren en de eerste kopie) is vaak lager dan voor analoge machines.
• Kost per kopie: de kost is gemiddeld hoger voor digitale fotokopieermachines. Dit geldt zeker wanneer u voor een kleurenkopieerapparaat kiest. In dat geval gaat het immers om digitale machines van topklasse met bijkomende hoogtechnologische functies.
  
  
• Hoeveelheid kopies

Al naargelang u uw fotokopieerapparaten min of meer regelmatig gebruikt, heeft u een andere aanpak nodig. Tracht eerst en vooral het maandelijkse gemiddelde aan fotokopies te schatten, uw leverancier heeft ongetwijfeld deze informatie nodig.

• Snelheid

  De snelheid van een fotokopieerapparaat wordt berekend in kopies per minuut (CPM). De CPM die aangepast is aan uw behoeften, kan afgeleid worden uit het maandelijkse volume kopies die moeten worden gemaakt. Men kan inderdaad de CPM schatten door het maandelijkse volume te delen door 10.000. Wanneer u dus rekent op een gemiddeld maandelijks volume van 18.000, heeft u een machine nodig met een CPM van +/- 18.
  
  Voor zwart-wit kopieermachines bestaan er 3 categorieën van snelheden:
  
  - CPM van minder dan 15
  - CPM van 15 tot 30
  - CPM van meer dan 30

• Nieuw of tweedehands ?
  
  De verkopers van fotokopieerapparaten bieden vaak tweedehandsmachines aan. Deze worden volledig nagekeken en bepaalde onderdelen worden eventueel vervangen. Hoewel de aankoopprijs lager ligt, kan de kostprijs voor het onderhoud gevoelig toenemen, omdat de betrouwbaarheid van de machine lager is. Indien u kiest voor een tweedehandse machine, vraagt u best naar informatie omtrent het onderhoud van de machine (via onderhoudsboekje of fakturen), zodat u het risico op problemen kunt inschatten.
  
  
• Functies

  In het algemeen zijn de kopieermachines uitgerust met een reeks functies die het gebruik vergemakkelijken en tijdwinst mogelijk maken.
  
  Aldus vindt men vaak:
  
  - Een lader voor een grote hoeveelheid bladen
  - Een nietjesmachine en/of een automatische perforator
  - Een kopiesorteerder: in geval van meerdere kopies worden de pakketten automatisch gevormd
  - Een toegang d.m.v. een paswoord
  
  Bij de meer technische functies vindt men:
  
  - De mogelijkheid om recto-verso te kopiëren
  - Een "foto" modus (om foto's te fotokopiëren op aangepaste wijze)
  - De mogelijkheid om op transparanten te fotokopiëren (met eventuele invoeging van een blad papier tussen de kopies).

 

• Het aantal functies en hun hoogtechnologisch karakter zullen een rechtstreekse invloed hebben op de kostprijs van uw fotokopieerapparaten
  
  
• Daarbij komen uiteraard de toners die inkt bevatten. Ga steeds de levensduur van die inktpatronen (uitgedrukt in aantal pagina's) na, en wees kritisch m.b.t. de cijfers die de verkopers aangeven. Het kan zijn dat die levensduur gereduceerd wordt tot bijna de helft, wanneer men veel beelden fotokopieert i.p.v. louter tekst.
  
  
• Een te krachtige machine is duur bij de aankoop, maar een machine die niet aan uw behoeften voldoet, zal vaak stuk zijn. Informeer u dus bij uw leverancier over de onderhoudsdiensten die hij voorstelt (zowel m.b.t. de prijs als m.b.t. het tijdsverloop voor het ter plaatse zenden van een technicus).
  
  De verkopers van fotokopieerapparaten stellen verschillende financieringsmethoden voor. Het is van cruciaal belang om ze allemaal te bestuderen, want de keuze zal in zeer grote mate de eindkost van uw kopieermachines beïnvloeden. De verschillende systemen die bestaan zijn:
  
  
• De aankoop: de nadelen van de aankoop zijn gekend. Men moet onmiddellijk het totale bedrag betalen en na enige tijd heeft men een machine die door de vooruitgang van de technologie verouderd is. Indien u voor deze financieringswijze kiest, zorg dan dat u een aantrekkelijke prijs verkrijgt en verifieer de dienst na verkoop en het onderhoud.
  
  
• De facturatie per kopie: Sommige leveranciers stellen u voor om het fotokopieerapparaat bij u in bewaring te geven en u betaalt hen slechts voor de kopies die u maakt. Deze formule kan zeer interessant blijken, want de leverancier zal zelf verantwoordelijk zijn voor het goed functioneren van de machine, voor hun regelmatig onderhoud en voor de kost van de wisselstukken. U kan zelfs een schadebeding onderhandelen voor het geval dat het kopieerapparaat stuk zou zijn gedurende een welbepaalde periode, maar uiteraard hangt dit af van de prijs die u wil betalen. Deze formule is interessant voor ondernemingen die grote behoeften hebben in termen van frequentie en volume.
  
  
• De maandelijkse huur: zonder dat hij ooit eigenaar van het fotokopieerapparaat kan worden, heeft de huurder het voordeel dat hij zijn toekomstige uitgaven kan plannen. De huur wordt zeer interessant wanneer hij gepaard gaat met een ontbindingsclausule die toelaat om een einde te maken aan het huurcontract voor het verstrijken van de termijn. Vermijd in elk geval clausules die u sanctioneren indien u voortijdig een einde zou maken aan het contract.
  
  
• De leasing: het gaat om een huur die voorzien is van een koopoptie op het einde van het contract, voor een prijs die van in het begin is overeengekomen. De regelmatige betalingen zijn in principe kleiner dan degene die u moet doen in het geval van een eenvoudige huur.
  
  
• Het onderhoudscontract: omdat de garantie beperkt is in de tijd, is het belangrijk dat men voorziet in een contract voor onderhoud per maand of per jaar. Deze contracten omvatten in het algemeen de verplaatsingen, het arbeidsloon en de wisselstukken, maar sluiten de verbruikbare elementen uit (inktpatronen en papier).

terug (inhoud)

• Er zijn een groot aantal verschillende financieringstechnieken, en de concurrentie tussen de verdelers is vrij groot. Neem dus uw tijd en onderhandel het type van contract en de voorwaarden die u het beste passen.
  
  
• Vraag aan de verdeler referenties van bedrijven van uw grootte en met gelijkaardige behoeften. Neem met hen contact op en evalueer de kwaliteit van de service van de leverancier.
  
  
• Op middellange termijn is het zeker dat uw bedrijf voortdurend minstens één fotokopieermachine nodig heeft. Maar de technologie evolueert zodanig dat het duur kan blijken te zijn een verouderde machine te hebben die nog niet is afgeschreven. Poog steeds een ontbindingsclausule in uw contract op te nemen. Deze clausule zal u toelaten om een einde te maken aan het contract vóór het verstrijken van de voorziene termijn, wat het u mogelijk maakt om over te stappen op een nieuwe generatie machines.
  
  
• Ga na of de verdeler een technische dienst heeft in uw regio.
  
  
• Wanneer u een machine huurt, betaal dan slechts vanaf het moment dat het fotokopieerapparaat operationeel is (en eventueel geïntegreerd in uw computernetwerk). Er is immers vaak vertraging bij de levering, en het zou nutteloos zijn om te betalen terwijl u nog niet over de machine beschikt.

terug (inhoud)

terug (inhoud)

terug (inhoud)