Aankoopgids : organisatie van evenementen

Deze aankoopgids kan u helpen om uw offerte aanvraag voor te bereiden. U vindt er informatie over de diensten en produkten die u wilt aankopen. Neem de tijd om de gids te raadplegen en leer meer omtrent de terminologie, de kostenfactoren en praktische tips om een gepaste leverancier te vinden.

Aankoopgids: Organisatie van evenementen Inhoud Inleiding: de markt van de evenementen organisatie Types dienstverlening: wat zijn uw behoeften? Hoe kiest u een leverancier? Welke factoren beïnvloeden de prijs? Tips Lexicon Verwante aankoopgidsen

Stuur nu een offerteaanvraag en ontvang offertes (gratis en vrijblijvend) Offerte- aanvraag Offerte- aanvraag

Wanneer u een evenement voor uw firma organiseert, wenst u dat alles perfekt verloopt. Een avondfeest in het bedrijf, de voorstelling van nieuwe produkten en diensten, liefdadigheidsgala's en andere ceremonies van die aard; om het even wat u ook organiseert, professionele organisatoren staan tot uw dienst om u bij te staan in het bepalen, plannen en op de been brengen van uw gelegenheid.

Types dienstverlening: wat zijn uw behoeften?

Een gelegenheid organiseren eist een stipte voorbereiding en een goede planning. Ten eerste moet u het doel van uw gelegenheid bepalen. Enkele voorbeelden:

• Een nieuw produkt of dienst lanceren
• Uw klantentrouwheid verbeteren
• Uw medewerkers motiveren
• De bekendheid van uw firma ontwikkelen
• Het imago van uw merk verbeteren
• Financiële resultaten aankondigen, ...

Bepaal ook het type gelegenheid dat u wenst te organiseren: een conferentie, een inhuldiging, een sportdag, ?

In een tweede stap moet u een schatting maken van het aantal personen dat aan de gelegenheid zal deelnemen, en dient u ook het type diensten dat u wenst te verkrijgen te specifiëren. Deze diensten kunnen bv. de volgende zijn:

• Traiteurdienst
• Logement
• Parking
• Veiligheid en bewaking, ...

De plaats waar de gelegenheid zal gehouden worden is eveneens belangrijk. Organiseert u liever iets buiten of in een zaal? Heeft u de voorkeur voor een bijzondere of ongewone plaats?

Bepaal uw budget naar gelang het type evenement dat u wenst te organiseren. Hou rekening met het feit dat het budget van een evenement snel kan oplopen tot boven de 20.000 Euro.

De datum en het uur waarop de gelegenheid plaats zal vinden moeten uiteraard bepaald worden. Informeer de organisator of het evenement eenmalig is, of gespreid is over meerdere dagen.

Een belangrijk punt dat voorzien moet worden is de hoeveelheid deelnemers die op hetzelfde moment op dezelfde plaats aanwezig zullen zijn, evenals de snelheid van doorstroming van de deelnemers. Zal er één voorstelling plaatsvinden of zullen er meerdere voorstellingen elkaar tijdens de dag opvolgen?

Sommige gelegenheden vergen een speciale uitrusting. Het is dus belangrijk om uw verwachtingen heel precies aan het organiserende agentschap uit te leggen zodat ze nauwkeurig aan uw eisen kan beantwoorden.

Vergeet niet te voorzien op welke wijze u uw gasten van de gelegenheid op de hoogte zal stellen: via de post, telefonisch of op een andere manier.

Hoe kiest u een leverancier?

• Kies uw organisator op basis van zijn referenties. Wanneer u een groots evenement op poten wil zetten, richt u dan niet tot een kleine leverancier die niet gewoon is om zich bezig te houden met meerdere honderden personen.
  
  
• Laat bestekken door meerdere leveranciers opstellen en vergelijk de verschillende voorstellen.
  
  
• Sommige gelegenheden kunnen heel moeilijk te organiseren zijn voor iemand met geen of weinig vakkennis heeft. Het is bijgevolg onmogelijk om alle bijzonderheden, gevaren en details te kennen. In dit geval kunt u beroep doen op een professionele organisator die u de goede afloop van de gelegenheid kan verzekeren.

Welke factoren beïnvloeden de prijs?

De verschillende elementen die kosten veroorzaken zijn heel talrijk. Ze hangen vooral van uw behoeften en eisen af. Het aantal mensen die u wenst uit te nodigen is eveneens een belangrijke faktor.

• Als u een gelegenheid of een festival van meerdere dagen organiseert op een afgelegen locatie, moet u zich verzekeren dat er genoeg hotels en kamers voorzien zijn voor de mensen die ter plaatse wensen te overnachten. Voorzie eveneens de nodige parkingplaatsen en een pendeldienst naar het hotel of naar de luchthaven.
  
  
• Verzeker u van de gemakkelijkheid van toegang voor al uw genodigden (parkingplaatsen en transportmiddelen). Als de plaats niet op de wegenkaart of langs de weg aangeduid staat, denk er dan aan om kleine borden langs de weg te plaatsen of een routebeschrijving op de uitnodigingen te laten plaatsen.
  
  
• In het algemeen zal het gefactureerd bedrag stijgen met het aantal personen dat u uitnodigt. Nochtans zijn veel kosten forfaitair, en hangen dus niet af van het aantal uitgenodigde personen.
  
  
• Indien u drank en voedsel aanbiedt zal het moeilijk zijn om uit te maken over welke hoeveelheden u zal moeten beschikken. Voorzie meer dan voldoende en eis van uw leverancier dat hij de overblijvende hoeveelheden terugneemt, zonder extra kost.
  
  
• Kijk na of u akkoord gaat met alle clausules in het contract, en vergewis u dat alle afgesproken zaken ook effectief in het contract terug te vinden zijn.
  
  
• Sommige zalen zijn reeds maanden op voorhand geboekt. Verzeker u in de eerste plaats over de beschikbaarheid van de locaties.

• Traiteur: persoon of firma die de catering (voedsel en drank) verzorgt. De traiteurs kunnen eveneens verantwoordelijk zijn voor de versiering en het bestek op tafel.
  
  
• Thema-avond: onderwerp gekozen rond een bepaald onderwerp om de algemene sfeer te bepalen. Bijvoorbeeld een feest met als thema "engel & duiveltje" zet de mensen aan om zich in een van beide personnages te verkleden.