Guide d'achat: La gestion de bases de données
Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer
votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits
et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous
sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir
un fournisseur.
Introduction: la gestion de bases
de données
Une base de données peut être un outil pratique et puissant
pour rassembler, analyser et gérer de l'information sur les clients et fournisseurs
de votre entreprise (noms, adresses, numéros de téléphone,?). Un tel outil
offre une puissante capacité d'analyse, qui permet de répondre aux besoins
exacts de votre société. Une base de données relationnelle est une base de
données dans laquelle l'information se trouve dans différentes tables. On
peut imaginer par exemple une base où le nom du client se trouve dans une
table, alors que son budget annuel se trouve dans une autre. Ensemble ils
forment une base de données relationnelles. A l'aide de requêtes, vous sortez
exactement ce que vous voulez de la base de données, comme par exemple la
somme des revenus générés par un client au cours de sa clientèle chez
vous. Peut-être disposez-vous déjà d'une base de données, et vous voulez sans
doute l'améliorer ou en sous-traiter la gestion. Vous pouvez donc commander
la construction d'une base de données ou l'entretien d'une base de données
existante. Une base de données bien gérée ne peut qu'améliorer le rendement
de vos actions marketing et de vos ventes. Cependant, une base de données
nécessite un "entretien" continu, car il se peut que les gens changent d'adresse.
Elle doit donc être gérée, afin d'éviter par exemple les doubles adresses
(envoi à deux personnes qui habitent ensemble). Si vous désirez acheter ou
louer une base de données existante, veuillez consulter notre guide d'achat
et formulaire: "Achat de base de données".
Les
types de services: comment définir son besoin?
La
complexité de la base de données
Il existe deux types de programmes de bases de données sur le marché. La première
catégorie contient des bases à usage simplifié tels que Microsoft Access, Fox
pro etc. La deuxième catégorie contient des bases à usage plus complexe tels
que Oracle et SQL server. La différence entre les deux types se situe au niveau
des fonctions proposées par le programme.
La fréquence d'usage de la base déterminera si une base de données simple ou
complexe est nécessaire. Tout dépend aussi de ce que vous attendez de votre
base de données: celle-ci pourrait être consultée uniquement en interne (via
l'intranet) ou elle pourrait être consultée par un grand nombre d'utilisateurs
externes (via Extra ou Internet).
Les différents usages de la base de données
Une base de données peut-être utilisée pour une multitude de recherches et analyses.
Ci-dessous nous avons repris quelques exemples type :
· Suivi et mise à jour de données: une base
de données permet avant tout la sauvegarde d'informations pertinentes pour votre
secteur d'activité. Vos vendeurs peuvent par exemple rassembler de l'information
sur les clients et les partager via une base de données relationnelle.
· Segmentation et détermination de cibles: une
extraction peut être effectuée dans le but de ne retenir qu'une seule catégorie
de clients, par exemple les adolescentes de quinze à dix-huit ans. Une base
de données permet donc de faciliter votre marketing direct. À côté des données
classiques (nom, adresse,...), vous pouvez également segmenter à l'aide d'autres
critères comme le numéro de téléphone, le sexe, ainsi que des données quantitatives.
La base de données peut vous permettre de vous concentrer sur les segments de
clients où il y a un potentiel de croissance.
· Estimation de résultat: à l'aide des données historiques, il est possible
d'effectuer une estimation de vos ventes futures. Toutefois il est important
de noter que le passé n'explique pas automatiquement le futur. Il faut être
prudent quand on fait des extrapolations dans le futur.
· Comparaison aisée de l'impact de vos campagnes marketing: une base
de données vous permet une comparaison aisée de vos campagnes, par région, par
cible ou encore par produit.
· Personnalisation des campagnes de marketing: ceci permet d'obtenir
un meilleur taux de réussite de vos campagnes et une meilleure fidélisation
de vos clients. Une base de données permet de vous adresser personnellement
à vos contacts.
· Possibilités d'effectuer des campagnes de marketing automatisées: la
base peut par exemple vous notifier que quelque chose s'est produit dans la
vie du client, comme son anniversaire. Un événement peut aussi se produire dans
la vie du produit, et peut donner lieu à une nouvelle campagne de marketing.
On peut aussi penser à un système de points récompensant vos meilleurs clients.
· Identification de combinaison d'achats: votre base de données vous
permettra de faire des analyses de sensitivité et de chercher des relations
entre acheteurs et produits. Ceci vous permet de faire du co-marketing ou du
co-packaging. Si vous avez par exemple plusieurs produits qui sont souvent achetés
ensemble, vous pouvez effectuer des activités conjointes, comme une vente qui
regroupe les produits, ou une action promotionnelle regroupant plusieurs produits.
Comment
choisir un fournisseur?
