Guide d'achat: Foires et conventions
Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.
|
Guide d'achat: Foires et conventions Sommaire |
Demandez des devis à des prestataires agréés Demande de prix Demande de prix |
Vous allez participer à une foire où vous irez exposer vos produits ou vous voulez organiser une convention afin de présenter une nouvelle technique de vente, et vous êtes à la recherche de professionnels afin de vous assister.
Les types de services: comment définir son besoin?
Organiser une convention ou participer à une foire exige une préparation adéquate et un bon planning :
Premièrement, définissez les objectifs de votre présence ou le type de manifestation auquel vous voulez participer:
-
Conférence à des fins scientifique ou didactique
-
Congrès
-
Convention
-
Autres
Dans un second temps, il vous faut estimer le nombre de personnes qui participeront à celle-ci, ainsi que le type de services dont vous souhaitez bénéficier durant le déroulement des opérations :
-
Service traiteur
-
Construction de stands
-
Traduction,?
Le lieu où se déroulera votre convention est également important à prédéfinir. Voulez-vous que cela se passe à l'extérieur ou en salle ? Avez-vous une préférence pour un lieu particulier ou même insolite ?
Déterminez votre budget en fonction du type de convention
que vous voulez organiser ou du type de foire auquel vous voulez participer.
La date et l'heure à laquelle se déroulera la convention/foire doivent être
établies dès le départ. Spécifiez également si celle-ci se déroulera sur plusieurs
jours et indiquez quand elle prendra fin.
Un point important à prévoir concerne le flux de participants qui seront présents en même temps et le taux de renouvellement de la population sur les lieux de l'événement. Y aura-t-il une seule présentation ou bien plusieurs démonstrations s'enchaîneront-elles dans la journée ?
Certaines manifestations requièrent un équipement particulier. Il est donc primordial de définir précisément vos attentes à l'agence organisatrice pour qu'elle puisse répondre précisément à vos besoins. Vérifiez la disponibilité de ces équipements avant le début de la foire ou convention.
En ce qui concerne les stands : fixez à l'avance le jour de construction et de démolition, les modalités d'accès à la salle, le nombre de m² et la hauteur.
Comment choisir un fournisseur?
-
Choisissez votre organisateur en fonction de ses références. Il faut qu'il ait l'habitude de ce genre d'organisation. Si par exemple, vous voulez organiser une conférence importante, ne vous tournez pas vers un petit fournisseur qui n'a pas l'habitude ni la capacité de s'occuper de plusieurs centaines de personnes.
-
Faites faire plusieurs devis par plusieurs fournisseurs et comparez les différentes options que chacun d'eux offre. Si les prix sont vraiment différents, il se pourrait que votre demande n'était pas tout à fait claire.
-
Certaines manifestations peuvent être d'importance considérable et extrêmement difficiles à organiser pour quelqu'un qui est hors du métier. Il est dès lors difficile de connaître les astuces, dangers, détails. Envisagez dans ce cas d'engager un organisateur professionnel de convention ou de foire pour vous assurer du bon déroulement des opérations.
Quels sont les générateurs de coûts?
-
Certains lieux publics sont réservés des mois à l'avance. Assurez-vous avant toute chose de la disponibilité des lieux, et prenez-vous y à temps.
-
Prenez le temps de bien préparer et planifier votre convention ou votre participation à une foire. Allez repérer l'endroit au préalable, vérifiez la superficie des salles de réunion, contrôlez les appareils audiovisuels, et enfin visitez le restaurant.
-
Si vous organisez une convention de plusieurs jours dans un endroit peu peuplé et retiré, veillez à ce qu'il y ait assez d'hôtels et de chambres pour les invités qui souhaiteraient résider sur place. De même, prévoyez les places de parking nécessaires ainsi qu'une navette vers les hôtels ou si vos invités viennent par avion.
-
Assurez de la facilité d'accès des lieux pour tout le monde. Si l'endroit où se déroule la manifestation n'est pas indiqué sur une carte ou par des panneaux de signalisation, pensez à faire placer des pancartes ou bien à fournir un plan au verso de l'invitation que vous enverrez.
-
En règle générale, plus vous inviterez de personnes à votre convention, plus le montant de votre facture sera élevé. Cependant, beaucoup de frais sont fixes et ne dépendent donc pas du nombre de personnes présentes.
-
Si vous fournissez des boissons et de la nourriture, il vous sera sans doute difficile d'estimer exactement la quantité dont vous aurez besoin. Prévoyez donc un surplus de boissons et de nourriture par sécurité, et exigez de votre fournisseur qu'il reprenne ce surplus, sans toutefois vous le facturer.
-
Prenez le temps de réaliser un contrat. En mettant un maximum sur papier, vous éviterez les mauvaises surprises (notes du bar, parking non inclus, taxes supplémentaires,...).
-
Si vous le désirez, vous pouvez vous faire assister par une société spécialisée dans l'organisation d'événements. Consultez à cette fin notre guide d'achat "Organisation d'événements".
-
Centre de conférence : consiste la plupart du temps en hôtel spécialisé qui organise des meetings d'entreprise. Ils fournissent généralement divers services comme des repas, salles de conférences et équipements audiovisuels, pour un même tarif.