Track & Trace

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Track & Trace : Tout savoir sur la géolocalisation de vos véhicules

Utilisez votre flotte plus efficacement ? Vous pouvez le faire avec track & trace. Découvrez tous les avantages et comparez les devis.

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Évitez les abus
Grâce à l'enregistrement automatique des déplacements, vous connaissez toujours l'allocation de mobilité correcte. Plus de discussions.

L’expression populaire un peu old selon laquelle il « convient de toujours suivre le droit chemin » a retrouvé, ces dernière années, une toute nouvelle jeunesse.Et ce de par cette formidable invention qu’est le GPS et de par toutes les applications qui  en découlent. Ainsi de la géolocalisation, aussi utile que controversée, qui a notamment bouleversé du tout au tout la gestion de toutes les  flottes de véhicules professionnels.  C’est ce qu’on appelle le « track and trace ».

C’est assurément une clé du succès commercial de nombre d’entreprises : tout déplacement, à l’heure où les entreprises ont de moins en moins de stocks (le stock est, en fait, souvent  en permanence sur 4 roues) est organisé ainsi de façon optimale (suivi en temps réel, durée des trajets, distance, heures des départs et arrivées, livraisons just in time, consommation de carburant et l’on en passe…).C’est assurément aussi un modèle délicat car la loi impose de protéger la vie privée des travailleurs et autres chauffeurs-livreurs.

On dit que « les braves gens n’aiment pas qu’on suive une autre route qu’eux ». Or, les traceurs n’autorisent guère d’écarts pendant les heures de vie professionnelle. Pas question de trop dévier ou d’un chemin des écoliers… Pas toujours facile, donc, de garantir la protection de la vie privée du personnel ainsi « tracé ». D’où l’importance de trouver un juste équilibre. Suivez-nous à la trace : on va, ici, dégager quelques points importants...

Qu'est-ce qu'un système Track & Trace ?

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Un track & trace est un appareil de géolocalisation, qui est installé dans les véhicules de votre flotte, et qui permet de suivre et connaitre l’emplacement et l’itinéraire d’un véhicule, et ce en temps réel. Son but de géolocalisation est de pouvoir optimiser le flux des salariés de l’entreprise, notamment pour ceux qui ont des activités importantes comme la livraison de marchandise par exemple.  

Ce dispositif est aussi bien utilisé pour les services de livraison (comme Bpost par exemple qui donne l’opportunité à ses clients de suivre l’avancement du colis à tout moment) tant que dans les entreprises, pour optimiser les déplacements.  

Avec un track and trace, les données sont directement envoyées sur une application, grâce à laquelle les employeurs peuvent très vite voir où se trouve l’employé, le colis, ou le véhicule. Vous fournissez donc à votre entreprise une vue claire et instantanée de votre flotte, vos employés et équipements. Non seulement vous pouvez suivre vos véhicules en temps réel avec une position précise à moins de 3 mètres, mais vous avez également la possibilité de surveiller de près le nombre de kilomètres parcourus, la vitesse et la consommation de carburant. Le système de tracking garde ainsi un historique détaillé des déplacements.

Sur le marché, les offres track & traces sont souvent constituées d’un écran GPS permettant de : préparer l’itinéraire, réceptionner les ordres de mission de livraison en temps réel, enregistrer les informations, etc… C’est une réelle aide technique pour les chauffeurs, car elle permet d’échanger et communiquer en direct avec l’entreprise. 

Sans ce dispositif, la direction d’une entreprise n'a souvent aucune idée de l'emplacement de leurs employés itinérant.

Pourquoi installer un système de géolocalisation pour sa flotte?

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Si vous souhaitez contrôler les mouvements de vos véhicules de société à l’aide d’un traceur GPS, il peut vous être utile d’en connaitre les avantages mais aussi les inconvénients d’un tel système. 

