Guide d'achat: Le déménagement
Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer
votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits
et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous
sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir
un fournisseur.
Introduction: le marché du
déménagement
Une fois que la décision de déplacer une société ou
une partie de société a été prise, la question du déménagement se pose. Le
coût de cette opération et le choix du déménageur dépendront d'un certain
nombre de critères plus ou moins évidents.
Il existe des entreprises de déménagement spécialisées
dans des transports internationaux, alors que d'autres ne se concentrent que
sur les déplacements locaux. On trouve également des professionnels du déplacement
temporaire (vers des salons d'exposition par exemple), contrairement à ceux
qui ne s'occupent que de déménagements définitifs.
Les types de services: comment
définir son besoin?
À la base, tous les déménageurs vous proposent le même
service : déplacer vos affaires d'un point à un autre. Il est néanmoins possible
d'élargir ce concept de base avec les services suivants :
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Aide à l'emballage: Si
vous ne voulez pas passer votre temps à préparer le déménagement, vous pouvez
faire appel à votre déménageur pour vous aider à l'emballage. Comme son
expérience dans le domaine est considérable, vous gagnez à la fois en vitesse
et en sûreté.
-
Démontage et assemblage des
meubles: Plutôt que de demander un simple transport, informez-vous si
votre déménageur peut démonter les meubles avant le transport. À nouveau,
son niveau d'expérience vous permet de procéder plus vite et avec moins
de risques que si vous vous occupiez de tout vous-même.
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Mise en stock temporaire:
Il se peut que votre déménageur dispose d'endroits réservés à la mise en
stock temporaire de vos biens. Si vous souhaitez faire appel à ce service,
assurez-vous des mesures d'hygiène et de sécurité en allant visiter ses
dépôts.
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Assurances: À chaque déménagement
sont attachés des risques. Plusieurs assurances ont été conçues afin d'y
remédier. La prime pour la plupart de ces assurances est calculée sur base
du poids des biens à transporter. Il existe aussi des assurances plus sophistiquées,
où tous les biens à transporter sont estimés afin d'établir une prime adaptée
au niveau d'assurance que l'assuré souhaite. Demandez à votre déménageur
de pouvoir lire ses contrats-types d'assurance.
Comment choisir un fournisseur?
Dans le choix du déménageur, le mieux c'est de vous
laisser guider par des critères de qualité et de prix.
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Avant tout la qualité
Il vous faut un déménageur de qualité. Un vrai professionnel peut vous éviter
pas mal d'ennuis en cas d'imprévus de dernière minute.
Un déménagement réussi commence plusieurs semaines avant le transport effectif.
Commencez par désigner un responsable au sein de votre équipe qui centralisera
toutes les données relatives au déménagement. Contactez différents déménageurs
via l'appel d'offres et invitez ceux qui vous intéressent à faire une estimation
concrète. La façon dont ils approchent les questions pratiques (comme le
parking pour les camions, la disponibilité d'ascenseurs, la possibilité
d'installer des ascenseurs amovibles, l'estimation du nombre de travailleurs
nécessaires,...) vous donnera tout de suite une bonne indication du niveau
de professionnalisme de l'entreprise de déménagement.
Pour compléter cette impression subjective, demandez des références. Contactez
les entreprises qui ont fait appel à cette entreprise et qui ont réalisé
des projets de déménagement semblables au vôtre.
-
Le prix
Les déménageurs travaillent généralement sur une base horaire. Vous avez
deux possibilités: soit vous fixez le tarif horaire, soit vous fixez le
budget global, à vous de choisir quelle formule vous convient le mieux.
Lorsque vous recevez des offres, comparez donc à la fois le tarif à l'heure,
le nombre d'heures estimées et le nombre de travailleurs proposés. Ces trois
variables dépendent évidemment de votre décision éventuelle de demander
des services annexes comme l'aide à l'emballage ou le démontage de meubles.
Sachez néanmoins que le coût total pour votre entreprise dépasse ce que
vous payerez à votre déménageur. Il y a en effet toute une série de coûts
d'opportunité à prendre en compte : l'indisponibilité d'une bonne partie
du personnel, le réseau informatique qui est déconnecté,? Quand vous calculez
la valeur ajustée du projet de déménagement, n'oubliez donc pas d'en tenir
compte.
Quels
sont les générateurs de coûts?
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Chargement et déchargement:
un des aspects ayant une influence considérable sur le coût de l'opération
est la distance entre le bâtiment et les camions. Il se peut en effet que
les facilités de parking ne sont pas telles qu'un déménagement facile soit
possible. Précisez-le dans votre appel d'offres.
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Poids et volume: plus
votre matériel est lourd et/ou volumineux, plus il sera coûteux de
le transporter. Demandez à votre déménageur de quels moyens il dispose pour
déplacer la machinerie lourde, et assurez-vous que les risques qui sont
pris avec ce matériel ne dépassent pas un niveau raisonnable.
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Services annexes: il
est clair que l'aide à l'emballage, la mise en stock temporaire ou le démontage
de votre mobilier sont des services qui ont un impact sur le coût du projet.
Il n'empêche qu'ils vous facilitent la tâche de façon considérable.
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Une bonne préparation est la
moitié d'un déménagement réussi. Consultez souvent votre déménageur avant
le jour décisif. Soyez absolument sûr que vous sachiez exactement comment
et à quel moment les événements vont se dérouler. D'une part, cela vous
permettra de déceler des failles éventuelles dans le planning du déménageur.
D'autre part, vous pourrez réagir immédiatement si un imprévu se manifeste
lors du déménagement.
-
Assurez-vous que vous êtes la
seule société à déménager ce jour-là (aussi bien du bâtiment que vous quittez
que de celui où vous vous installez). Quand deux entreprises déménagent
le même jour, les chances de perte ou de vol de matériel augmentent considérablement.
Un déménagement est toujours relativement stressant, donc autant éviter
de se retrouver à deux dans cette situation au même moment. Pensez également
à réserver les endroits nécessaires, comme le trottoir, un accès de parking,
etc.
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