Aankoopgids: Beurzen en seminaries

Deze aankoopgids kan u helpen om uw offerte aanvraag voor te bereiden. U vindt er informatie over de diensten en produkten die u wilt aankopen. Neem de tijd om de gids te raadplegen en leer meer omtrent de terminologie, de kostenfactoren en enkele praktische tips om een gepaste leverancier te vinden.

Aankoopgids: Beurzen en seminaries Inhoud Inleiding: de beurzen en seminaries markt Types dienstverlening: wat zijn uw behoeften? Hoe kiest u een leverancier? Welke factoren beïnvloeden de prijs? Tips Lexicon Verwante aankoopgidsen

Stuur nu een offerteaanvraag en ontvang offertes (gratis en vrijblijvend) Offerte- aanvraag Offerte- aanvraag

Types dienstverlening: wat zijn uw behoeften?

De organisatie van een seminarie of de deelname aan een beurs vraagt om een perfecte voorbereiding en een goede planning :

Allereerst dient u zich af te vragen wat uw doelstellingen nu eigenlijk zijn of welk soort manifestatie u wil organiseren :

• Wetenschappelijk of didactisch seminarie
• Congres
• Seminarie
• Andere

Vervolgens maakt u een schatting van het aantal aanwezigen en legt u vast welke diensten u denkt nodig te hebben tijdens het gebeuren :

• Cateringservice
• Standenbouw
• Vertalers, ...
  
  Best hebt u op voorhand al nagedacht over de locatie. Wilt u bv. het seminarie binnen- of buitendeurs organiseren ? Hebt u een voorkeur voor een specifieke of ongewone plaats ?
  
  Bepaal vooraf uw budget in functie van het seminarie dat u wenst te organiseren of de beurs waaraan u wil deelnemen. Van bij het begin dienen de datum en uur van gebeuren vast te liggen. Vermeld eveneens het aantal dagen dat het evenement in beslag zou nemen.
  
  Het is ook handig te voorzien hoeveel deelnemers er gelijktijdig zullen aanwezig zijn en wat de doorloopratio van de deelnemers tijdens het evenement zal zijn? Voorziet u slechts één produktvoorstelling of zijn er meerder per dag die elkaar opvolgen ?
  
  Het kan gebeuren dat u voor een bepaalde manifestatie specifieke eisen hebt; het is dan ook van het allergrootste belang dat u deze kenbaar maakt aan het organisatiebureau zodat zij het nodige kan voorzien. Controleer voor de start van de beurs of van het seminarie of die benodigdheden beschikbaar zijn.
  
  Wat de stands betreft : leg vooraf opbouw- en afbraakdata vast, de toegang tot de zaal, het aantal m² en de hoogte.

Hoe kiest u een leverancier?

• Hou rekening met referenties; hij dient ervaring hebben met de organisatie van dergelijke beurzen of seminaries. Organiseert u bv. een grote conferentie, neem dan liefst geen te klein bedrijf onder de arm, die noch over de ervaring noch over de capaciteit beschikken om enkele honderden mensen te onderhouden.
  
  
• Vergelijk meerdere offertes van verschillende leveranciers. Als de prijsbiedingen te ver uit elkaar liggen, was uw prijsvraag misschien niet duidelijk genoeg.
  
  
• Sommige manifestaties zijn dermate groot en moeilijk te organiseren, dat het aan te raden valt een professioneel organisatiebureau onder de arm te nemen, zij zullen ervoor zorgen dat alles tot in de puntjes verloopt.

Welke factoren beïnvloeden de prijs?

De prijs wordt door vele factoren beïnvloed, en hangt vooral af van uw wensen en eisen. Hou vooral rekening met het aantal personen, de locatie en het audio-visuele materiaal dat u denkt nodig te hebben.

• Vele zalen zijn maanden op voorhand al volgeboekt. Begin op tijd te kijken naar de beschikbaarheid ervan.
  
  
• Zorg voor een goede voorbereiding en planning van uw seminarie of beurs. Ga de zaal vooraf bekijken, check de oppervlakte van de meeting-rooms en de audio-visuele apparatuur, en vergeet ook het restaurant niet.
  
  
• Let er bij de organisatie van een seminarie die meerdere dagen duurt op dat er voldoende hotels en kamers in de nabijheid zijn. Denk ook aan voldoende parkeergelegenheid, of een busje naar de hotels of de luchthaven.
  
  
• Is de locatie goed bereikbaar en duidelijk aangegeven ? Plaats richtingaanwijzers waar nodig en geef een duidelijke route-beschrijving inclusief een plan op de achterzijde van de uitnodiging.
  
  
• In het algemeen kan men stellen dat hoe meer mensen u op een conferentie uitnodigt, hoe hoger uw factuur zal zijn. Nochtans zijn er vele vaste kostenen die niet afhangen van het aantal aanwezigen.
  
  
• Indien u overweegt drank en eten te serveren, bestelt u beter iets meer dan het aantal genodigden dat u verwacht. Vraag aan uw leverancier of hij het teveel nadien terugneemt zonder facturatie.
  
  
• Neem uw tijd wanneer u een contract gaat opmaken. Zet zoveel mogelijk op papier ; dit voorkomt onaangename verrassingen achteraf (barrekeningen, niet inbegrepen parkingkosten, bijkomende belastingen,...)
  
  
• Indien gewenst, kan u worden bijgestaan door een bedrijf gespecialiseerd in de organisatie van evenementen. Een lijst hiervan treft u aan op het einde van onze aankoopgids "Een event organiseren".