Les avantages d'un système Track and Trace 

  • La diminution des coûts : Les sociétés de transport sont souvent confrontées à des frais de carburant élevés. Grâce au système Track & Trace, vous pouvez optimiser les trajets et donc diminuer les frais de personnel, et de transport (frais de carburant de votre entreprise). Car si vous investissez dans un track and trace avec votre entreprise, vous économiserez beaucoup de temps et d'argent grâce à une gestion de flotte simple. Grâce à une unité de répartition centrale, vous obtenez un aperçu complet des mouvements effectués par vos voitures. Sur la base de cet aperçu, vous pouvez effectuer des ajustements si nécessaire, travailler plus efficacement et réduire considérablement les coûts de carburant (jusqu'à 15% d’économie). De cette façon, le système se rentabilise en un rien de temps.Car en effet, le dispositif permet d’améliorer le comportement au volant des employés. La direction peut facilement voir si le conducteur a trop souvent tendance à rouler trop vite, à faire tourner le moteur à l’arrêt, ou encore à passer les vitesses de manière inadéquate. Le track & trace permet aussi d’être tenu au courant à chaque fois qu’un véhicule doit aller à l’entretien (indique quand changer les pneus, faire la vidange, etc…), vous êtes donc en permanence tenu au courant de l’état de votre flotte. De plus, si vous installez un système de track & trace sur les véhicules de votre flotte, vous avez de grande chance de voir diminuer vos frais d’assurance. Car toutes les compagnies d’assurances apprécient les clients ayant un comportement responsable sur la route, vous aurez un avantage sur base des données récoltées par votre système track & trace. 
  • La sécurité : Le patron peut vérifier, en détail, et à tout moment le comportement  au volant de ses chauffeurs. S’il observe un comportement trop dangereux, le patron peut faire une mise à pied à son employé.  On observe donc une meilleure conduite de la part des employés et une forte diminution du taux d’accidents dans les entreprises ayant déjà installées un système track & trace.Certaines entreprises utilisent aussi le système track and trace pour se protéger contre le vol de véhicules. De cette façon, en cas de vol, le véhicule est immédiatement repéré et tracé sur la carte. De plus, vous n'avez pas à vous soucier du retrait du système par les voleurs car le système est soit installé à un endroit caché dans le véhicule ou est soit équipé d'un système d'alarme. Certains systèmes offrent même la possibilité d’immobiliser la voiture à distance en cas de vol. Mais il est aussi possible que le patron décide de verrouiller la voiture après les heures de travail afin d’en éviter les abus, ou de programmer des alertes lorsque l’on sort d’une certaine zone géographique, que l’on dépasse une certaine vitesse, etc… Grâce au système track & trace, et son suivi en temps réel, il est aussi possible de communiquer au chauffeur les stations essences/ aires de repos les plus proches, mais aussi l’état des routes ou la météo. Si le chauffeur est perdu ou en situation précaire, il bénéficie d’un soutien instantané.
  • Soigner sa relation client : Le track & trace permet au client de géolocaliser à tout moment le livreur, et permet de parfaitement estimer l’heure de  livraison. Le livreur est donc à l’heure, chose qu’apprécie le client.
  • Meilleure relation employé/employeur : Grâce au dispositif track & trace, le patron sait exactement ce qu’il se passe et où se trouve son employé. S’il est coincé dans les bouchons, le patron pourra le vérifier, et donc ne pas remettre sa parole en doute. Il n’y a donc plus de doute possible sur le temps de prestation du chauffeur. Le track & trace offre donc une réelle transparence et améliore la relation patron/salarié. 
  • Meilleure planification : Un autre avantage de Track and Trace est une meilleure planification. Le système peut être utilisé comme tachygraphe. Temps de conduite et de repos, arrêts, usage privé, etc… Bref, toutes les données du véhicule sont conservées à la perfection. Vous disposez désormais d'une preuve irréfutable des heures travaillées en noir et blanc de vos collaborateurs et aucune discussion ne peut plus en découler. 

Les inconvénients 

S’il est vrai que le système track & trace et toutes les nouvelles techniques de géolocalisation présentent beaucoup d’atouts, il est quand même important de souligner, que ce dispositif permet aussi à l’employeur d’exercer un certain contrôle sur le travail de l’employé. 

Si vous penchez à installer un tel système au sein de votre entreprise, il est donc important de ne pas tomber dans le vice, et de parvenir à allier géolocalisation et droits du salarié.  Il est indispensable pour une entreprise d’adopter une attitude éthique pour éviter la violation de la vie privée de ses employés.  

En vertu de la loi du 8 décembre 1992, toute entreprise est obligée en Belgique de déclarer à la Commission de la protection de la vie privée, avant même d’installer un système de traçage sur une flotte, quels en sont les objectifs de cette installation,. De plus, le dispositif ne peut être placé, qu’avec l’accord au préalable des employés (même si l’employé a donné son aval il peut se rétracter à tout moment).

