Aankoopgids: Beurzen en seminaries
Deze aankoopgids kan u helpen om uw offerte aanvraag
voor te bereiden. U vindt er informatie over de diensten en produkten die
u wilt aankopen. Neem de tijd om de gids te raadplegen en leer meer omtrent
de terminologie, de kostenfactoren en enkele praktische tips om een gepaste
leverancier te vinden.
Inleiding: de beurzen en seminaries
markt
U wenst deel te nemen aan een handelsbeurs?U wil een seminarie
organiseren waarop u een nieuwe verkoopstechniek wil voorstellen ?. Dan bent
u wellicht op zoek naar professionals om u te assisteren.
Types dienstverlening: wat zijn
uw behoeften?
De organisatie van een seminarie of de deelname aan een
beurs vraagt om een perfecte voorbereiding en een goede planning :
Allereerst dient u zich af te vragen wat uw doelstellingen nu eigenlijk zijn
of welk soort manifestatie u wil organiseren :
- Wetenschappelijk of didactisch seminarie
- Congres
- Seminarie
- Andere
Vervolgens maakt u een schatting van het aantal aanwezigen
en legt u vast welke diensten u denkt nodig te hebben tijdens het gebeuren :
- Cateringservice
- Standenbouw
- Vertalers, ...
Best hebt u op voorhand al nagedacht over de locatie. Wilt u bv. het seminarie
binnen- of buitendeurs organiseren ? Hebt u een voorkeur voor een specifieke
of ongewone plaats ?
Bepaal vooraf uw budget in functie van het seminarie dat u wenst te organiseren
of de beurs waaraan u wil deelnemen. Van bij het begin dienen de datum en
uur van gebeuren vast te liggen. Vermeld eveneens het aantal dagen dat het
evenement in beslag zou nemen.
Het is ook handig te voorzien hoeveel deelnemers er gelijktijdig zullen aanwezig
zijn en wat de doorloopratio van de deelnemers tijdens het evenement zal zijn?
Voorziet u slechts één produktvoorstelling of zijn er meerder per dag die
elkaar opvolgen ?
Het kan gebeuren dat u voor een bepaalde manifestatie specifieke eisen hebt;
het is dan ook van het allergrootste belang dat u deze kenbaar maakt aan het
organisatiebureau zodat zij het nodige kan voorzien. Controleer voor de start
van de beurs of van het seminarie of die benodigdheden beschikbaar zijn.
Wat de stands betreft : leg vooraf opbouw- en afbraakdata vast, de toegang
tot de zaal, het aantal m² en de hoogte.
Hoe kiest u een leverancier?
-
Hou rekening met referenties;
hij dient ervaring hebben met de organisatie van dergelijke beurzen of seminaries.
Organiseert u bv. een grote conferentie, neem dan liefst geen te klein bedrijf
onder de arm, die noch over de ervaring noch over de capaciteit beschikken
om enkele honderden mensen te onderhouden.
-
Vergelijk
meerdere offertes van verschillende leveranciers. Als de prijsbiedingen
te ver uit elkaar liggen, was uw prijsvraag misschien niet duidelijk genoeg.
-
Sommige manifestaties zijn dermate
groot en moeilijk te organiseren, dat het aan te raden valt een professioneel
organisatiebureau onder de arm te nemen, zij zullen ervoor zorgen dat alles
tot in de puntjes verloopt.
Welke factoren beïnvloeden
de prijs?
De prijs wordt door vele factoren beïnvloed, en hangt vooral
af van uw wensen en eisen. Hou vooral rekening met het aantal personen, de
locatie en het audio-visuele materiaal dat u denkt nodig te hebben.
-
Vele zalen zijn maanden op voorhand
al volgeboekt. Begin op tijd te kijken naar de beschikbaarheid ervan.
-
Zorg voor een goede voorbereiding
en planning van uw seminarie of beurs. Ga de zaal vooraf bekijken, check
de oppervlakte van de meeting-rooms en de audio-visuele apparatuur, en vergeet
ook het restaurant niet.
-
Let er bij de organisatie van
een seminarie die meerdere dagen duurt op dat er voldoende hotels en kamers
in de nabijheid zijn. Denk ook aan voldoende parkeergelegenheid, of een
busje naar de hotels of de luchthaven.
-
Is de locatie goed bereikbaar
en duidelijk aangegeven ? Plaats richtingaanwijzers waar nodig en geef een
duidelijke route-beschrijving inclusief een plan op de achterzijde van de
uitnodiging.
-
In het algemeen kan men stellen
dat hoe meer mensen u op een conferentie uitnodigt, hoe hoger uw factuur
zal zijn. Nochtans zijn er vele vaste kostenen die niet afhangen van het
aantal aanwezigen.
-
Indien u overweegt drank en eten
te serveren, bestelt u beter iets meer dan het aantal genodigden dat u verwacht.
Vraag aan uw leverancier of hij het teveel nadien terugneemt zonder facturatie.
-
Neem uw tijd wanneer u een contract
gaat opmaken. Zet zoveel mogelijk op papier ; dit voorkomt onaangename verrassingen
achteraf (barrekeningen, niet inbegrepen parkingkosten, bijkomende belastingen,...)
-
Indien gewenst, kan u worden
bijgestaan door een bedrijf gespecialiseerd in de organisatie van evenementen.
Een lijst hiervan treft u aan op het einde van onze aankoopgids "Een event
organiseren".
Lexicon
Conferentiecentrum :
vindt men in de meeste hotels. Vaak kunnen zij voor een globale prijs verschillende
diensten aanbieden, bv. een vergaderzaal met audio-visueel materiaal en drank
en eten,...
Verwante aankoopgidsen
Heeft u bijkomende vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren
of om aanverwante gidsen te raadplegen: