Guide d'achat: Les distributeurs automatiques

Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.

Guide d'achat: Les distributeurs automatiques Sommaire Introduction: le marché des distributeurs automatiques Les types de services: comment définir son besoin? Comment choisir un fournisseur? Quels sont les générateurs de coûts? Les astuces Lexique À lire aussi

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Les types de services: comment définir son besoin?

Le nombre d'employés qui utiliseront les machines détermineront la taille de celles-ci et le volume de consommations qu'elles devront contenir.
Avant toute chose, il est nécessaire de bien définir vos besoins en fonction de vos exigences.

• Par quel type de service êtes-vous intéressé ? (machine à café, distributeur automatique de boissons chaudes ou froides, fontaine d'eau, machine à confiseries, distributeur de tabac)
• Désirez-vous louer ou acheter votre distributeur automatique ?
• Votre machine à café est destinée à servir combien de personnes et combien de tasses par jour ? Si vous constituez une petite entreprise, l'installation d'un gros distributeur n'est pas nécessaire. Un table-top (machine qui peut être posée sur une table) vous sera amplement suffisante dans la mesure où moins d'une quarantaine de tasses seront préparées par jour.
• Quels types d'aliments et de boissons ces machines sont-elles susceptibles de vous fournir ?
• Disposez-vous de suffisamment de place pour installer les machines ?

Comment choisir un fournisseur?

• Il y a plusieurs types de services et de contrats. Certains fournisseurs vous proposeront un tarif de location mensuel avec entretien et consommation gratuite, tandis que d'autres mettront la machine en dépôt gratuitement à partir d'un nombre minimum de consommations payantes. Pour que l'installation d'un distributeur de consommations soit rentable pour le distributeur, il faut tout de même que la société qui fasse appel à ses services lui assure un nombre minimum de consommations mensuelles. Ces derniers vous soumettent une offre par unité consommée. D'autres fournisseurs pourraient vous proposer d'acheter la machine avec un service d'entretien régulier ou sur demande.
  
  
• Vous avez le choix de distribuer des consommations gratuitement (par exemple du café) ou de faire payer les utilisateurs au sein de votre société (par exemple des confiseries). Certains fournisseurs de distributeurs automatiques offrent à leurs clients la possibilité de bénéficier d'un certain pourcentage sur les recettes des ventes des produits issus de leurs machines.
  
  
• La proximité du fournisseur est un point important dans le cas où l'approvisionnement de café serait critique ! En cas de panne ou d'épuisement des consommations, il faut que le fournisseur puisse agir rapidement.
  
  
• Pour ce qui est de la taille de votre fournisseur, en tant que PME, adressez-vous éventuellement à une société de distribution de taille intermédiaire. Ceux-ci vous assureront peut-être un meilleur service après vente.
  
  
• Vous pouvez vérifier si le fournisseur est membre d'une association qui contrôle la qualité et l'hygiène (exemple : l'IBWA, International Bottled Water Association pour les fournisseurs de bouteilles d'eau).

Quels sont les générateurs de coûts?

• Lors du choix de votre machine, il est important de tenir compte du réapprovisionnement de celle-ci en gobelets, boissons et aliments selon le cas. Demandez à connaître les coûts de ces réapprovisionnements aux différents fournisseurs que vous rencontrerez. Dans certains cas, vous n'êtes pas tenu de rester fidèle à la même société.
  
  
• La capacité de la machine que vous louerez ou que vous achèterez aura une influence sur le prix de location ou d'achat. Evitez donc de prendre un appareil trop performant pour vos besoins et faites une estimation correcte par rapport au nombre d'employés en ce qui concerne la fréquence d'utilisation de la machine. En règle générale, on prévoit par exemple une moyenne de trois boissons par jour par employé.
  
  
• Le fait de louer une machine ou de l'acheter est un élément prépondérant de votre analyse en terme de coût. Le prix de la location comprend généralement tous les frais d'entretien et de réparation tandis que l'achat peut entraîner des dépenses inutiles.
  
  
• Le fait de louer ou d'acheter toutes vos machines chez le même fournisseur influence bien sûr également les conditions du contrat.

• Goûtez les produits que les différents gestionnaires proposent pour vous assurer de la qualité de leurs produits.
  
  
• Beaucoup de fournisseurs accordent un délai d'essai. Ceci est très utile afin de mieux connaître votre fournisseur mais n'en abusez pas.
  
  
• Prévoyez une clause en matière d'hygiène dans votre contrat. Exigez de votre fournisseur un nettoyage régulier de votre machine.
  
  
• La plupart des sociétés de location de distributeurs automatiques installent et entretiennent les machines à faible coût. Evitez les sociétés qui vous facturent les moindres déplacements et les services supplémentaires d'entretien.
  
  
• Dans l'hypothèse où vous choisissez le mode "dépôt gratuit", négociez avec votre fournisseur le nombre minimum de consommations que vous devez payer par mois. En effet, ne laissez pas le fournisseur vous imposer un nombre minimum de consommations payantes par mois supérieur à vos besoins; dans ce cas, vous pourriez être amené à payer des consommations non consommées.

• Société de distributeurs automatiques : entreprise qui apporte les services de distributeurs automatiques dans d'autres entreprises et qui s'occupe de l'approvisionnement et de la maintenance de celles-ci.
• Service à café : arrangement avec une société de service qui livre et entretient des machines à café, des tasses, des unités de filtrage d'eau, du thé, et autres boissons.
• Fontaine d'eau : appareil qui fournit de l'eau froide, chaude et/ou à température ambiante.
• Les appareils "sans cash": appareils qui n'acceptent pas de monnaie. Ceux-ci fonctionnent à l'aide de cartes ou clés magnétiques.
• Une table-top : machine à café destinée à servir un nombre restreint de consommateurs.