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Guide d'achat: La gestion de bases de données

Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.

Guide d'achat: La gestion de bases de données

Sommaire

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Introduction: la gestion de bases de données

Une base de données peut être un outil pratique et puissant pour rassembler, analyser et gérer de l'information sur les clients et fournisseurs de votre entreprise (noms, adresses, numéros de téléphone,?). Un tel outil offre une puissante capacité d'analyse, qui permet de répondre aux besoins exacts de votre société. Une base de données relationnelle est une base de données dans laquelle l'information se trouve dans différentes tables. On peut imaginer par exemple une base où le nom du client se trouve dans une table, alors que son budget annuel se trouve dans une autre. Ensemble ils forment une base de données relationnelles. A l'aide de requêtes, vous sortez exactement ce que vous voulez de la base de données, comme par exemple la somme des revenus générés par un client au cours de sa clientèle chez vous. Peut-être disposez-vous déjà d'une base de données, et vous voulez sans doute l'améliorer ou en sous-traiter la gestion. Vous pouvez donc commander la construction d'une base de données ou l'entretien d'une base de données existante. Une base de données bien gérée ne peut qu'améliorer le rendement de vos actions marketing et de vos ventes. Cependant, une base de données nécessite un "entretien" continu, car il se peut que les gens changent d'adresse. Elle doit donc être gérée, afin d'éviter par exemple les doubles adresses (envoi à deux personnes qui habitent ensemble). Si vous désirez acheter ou louer une base de données existante, veuillez consulter notre guide d'achat et formulaire: "Achat de base de données".

Les types de services: comment définir son besoin?

La complexité de la base de données

Il existe deux types de programmes de bases de données sur le marché. La première catégorie contient des bases à usage simplifié tels que Microsoft Access, Fox pro etc. La deuxième catégorie contient des bases à usage plus complexe tels que Oracle et SQL server. La différence entre les deux types se situe au niveau des fonctions proposées par le programme.

La fréquence d'usage de la base déterminera si une base de données simple ou complexe est nécessaire. Tout dépend aussi de ce que vous attendez de votre base de données: celle-ci pourrait être consultée uniquement en interne (via l'intranet) ou elle pourrait être consultée par un grand nombre d'utilisateurs externes (via Extra ou Internet).

Les différents usages de la base de données

Une base de données peut-être utilisée pour une multitude de recherches et analyses. Ci-dessous nous avons repris quelques exemples type :

· Suivi et mise à jour de données: une base de données permet avant tout la sauvegarde d'informations pertinentes pour votre secteur d'activité. Vos vendeurs peuvent par exemple rassembler de l'information sur les clients et les partager via une base de données relationnelle.

· Segmentation et détermination de cibles: une extraction peut être effectuée dans le but de ne retenir qu'une seule catégorie de clients, par exemple les adolescentes de quinze à dix-huit ans. Une base de données permet donc de faciliter votre marketing direct. À côté des données classiques (nom, adresse,...), vous pouvez également segmenter à l'aide d'autres critères comme le numéro de téléphone, le sexe, ainsi que des données quantitatives. La base de données peut vous permettre de vous concentrer sur les segments de clients où il y a un potentiel de croissance.

· Estimation de résultat: à l'aide des données historiques, il est possible d'effectuer une estimation de vos ventes futures. Toutefois il est important de noter que le passé n'explique pas automatiquement le futur. Il faut être prudent quand on fait des extrapolations dans le futur.

· Comparaison aisée de l'impact de vos campagnes marketing: une base de données vous permet une comparaison aisée de vos campagnes, par région, par cible ou encore par produit.

· Personnalisation des campagnes de marketing: ceci permet d'obtenir un meilleur taux de réussite de vos campagnes et une meilleure fidélisation de vos clients. Une base de données permet de vous adresser personnellement à vos contacts.

· Possibilités d'effectuer des campagnes de marketing automatisées: la base peut par exemple vous notifier que quelque chose s'est produit dans la vie du client, comme son anniversaire. Un événement peut aussi se produire dans la vie du produit, et peut donner lieu à une nouvelle campagne de marketing. On peut aussi penser à un système de points récompensant vos meilleurs clients.

· Identification de combinaison d'achats: votre base de données vous permettra de faire des analyses de sensitivité et de chercher des relations entre acheteurs et produits. Ceci vous permet de faire du co-marketing ou du co-packaging. Si vous avez par exemple plusieurs produits qui sont souvent achetés ensemble, vous pouvez effectuer des activités conjointes, comme une vente qui regroupe les produits, ou une action promotionnelle regroupant plusieurs produits.

 

Comment choisir un fournisseur?

  • La première question que vous devez vous poser est la suivante: cherchez-vous quelqu'un pour mettre en place et gérer une base de données interne, ou êtes-vous à la recherche d'un fournisseur qui peut vous vendre ou louer une base de données pré-établie ? Dans ce dernier cas, nous vous proposons de consulter notre guide "Achat de bases de données".