-
La première question que vous
devez vous poser est la suivante: cherchez-vous quelqu'un pour mettre
en place et gérer une base de données interne, ou êtes-vous à la recherche
d'un fournisseur qui peut vous vendre ou louer une base de données pré-établie
? Dans ce dernier cas, nous vous proposons de consulter notre guide "Achat
de bases de données".
-
Choisir un consultant IT individuel
ou une compagnie pour votre base de données ? C'est une évidence que les
indépendants ou les free-lance forment une partie importante du marché.
Les indépendants se spécialisent généralement dans un secteur spécifique
et n'ont pas de préférence en ce qui concerne la taille de l'entreprise
avec laquelle ils travaillent. Ces consultants indépendants sont généralement
moins chers que les entreprises plus larges. Mais celles-ci bénéficient
souvent de l'avantage d'une réputation. Dans la plupart des cas ils ont
en effet implémenté le même type de base de données chez un nombre élevé
de clients. De plus ce type de compagnie ne s'attaque qu'à des projets
de taille considérable.
-
En fonction de son expérience:
une compagnie spécialisée en bases de données qui dispose d'une certaine
expérience sera sans doute mieux préparée à répondre plus précisément
à vos besoins.
Quels
sont les générateurs de coûts?
-
Il y a en général deux phases dans la mise en place d'une base de données.
La durée de chaque phase aura un impact majeur sur le coût du projet:
-le conseil: phase où vous déterminez vos objectifs, ainsi que le contenu
de la base de données.
-le développement de la base de données: concerne autant le traitement que
l'installation informatique.
-
La complexité de la base de données (le nombre d'éléments inclus).
-
La fréquence de l'entretien.
Il faut s'assurer que votre base de données est utilisée à bon escient.
Payer régulièrement pour un enrichissement de la base de données est inutile
si vous n'utilisez les adresses qu'une fois par an.
-
Il faut savoir que l'usage d'une
base de données est soumis à une législation spécifique. Il faudra donc
vous renseigner avant de pouvoir véritablement travailler avec votre base
de données.
-
La première chose à faire est
de sélectionner les variables pertinentes pour vos besoins. Une base de
données avec des champs insuffisants va complexifier inutilement votre gestion
et aura un impact négatif sur l'efficacité et les coûts. Inversement, ne
commencez pas immédiatement avec une base de données trop complexe. Quel
est l'avantage de payer pour une base de données complexe si vous n'utilisez
pas toutes ses fonctions ? Au début, définissez bien vos besoins, et s'il
y a lieu, améliorez-les par la suite.
-
Un enrichissement fréquent de
la base de données est utile dans la mesure où il s'agit d'un véritable
investissement. Des données actualisées vous garantiront une meilleure
image de la réalité.
- Il est possible qu'une compagnie ait déjà développé
une base de données qui correspond à vos besoins. Dans ce cas, un gain d'argent
est réalisable au niveau de la conception et de la forme de la base de données.
Essayez de vous renseigner auprès des fournisseurs.
- Attention, les noms sont très éphémères. Si vous essayez
de contacter des postes précis dans une société, il peut être plus efficace
de les contacter par leur dénomination. On pourrait penser à une base de données
regroupant tous les directeurs commerciaux. D'un autre côté, ceci limite fortement
la possibilité de personnalisation.
-
Exigez des références pour la
compagnie qui vous offre ses services en matière de bases de données, et
n'hésitez pas à les vérifier. Un ancien client qui a travaillé avec l'entreprise
vous dira très rapidement s'il était satisfait ou non des services prestés.
Vous trouverez aussi une évaluation de votre prestataire rempli par
son client sur notre site.
-
Veillez à définir exactement
ce que vous attendez du résultat final. N'hésitez pas à discuter avec le
ou les consultants, même si vous n'êtes pas compétent en la matière. Enfin,
assurez-vous que la solution proposée pourra satisfaire vos attentes ou
problèmes. Vous attendez-vous à une augmentation de votre chiffre
d'affaires? Voulez-vous améliorer la fidélité de vos clients ?
-
Certains consultants, indépendants
ou compagnies, sont certifiés ou particulièrement qualifiés dans un programme
ou un langage particulier. D'autres peuvent être affiliés à une association
de consultants en bases de données. Souvent ces associations ont une charte
d'éthique.
-
Il peut être intéressant d'avoir
une équipe interne qui s'occupe exclusivement de la base de données. Vous
pouvez, par exemple, confier la création de votre base de données à un consultant
externe, et ensuite en confier la gestion à un membre de votre équipe. Ainsi
le contact entre vos employés chargés de la base et vos autres employés
marketing sera renforcé.
-
Songez à des moyens innovateurs
pour enrichir votre base de données en complément des techniques actuelles:
on peut imaginer que vos clients remplissent une fiche sur votre site Internet,
laquelle est immédiatement intégrée à votre base de données.
-
Enfin, assurez-vous que la base
de données permet une sauvegarde périodique de vos informations.
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Si vous avez d'autres questions, vous
pouvez également nous contacter ou consulter nos autres guides d'achat :