Guide d'achat: Les photocopieuses

Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.

Guide d'achat: Les photocopieuses Sommaire Introduction: le marché des photocopieuses Les types de services: comment définir son besoin? Comment choisir un fournisseur? Quels sont les générateurs de coûts? Les astuces Lexique À lire aussi

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• Photocopieuse analogique ou digitale?
  
  Il existe deux grands types de machines: les analogiques et les digitales. Les photocopieuses analogiques prennent une photo du document à reproduire et le font autant de fois que la copie doit être faite. Les machines numériques ou digitales procèdent au contraire à un scanning du document. Une fois que cette image électronique est dans la mémoire de la photocopieuse, elle peut être reproduite un nombre de fois illimité.
  
  Les avantages les plus importants de la photocopieuse digitale sont les suivants:

• Qualité supérieure: la qualité de la reproduction est meilleure, tout comme les éventuels retraitements de l'image reproduite. Si vous souhaitez agrandir ou réduire la taille du document à reproduire, les photocopieuses digitales vous donneront un résultat nettement plus clair et propre que les machines analogiques.
• Plus de fonctionnalités: en plus de ses capacités de reproduction, la photocopieuse digitale peut être utilisée comme scanner, fax ou imprimante. L'achat de plusieurs machines spécifiques devient alors superflu, bien que l'efficacité de la machine puisse en souffrir à terme.
• Intégration au réseau informatique: les photocopieuses digitales peuvent être connectées aux ordinateurs de votre entreprise, ce qui vous permet de photocopier des documents sans devoir les imprimer. Il vous est également possible d'insérer du texte ou une image dans une copie.
  
  Les désavantages des photocopieuses digitales sont principalement les suivants:
  

• Vitesse: La vitesse de première copie (qui consiste en le laps de temps entre la commande et la première copie) est souvent plus faible que pour les machines analogiques.
• Le coût par copie: En moyenne, ce coût est supérieur pour les photocopieuses digitales. Ceci est d'autant plus vrai si vous optez pour une photocopieuse couleur. Dans ce cas, il s'agit en effet de machines digitales haut de gamme avec des fonctionnalités haute-technologie supplémentaires.
  

• Volume de copies
  

  Selon que vous utilisez vos photocopieuses plus ou moins régulièrement, il vous faut une autre approche. Essayez avant de tout d'estimer le volume mensuel moyen de photocopies, votre fournisseur a sans aucun doute besoin de cette information.
  

• Vitesse
  
  La vitesse d'une photocopieuse est mesurée en copies par minute (CPM). Le CPM adapté à vos besoins peut être déduit du volume mensuel moyen de copies à faire. On peut en effet l'estimer en divisant ce volume par 10.000. Ainsi, si vous budgétez un volume mensuel moyen de 18.000 copies par mois, il vous faut une machine avec un CPM de +/- 18.
  Pour les photocopieuses noir et blanc, il existe 3 catégories de vitesses:
  
  • CPM de moins de 15
  • CPM de 15 à 30
  • CPM de plus de 30
    
    
• Neuf ou reconditionné ?
  
  Les vendeurs de photocopieuses proposent souvent des machines seconde main. Celles-ci sont revues entièrement et les éléments délicats sont remplacés. Le coût de location ou d'achat est évidemment moindre, mais la fiabilité de la photocopieuse est réduite. Si vous optez pour une machine reconditionnée, assurez-vous de l'entretien qu'elle a subi afin d'estimer cet accroissement de vulnérabilité.

• Fonctionnalités
  
  En règle générale, les photocopieuses sont équipées avec une série de fonctionnalités qui rendent la manipulation plus aisée et permettent de gagner du temps.

  
  Ainsi on trouve souvent:
  
  
• Un chargeur de feuilles en grandes quantités
• Une agrafeuse et/ou un perforateur automatique(s)
• Une trieuse des copies: en cas de copies multiples, les paquets sont automatiquement constitués
• Un accès moyennant un mot de passe
  
  Dans les fonctionnalités plus techniques, on trouve
  
  
• La possibilité de photocopier recto-verso,
• Un mode 'photo' (pour photocopier des photos de façon adaptée),
• La possibilité de photocopier sur des transparents (avec insertion éventuelle d'une feuille de papier entre les copies).