  • Choisir un consultant IT individuel ou une compagnie pour votre base de données ? C'est une évidence que les indépendants ou les free-lance forment une partie importante du marché. Les indépendants se spécialisent généralement dans un secteur spécifique et n'ont pas de préférence en ce qui concerne la taille de l'entreprise avec laquelle ils travaillent. Ces consultants indépendants sont généralement moins chers que les entreprises plus larges. Mais celles-ci bénéficient souvent de l'avantage d'une réputation. Dans la plupart des cas ils ont en effet implémenté le même type de base de données chez un nombre élevé de clients. De plus ce type de compagnie ne s'attaque qu'à des projets de taille considérable.

  • En fonction de son expérience: une compagnie spécialisée en bases de données qui dispose d'une certaine expérience sera sans doute mieux préparée à répondre plus précisément à vos besoins.

Quels sont les générateurs de coûts?

  • Il y a en général deux phases dans la mise en place d'une base de données. La durée de chaque phase aura un impact majeur sur le coût du projet:
    -le conseil: phase où vous déterminez vos objectifs, ainsi que le contenu de la base de données.
    -le développement de la base de données: concerne autant le traitement que l'installation informatique.

  • La complexité de la base de données (le nombre d'éléments inclus).

  • La fréquence de l'entretien. Il faut s'assurer que votre base de données est utilisée à bon escient. Payer régulièrement pour un enrichissement de la base de données est inutile si vous n'utilisez les adresses qu'une fois par an.

Les astuces

  • Il faut savoir que l'usage d'une base de données est soumis à une législation spécifique. Il faudra donc vous renseigner avant de pouvoir véritablement travailler avec votre base de données.

  • La première chose à faire est de sélectionner les variables pertinentes pour vos besoins. Une base de données avec des champs insuffisants va complexifier inutilement votre gestion et aura un impact négatif sur l'efficacité et les coûts. Inversement, ne commencez pas immédiatement avec une base de données trop complexe. Quel est l'avantage de payer pour une base de données complexe si vous n'utilisez pas toutes ses fonctions ? Au début, définissez bien vos besoins, et s'il y a lieu, améliorez-les par la suite.

  • Un enrichissement fréquent de la base de données est utile dans la mesure où il s'agit d'un véritable investissement. Des données actualisées vous garantiront une meilleure image de la réalité.

  • Il est possible qu'une compagnie ait déjà développé une base de données qui correspond à vos besoins. Dans ce cas, un gain d'argent est réalisable au niveau de la conception et de la forme de la base de données. Essayez de vous renseigner auprès des fournisseurs.

  • Attention, les noms sont très éphémères. Si vous essayez de contacter des postes précis dans une société, il peut être plus efficace de les contacter par leur dénomination. On pourrait penser à une base de données regroupant tous les directeurs commerciaux. D'un autre côté, ceci limite fortement la possibilité de personnalisation.

  • Exigez des références pour la compagnie qui vous offre ses services en matière de bases de données, et n'hésitez pas à les vérifier. Un ancien client qui a travaillé avec l'entreprise vous dira très rapidement s'il était satisfait ou non des services prestés. Vous trouverez aussi une évaluation de votre prestataire rempli par son client sur notre site.

  • Veillez à définir exactement ce que vous attendez du résultat final. N'hésitez pas à discuter avec le ou les consultants, même si vous n'êtes pas compétent en la matière. Enfin, assurez-vous que la solution proposée pourra satisfaire vos attentes ou problèmes. Vous attendez-vous à une augmentation de votre chiffre d'affaires? Voulez-vous améliorer la fidélité de vos clients ?

  • Certains consultants, indépendants ou compagnies, sont certifiés ou particulièrement qualifiés dans un programme ou un langage particulier. D'autres peuvent être affiliés à une association de consultants en bases de données. Souvent ces associations ont une charte d'éthique.

  • Il peut être intéressant d'avoir une équipe interne qui s'occupe exclusivement de la base de données. Vous pouvez, par exemple, confier la création de votre base de données à un consultant externe, et ensuite en confier la gestion à un membre de votre équipe. Ainsi le contact entre vos employés chargés de la base et vos autres employés marketing sera renforcé.

  • Songez à des moyens innovateurs pour enrichir votre base de données en complément des techniques actuelles: on peut imaginer que vos clients remplissent une fiche sur votre site Internet, laquelle est immédiatement intégrée à votre base de données.

  • Enfin, assurez-vous que la base de données permet une sauvegarde périodique de vos informations.

Lexique

  • Base de données (Database ou DB): table organisée d'informations.
  • Base de données relationnelle: base de données où l'information est distribuée dans différentes tables.
  • CRM: Customer relationship management.
  • Requête: instruction informatique qui interroge la base de données. Peut permettre de compter ou de segmenter une clientèle, afin d'arriver à un but précis (exemple: sortir toutes les personnes de sexe masculin entre 18 et 25 ans).

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