Guide d'achat: L'organisation d'événements
Ce guide d'achat pourra vous aider à mieux préparer votre appel d'offres. Vous y trouverez plus d'informations sur les produits et services que vous souhaitez acheter. Consultez le guide et renseignez-vous sur la terminologie, les générateurs de coûts et les astuces pour choisir un fournisseur.
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Quand vous planifiez un événement pour votre société, vous souhaitez que tout se déroule parfaitement. Soirée d'entreprise, présentation de nouveaux produits et services, gala de charité ou tout autre cérémonie, quoi que vous organisiez, des organisateurs d'événements professionnels peuvent vous assister à définir, planifier et mettre en ?uvre votre événement.
Les types de services: comment définir son besoin?
Organiser un événement exige une préparation rigoureuse et un bon planning. Premièrement, définissez l'objectif de votre événement. Quelques exemples:
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Lancer un nouveau produit ou service
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Fidéliser vos clients
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Motiver vos équipes
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Développer la notoriété de votre entreprise
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Améliorer votre image de marque
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Annoncer des résultats financiers,...
Définissez également le type d'événement que vous souhaitez organiser: une conférence, une inauguration, une journée sportive,?
Dans un second temps, il vous faut estimer le nombre de personnes qui participeront à l'événement, et le type de services dont vous souhaitez bénéficier durant le déroulement des opérations:
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Service traiteur
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Logement
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Parking
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Sécurité et gardiennage,...
Le lieu où se déroulera votre événement est également important à prédéfinir. Voulez-vous que cela se passe à l'extérieur ou en salle ? Avez-vous une préférence pour un lieu particulier ou même insolite?
Déterminez votre budget en fonction du type d'événement que vous voulez organiser. Un événement d'une certaine taille peut vite dépasser un budget de 20.000 Euro.
La date et l'heure auxquelles se déroulera l'événement doivent être établies dès le départ. Spécifiez également si celui-ci se déroule sur plusieurs jours et indiquez quand il prendra fin.
Un point important à prévoir concerne le flux de participants qui seront présents en même temps au même endroit et le taux de renouvellement de la population sur les lieux de l'événement. Y aura-t-il une seule présentation ou bien plusieurs démonstrations s'enchaîneront-elles dans la journée ?
Certains événements requièrent un équipement particulier. Il est donc primordial de définir précisément vos attentes à l'agence organisatrice pour qu'elle puisse répondre précisément à vos besoins.
N'oubliez pas de prévoir la manière dont vous avertirez les invités de l'organisation de l'événement. Par courrier, par téléphone ou autre.
Comment choisir un fournisseur?
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Choisissez votre organisateur d'événement en fonction de ses références. Il faut qu'il ait l'habitude de ce genre d'organisation. Ne vous tournez pas vers un petit fournisseur qui n'a pas l'habitude de s'occuper de plusieurs centaines de personnes.
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Faites faire plusieurs devis par plusieurs fournisseurs et comparez les différentes options que chacun d'eux offre.
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Certains événements peuvent être d'importance considérable et extrêmement difficiles à organiser pour quelqu'un qui est hors du métier. Il est dès lors difficile de connaître les astuces, dangers, détails. Envisagez dans ce cas d'engager un organisateur professionnel d'événement pour vous assurer du bon déroulement des opérations.
Quels sont les générateurs de coûts?
Les facteurs de coûts sont nombreux. Ils dépendent essentiellement de vos besoins et de vos exigences. Le nombre de personnes que vous souhaitez inviter est également un facteur important à considérer.
- Si vous organisez un événement ou un festival de plusieurs
jours dans un endroit peu peuplé et retiré, veillez à ce qu'il y ait assez
d'hôtels et de chambres pour les invités qui souhaiteraient résider sur place.
De même, prévoyez les places de parking nécessaires ainsi qu'une navette vers
les hôtels ou si vos invités viennent par avion.
- Assurez-vous de la facilité d'accès des lieux pour
tout le monde (parking et moyens de transport). Si l'endroit où se déroule
l'événement se situe en un lieu non-indiqué sur une carte ou par des panneaux
de signalisation, pensez à faire placer des pancartes ou bien à fournir un
plan au verso de l'invitation que vous enverrez.
- En règle générale, plus vous inviterez de personnes
à votre événements, plus le montant de votre facture sera élevé. Cependant,
beaucoup de frais sont fixes et ne dépendent donc pas du nombre de personnes
présentes.
- Si vous fournissez des boissons et de la nourriture,
il vous sera sans doute difficile d'estimer exactement la quantité dont vous
aurez besoin. Prévoyez plus qu'il n'en faut et exigez de votre fournisseur
qu'il reprenne le surplus sans vous le facturer.
- Vérifiez que vous êtes d'accord avec toutes les clauses
du contrat et que tout ce que vous avez décidé avec l'agence s'y trouve par
écrit.
- Certains lieux publics sont réservés des mois à l'avance.
Assurez-vous avant toute chose de la disponibilité des lieux.
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Traiteur: personne ou entreprise qui vous fournit tant la nourriture que les boissons. Les traiteurs peuvent également être responsables de la fourniture des tables et couverts nécessaires au déroulement de la soirée.
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Soirée à thème: soirée autour d'un sujet choisi qui en détermine l'ambiance générale. Par exemple, une soirée dont le thème est "ange ou démon" invite les participants à se déguiser en l'un des deux personnages.