• Le nombre et le caractère haute-technologie des fonctionnalités auront une influence directe sur le coût de revient de votre parc de photocopieuses.
  
  
• À cela s'ajoute évidemment les toners qui contiennent l'encre. Vérifiez toujours la durée de vie de ces cartouches (exprimée en nombre de pages), et soyez critique quant aux chiffres que les vendeurs affichent. Il se peut qu'en photocopiant des images au lieu d'un simple texte cette autonomie soit réduite de près de la moitié.
  
  
• Une machine trop puissante coûte cher à l'achat, mais une machine qui ne répond pas à vos besoins sera souvent en panne. Informez-vous donc chez votre fournisseur en ce qui concerne les services de maintenance qu'il propose (aussi bien en termes de prix qu'en termes de délai avant d'envoyer un technicien sur place).
  
  
• Les vendeurs de photocopieuses proposent de multiples systèmes de financement. Il est crucial de tous les étudier, car ce choix influencera très fortement le coût final de vos photocopieuses. Les différents systèmes qui existent sont:
  
  
  • L'achat: Les désavantages de l'achat sont bien connus. Il faut tout de suite payer le montant total et après quelques temps, on se retrouve souvent avec une machine largement dépassée par l'état de la technologie. Si vous optez pour ce mode de financement, soyez sûr de négocier un prix attrayant et de vérifier le service après-vente et d'entretien.
    
    
  • La facturation à la copie: Certains fournisseurs vous proposent de mettre la copieuse en dépôt chez vous et vous ne les payez qu'au prorata des copies que vous faites. Cette formule peut s'avérer très intéressante, car le fournisseur sera lui-même responsable du bon fonctionnement de la machine, de son entretien régulier et du coût des pièces de rechange. Vous pouvez même négocier une clause de pénalité au cas où la copieuse serait en panne pendant une période déterminée, mais ceci dépend évidemment du prix que vous êtes prêt à payer. Cette formule intéresse les sociétés qui ont des besoins importants en termes de fréquence et de volume.
    
    
  • La location mensuelle: Sans jamais pouvoir devenir propriétaire de la photocopieuse, le locataire a l'avantage de pouvoir planifier ses dépenses futures. La location devient très intéressante si elle est assortie d'une clause résolutoire permettant de mettre fin au contrat de location avant son terme. Evitez à tout prix des clauses qui vous pénalisent si vous mettez fin préalablement au contrat.
    
    
  • Le leasing: Il s'agit d'une location assortie d'une option d'achat à la fin du contrat, pour un prix convenu au départ. Les paiements réguliers sont en principe inférieurs à ceux qu'il faut supporter en cas d'une simple location.
    
    
  • Le contrat de maintenance: le contrat de garantie étant limité dans le temps, il est important de prévoir un contrat de maintenance par mois ou par an. Ces contrats incluent en général les déplacements, la main d'?uvre et les pièces de rechange, mais excluent les consommables (les cartouches d'encre et le papier).

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• Il existe un grand nombre de financements différents, et la concurrence entre les distributeurs est assez forte. À vous de prendre votre temps et de négocier le type de contrat et les conditions qui vous conviennent au mieux.
  
  
• Demandez au distributeur des références de sociétés de votre taille et avec des besoins similaires. Prenez contact avec eux et évaluez la qualité du service du fournisseur.
  
  
• À moyen terme il est certain que votre entreprise aura continuellement besoin d'au moins une photocopieuse. Mais les technologies évoluent tellement vite qu'il peut s'avérer coûteux de se retrouver avec une vieille machine qui n'est pas encore amortie. Essayez toujours de négocier une clause résolutoire dans votre contrat. Cette clause vous permettra de mettre fin au contrat avant son terme prévu, ce qui vous permet alors de passer à une nouvelle génération de machines.
  
  
• Vérifiez si le distributeur a un service technique dans votre région.
  
  
• En cas de location, ne payez qu'à partir du moment où la photocopieuse est opérationnelle (et éventuellement intégrée à votre réseau informatique). Des délais de livraison existent en effet souvent, et ce serait inutile de payer alors que vous ne disposez pas encore de la machine.

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