Il est aussi important de savoir qu’en Belgique,  seul le nom des employés itinérants, l'immatriculation et le kilométrage du véhicule utilisé, la vitesse moyenne durant le trajet (et non pas la vitesse maximale) et la localisation en temps réel peuvent être récoltés comme données grâce à un système track & trace. De plus, en Belgique, il est strictement interdit de récolter des informations en dehors des heures de travail (dans le cas de véhicule de fonction utilisé à des fins privées). 

A noter : la durée de sauvegarde des données anonymes peut être sans limite de temps contrairement aux données nominatives et utilisées pour contrôler les prestations des travailleurs, qui elles, doivent être détruites après deux mois maximum.

Comment fonctionne un système Track and Trace? 

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Le fonctionnement d'un système track & trace s’explique facilement en 4 étapes.

1.     Tout commence par l'installation de la Black Box, ou plus communément appelée la boite noire. C'est en fait une sorte de téléphone portable relié à un GPS, mais sans écran. Le GPS enregistre tous les mouvements du véhicule. La vitesse, la distance parcourue, la durée et l'immobilisation sont enregistrés à chaque trajet. La boîte noire est généralement intégrée derrière le tableau de bord de la voiture car elle est facile d'accès et stable. Les systèmes de suivi ne doivent pas nécessairement être intégrés dans une voiture: il existe également des systèmes qui fonctionnent sur la connexion 9V du véhicule. 

2.     Dès que des données spécifiques sont enregistrées dans le système de suivi, elles peuvent être transmises par la carte SIM de la boîte noire. Bien sûr, il ne s'agit pas de la carte SIM habituelle d'un téléphone, mais d'une carte SIM M2M (Machine to Machine). Il s'agit d'un type de carte SIM qui ne peut communiquer qu'avec d'autres appareils.

3.     Les données envoyées finissent sur un serveur (de préférence sécurisée) et sont immédiatement traitées et affichées dans le logiciel

4.     Le logiciel visualise toutes les données qui peuvent être consultées via un ordinateur, une tablette, ou un mobile. Les données contiennent l'emplacement du véhicule et permettent d'analyser le comportement de conduite et le temps passé par le conducteur. Si vous souhaitez juste analyser les heures de travail, il est préférable de placer une pointeuse alors pour pouvoir enregistrer les heures. 

Combien coûte un système trace & track ?

En Belgique, les systèmes de géolocalisation fonctionnent majoritairement par formule de location d’équipements et donc par abonnement mensuel, avec le plus souvent, un engagement d’une durée de 12 mois (renouvelable, ou non). L’abonnement comprends le service et le matériel. Les prix peuvent varier de 20€ à 80€/mois (à ça, il faut ajouter entre 50€ et 100€ pour les frais d’installation).

Si votre décision est prise et que vous comptez installer un dispositif track & trace sur la flotte de votre entreprise, il est tout même important de savoir qu’un système de géolocalisation représente un certain coût. 

Mais évidemment le prix varie fortement selon les caractéristiques techniques et la précision des données recueillies. Le prix ne sera pas le même selon que vous choisissez une transmission de données par GSM, ou par satellite, ou encore que vous ayez deux ou 30 voitures à équiper. 

Il est donc important d’identifier au préalable les besoins et les objectifs de l’entreprise (est-ce utile dans mon secteur d’activité ?), de connaître son budget, de savoir combien et quel type de véhicule vous allez devoir équiper, de quels types de données vous voulez récolter, etc… Cette réflexion vous permettra de bien choisir le type de système qu’il vous faudra selon vos besoins, et donc quel type de budget cela vous coutera.  

Vous pouvez bien évidemment aussi investir dans un kit de géolocalisation (plus cher à l’achat, mais amorti sur la durée) pour +/- 300€. Ce prix comprend l’équipement de la voiture, les outils de communication, ainsi que le logiciel permettant  de géolocaliser la voiture. A ça, vous devez rajouter des frais de communication (Entre 15€ et 100€ par mois selon le mode de communication choisi). 

Comparez les devis pour un système Track & Trace

Si vous souhaitez équiper ce type de solution sur les véhicules de votre flotte, vous devez bien sûr parcourir toutes les options. Pour cela, le mieux, est de demander autant de devis que possible et de comparer tous les différents systèmes disponibles sur le marché. 

Afin d’être conseillé au mieux, et d’obtenir le meilleur prix sur les dépenses globales d’un système track & trace, n’hésitez pas à faire appel à Bobex. Chez bobex, il est possible d'obtenir les meilleurs prix en comparant jusqu'à 5 devis gratuitement & sans engagement.